Zusätzlich zum Hauptkonto des Kontoinhabers können Sie in Ihrem Digiforma-Konto weitere Benutzerkonten einrichten. Die Anzahl der zusätzlichen Konten hängt von Ihrem Abonnement ab.
Der Zweck dieser Unterscheidung besteht darin, die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter innerhalb Ihrer Organisation klar zu trennen.
So können Sie zwischen einem Administratorkonto und einem Vertriebskonto unterscheiden.
Für jedes Konto können Sie die Zugriffsrechte festlegen – also bestimmen, auf welche Funktionen der Benutzer zugreifen darf oder nicht.
Ein Administrator- oder Vertriebskonto umfasst alle Zugriffsrechte, die auch den Referentenkonten zugewiesen werden können, plus fünf zusätzliche Rechte.
Hinweis: Falls einer Ihrer Mitarbeiter sowohl als Trainer/Referent tätig ist als auch bestimmte administrative Zugriffe benötigt, sollten Sie für ihn ein Administratorkonto mit den passenden Rechten einrichten. Ein zusätzliches Referentkonto ist nicht dann auch nicht erforderlich 😉.
Sehen wir uns nun die spezifischen Zugriffe für Administratorkonten an.
Für eine Übersicht aller anderen gemeinsamen Zugriffe, siehe den Artikel: "Wie richtet man ein Dozentenzugangskonto ein?"
Schauen wir uns nun die Hauptfunktionen eines Administratorenkontos an und was diese Ihnen ermöglichen:
Einrichten des Kontos – Erstkonfiguration und Anpassung der Kontoeinstellungen.
Geschäftsverfolgung / Angebotserstellung – Angebote erstellen, verfolgen und verwalten.
Referentendatenbank – Referentenprofile einsehen, anlegen und bearbeiten.
Dashboard / Aktivitätsberichte – Überblick über Kennzahlen und Aktivitäten erhalten.
Verwaltung von Sitzungen – Sitzungen planen, organisieren und steuern.
1️⃣ Was beinhaltet der Zugriff „Kontokonfiguration“?
Dieses Recht gewährt Zugriff auf alle Unterregister des Reiters „Konto“ sowie auf das Ändern/Löschen der Einstellungen einer Schulungssitzung.
Der Benutzer kann mit diesem Recht u. a.:
das Profil des Bildungsträgers ändern,
neue Benutzerkonten erstellen,
das Standard-Extranet konfigurieren,
den Online-Katalog einstellen,
Benachrichtigungen, Dokument- und E-Mail-Vorlagen, Aufgabenlisten, Programme und Kompetenzverwaltung einrichten,
Außerdem kann er:
den Namen oder den Typ einer Sitzung ändern,
eine Sitzung klonen, löschen oder archivieren,
Voranmeldungen verwalten.
2️⃣ Was beinhaltet der Zugriff „Vertriebsverfolgung / Angebots-erstellung“?
Dieses Recht gewährt Zugriff auf den Reiter „Vertriebsverfolgung“.
Der Benutzer kann:
Interessenten und Kunden im Verkaufstrichter verwalten,
die Opportunities-Seite pflegen,
Anmeldungen über den Online-Katalog bearbeiten.
3️⃣ Was beinhaltet der Zugriff „Referentendatenbank“?
Mit diesem Recht kann der Benutzer auf die Referentendatenbank zugreifen.
Soll der Benutzer auch Zugriff auf die Datenbanken für Teilnehmer / Unternehmen / Kostenträger / Veranstaltungsorte haben, muss der entsprechende Zugriff in den Feldern der Erweiterten Zugriffe aktiviert werden (diese ist auch für Dozentenkonten verfügbar).
4️⃣ Was beinhaltet der Zugriff „Tätigkeitsberichte“?
Mit diesem Recht kann der Benutzer alle Unterregister im Reiter „Tätigkeitsberichte“ einsehen.
Er kann:
die Aktivitäten der Organisation überwachen,
Rechnungen nachverfolgen,
die Vertriebs- und Qualitätskontrolle einsehen,
den Status elektronischer Signaturen prüfen (falls im Abonnement enthalten),
Zusätzlich ermöglicht dieser Zugriff das Einsehen des Reiters „Indikatoren“ im Dashboard.
5️⃣ Was beinhaltet der Zugriff „Sitzungsverwaltung“?
Damit kann der Benutzer die globale Konfiguration der Sitzung verwalten, für die er als Verantwortlicher eingetragen ist.
Um z. B. Termine, Preise, Veranstaltungsorte oder Programme einer Session zu bearbeiten, müssen diesem Recht weitere passende Zugriffe hinzugefügt werden.
Jetzt sind Sie dran! 💪