Willkommen bei Digiforma!
Sie haben gerade Ihr Konto freigeschaltet und fragen sich: „Wo beginne ich?“
Mit dieser Checkliste richten Sie Ihr System schnell und effizient ein – und legen den Grundstein für einen reibungslosen Einsatz.
1️⃣ Profil Ihres Bildungsträgers vervollständigen
2️⃣ Mitarbeiter hinzufügen
3️⃣ Benachrichtigungen konfigurieren
4️⃣ Tests durchführen & Datenbank einpflegen
5️⃣ An unseren Webinaren teilnehmen
6️⃣ Erweiterte Funktionen kennenlernen
Das Digiforma-Team unterstützt Sie mit zahlreichen Inhalten – los geht’s 👇
💡 Klicken Sie einfach auf die lila Buttons, um direkt zur Einstellung in Ihrem Profil zu gelangen 👇🏻
Schritt für Schritt erklärt: Lesen Sie weiter oder starten Sie direkt unser kurzes Tutorial:
Über das Menü Profil oben rechts wählen Sie Meine Organisation:
Alle Elemente in diesen Bereichen sind Felder bzw. Platzhalter, die direkt in Ihre Dokumentvorlagen übernommen werden. Änderungen hier wirken sich automatisch auf alle verknüpften Dokumente, Publikationen und Online-Inhalte aus.
Dies ist der zentrale Bezugspunkt für viele automatisierte Prozesse.
Beispiel: Das hier hinterlegte Logo wird automatisch in Dokumentvorlagen, den Online-Katalog und weitere Ausgabekanäle eingefügt.
✅ Kontaktinformationen
Wählen Sie eine professionelle E-Mail-Adresse für den Kontoinhaber: Dies ist die Haupt-Email-Adresse. Alle Antworten auf Emails, die Sie aus Digiforma heraus senden, werden an diese Email-Adresse geschickt. Das gleiche gilt für Benachrichtigungen, weitergeleitete Dokumente und Buchhaltungsexporte.
Die im Konto des Haupt-Administrators hinterlegte E-Mail-Adresse wird standardmäßig als Absender für alle aus Digiforma versendeten E-Mails verwendet.
Digiforma dient ausschließlich dem Versand von E-Mails.
Antworten auf diese Nachrichten landen nicht in Digiforma, sondern in dem Postfach, das zu Ihrer Absenderadresse gehört.
💡 Tipp: Sie können die E-Mail-Adresse für den Versand von E-Mails von Digiforma an Ihre Kunden anpassen. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie die E-Mail-Adresse ändern möchten.
✅ Zertifikate
Aktivieren Sie hier die Funktionen zur Verwaltung gesetzlicher Anforderungen.
Für Bildungsträger in Deutschland bedeutet das insbesondere:
Aktivieren Sie hier die Funktionen, die wir speziell für die AZAV entwickelt haben: Mit einem einzigen Schalter stehen Ihnen alle Werkzeuge zur Verfügung, die Sie bei der Dokumentation und Nachweiserbringung gemäß AZAV unterstützen – z. B.:
ℹ️ Mehr dazu finden Sie in unserem AZAV-Bereich und in der Digiforma-Dokumentation.
Wenn Sie anders zertifiziert sind haben Sie hier ebenfalls die Möglichkeit, hier diese Zertifizierung zu hinterlegen und zu beschreiben. Diese wird bspw. in Ihrem Online Katalog angegeben:
✅ Buchhaltung
Aktivieren Sie diese Option, um alle Funktionen für die Rechnungserstellung zu nutzen und Ihre Rechnungen direkt in Digiforma zu verwalten.
Mehr zum Thema Buchhaltung können Sie aus diesem kurzen Tutorial entnehmen
✅ Weitere Optionen
Schließen Sie die Konfiguration ab, indem Sie weitere Optionen hinzufügen 👇
Auf dieser Registerkarte finden Sie automatisch die Rechnungen, die mit Ihrem Digiforma-Abonnement verbunden sind, einige Tage nach der Verlängerung (monatlich oder jährlich) des laufenden Zeitraums.
Außerdem können Sie hier nach Abschluss Ihres Abonnements zentrale Kennzahlen zu Ihrem Konto einsehen – zum Beispiel, wie viele Plätze aus Ihrem Jahreskontingent Sie bereits genutzt haben:
💡 Der Digiforma-Tipp: Sie können jederzeit einen Antrag auf Änderung des Abonnements an das Digiforma-Team schicken 👍
✅ Laden Sie Ihre Mitarbeitenden (Administratoren, Vertriebler oder Trainer:innen) ein, in Ihrem Digiforma-Konto mitzuarbeiten, indem Sie für sie einen eigenen Zugang anlegen.
💡 Wenden Sie sich an das Supportteam, um die Löschung der zuvor erstellten Testkonten zu beantragen.
✅ Richten Sie die Zugriffsrechte für diese verschiedenen Konten entsprechend der Aufgabenverteilung in Ihrer Organisation ein.
In diesem Bereich legen Sie fest, wie die Nutzer Ihres Digiforma-Kontos über neue Aktivitäten informiert werden. Sie können bestimmen, welche Benachrichtigungen automatisch versendet werden und in welchem Umfang Ihre Mitarbeiter und Referenten Mitteilungen erhalten. So behalten alle Beteiligten stets den Überblick über ihre Aufgaben, Termine und wichtigen Änderungen. Erfahren Sie hier mehr über die Benachrichtigungen.
✉️ Von der Organisation versendete E-Mails
Standardmäßig werden E-Mails von einer generischen Digiforma-Adresse versendet. Damit Ihre Kommunikation professioneller wirkt und Ihre Empfänger Sie sofort erkennen, können Abonnenten (mit Ausnahme des Starter-Tarifs) den Absender individuell anpassen.
💡 Digiforma-Tipp: Wenden Sie sich dazu einfach an unser Support-Team. Wir helfen Ihnen, die Absenderadresse so zu konfigurieren, dass alle E-Mails im Namen Ihrer Organisation erscheinen. Erfahren Sie hier mehr über diese Möglichkeit.
Bevor Sie mit Ihren realen Schulungsdaten arbeiten, empfehlen wir, die Funktionen von Digiforma in einer sicheren Testumgebung auszuprobieren.
✅ Nutzen Sie die Demo-Session
In jedem neuen Konto ist eine vorgefertigte Demoversion verfügbar. Damit können Sie eine komplette Trainingseinheit simulieren:
Testen Sie das Kunden-Tracking,
greifen Sie auf ein Beispiel-Extranet mit E-Learning-Sequenzen zu,
erstellen und prüfen Sie Qualitätsberichte.
So gewinnen Sie schnell ein Gefühl dafür, wie Ihre eigenen Daten später in Digiforma abgebildet werden.
✅ Importieren Sie Ihre eigenen Daten
Laden Sie die Daten Ihrer Teilnehmer, Unternehmen und Referenten aus Ihren bestehenden Dateien hoch. Anschließend können Sie diese im Bereich Daten übersichtlich organisieren und strukturieren.
💡 Digiforma-Tipp: Legen Sie zuerst die Unternehmen in der Datenbank an. Dadurch können Sie anschließend Ihre Teilnehmer leichter zuordnen und Listen effizienter verwalten.
Nachdem Sie die ersten Schritte absolviert haben, ist es an der Zeit, tiefer in die Software einzusteigen.
✅ Live-Webinare
Unsere Webinare finden mehrmals im Monat statt. Dort führen wir Sie Schritt für Sct durch die wichtigsten Funktionen von Digiforma und beantworten Ihre Fragen direkt im Live-Chat.
💡 Zusatznutzen:
Sie erhalten im Anschluss automatisch die Aufzeichnung per E-Mail (an die Adresse, die Sie bei der Anmeldung angegeben haben).
Jede Webinar-Einheit ist zusätzlich in kurze Video-Tutorials von 2–5 Minuten aufgeteilt. So können Sie jederzeit einzelne Themen gezielt nachschlagen und wiederholen.
Wenn Sie bereits Webinare besucht haben und Ihr Ziel ist, Digiforma in all seinen Möglichkeiten auszuschöpfen, stehen Ihnen zahlreiche weiterführende Ressourcen in unserem Hilfe-Center zur Verfügung.
🎉 Herzlichen Glückwunsch!
Sie kennen nun die zentralen Ressourcen, um Digiforma als Administrator erfolgreich einzusetzen. Jetzt sind Sie bestens gerüstet, die Software im Alltag optimal zu nutzen.
💡 Extra-Tipp: Möchten Sie auch Ihre Dozenten unterstützen? Dafür haben wir eine eigene 👉 FAQ für Dozenten: Erste Schritte erstellt.
👆 Sollten Sie in den Tutorials oder in der FAQ einmal keine passende Antwort finden, können Sie jederzeit den Kundensupport kontaktieren. Klicken Sie dazu einfach unten links in Ihrem Konto auf „Kontakt“. Bitte beschreiben Sie Ihre Anfrage so genau wie möglich und fügen Sie bei Bedarf einen Screenshot hinzu – so können wir Ihr Anliegen schneller bearbeiten.
✨ Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit Digiforma und freuen uns, Sie bald in unserer Community begrüßen zu dürfen!