Abhängig von Ihrem Digiforma-Abonnement können Sie Administrator- oder Vertriebskonten für Ihre Benutzer und Referentenkonten für Ihre Referenten einrichten.

Um Konten mit einem Verwaltungs- oder Referentenprofil hinzuzufügen, gehen Sie zu Konfiguation > Zugangskonten:

Sie können verschiedene Konten hinzufügen:

Hinweis: Wenn keine Referenten erscheinen, müssen Sie zunächst die entsprechenden Referenteneinträge mit wenigen Klicks über den Tab Daten erstellen.

So können Sie die Aufgaben der einzelnen Benutzer in Ihrer Organisation unterscheiden.

Auf diese Weise können Sie die Zugriffsrechte auf die Datenbank zwischen dem Administrator- und dem Vertriebskonto unterscheiden und ein Konto leicht von einem Status in den anderen wechseln lassen, indem Sie auf „Wechseln zu Vertriebsmitarbeiter“ oder „Wechseln zum Administrator“ klicken:

Mit dieser Unterscheidung können Sie Ihren Kunden auch Vertriebsmitarbeiter zuweisen, wenn Sie eine Bildungsmaßnahme erstellen.

Wenn Sie ein Zugangskonto erstellen, können Sie die Rechte dieses Kontos einstellen. So können Sie festlegen, ob Ihr Administrator, Vertriebsmitarbeiter oder Referent Zugriff auf bestimmte Tabs/Funktionen hat und was er sehen darf und was nicht:

Um ein Administratorkonto einzurichten, müssen Sie seinen Vor- und Nachnamen sowie seine E-Mail-Adresse angeben, bevor Sie seine Zugriffsrechte einrichten können, und dann auf Speichern klicken.
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💡Wenn Sie jeweils nur ein Zugangskonto anlegen, lassen Sie das Häkchen angekreuzt: Die Einladung wird verschickt, sobald der Eintrag gespeichert ist.

Es ist wichtig, dass Sie die Einladungen, die einen Bestätigungslink enthalten, per E-Mail an jeden Kontakt senden. Nach der Bestätigung kann der Eingeladene sein Passwort erstellen und sich bei Digiforma anmelden.

💡 Wenn Sie den automatischen Einzelversand abgewählt haben, können Sie ausstehende Einladungen jederzeit erneut versenden, indem Sie auf die Schaltfläche „Einladungen versenden“ klicken:

Sie können dann eine E-Mail versenden oder nochmals schicken, damit die eingeladenen Kontakte ihren Zugang zu Digiforma bestätigen.

Wenn der Nutzer auf den Link in der E-Mail klickt, wird er auf die Anmeldeseite weitergeleitet.

👉 Wenn es sich um eine erste Anmeldung handelt, muss er auf „Konto erstellen“ klicken, um sein Passwort festzulegen.

✅ Nach dem Einloggen muss der Nutzer auf „Annehmen“ klicken:

Dieser Artikel mit einer Schritt für Schritt-Beschreibung, ist für Ihre eingeladenen Konten gedacht:

Wie bestätige ich eine Einladung zum Beitritt zu einem Digiforma-Konto?

Wie bei der Erstellung eines Admin-Kontos werden Sie den Namen, Vornamen und die E-Mail-Adresse Ihres Mitarbeiters eingeben müssen.

Ähnlich wie bei der Einrichtung des Admin-Kontos müssen Sie die Zugriffsrechte Ihres Mitarbeiters auf die gewünschten Bereiche von Digiforma auswählen und dann speichern:

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Wie bei den Administratoren und den Vertriebsmitarbeitern können Sie die Rechte Ihrer Referenten konfigurieren.

💡Zuerst müssen Sie die Einträge der Referenten, die die gewünschte E-Mail enthalten, in dem Menüpunkt Daten > Referenten anlegen.
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Genauso wie die Administratoren können Sie die Rechte Ihrer Referenten konfigurieren, so dass sie nicht auf alle Daten in Ihrem Konto zugreifen können.

In jedem Fall haben Referenten unter keinen Umständen Zugang zu bestimmten "sensiblen" Funktionen von Digiforma, die im Abschnitt "Administratorenzugang" aufgelistet sind (Tätigkeitsbericht, Konfiguration des Kontos...).

Sobald die Referenten-Konten erstellt sind, können Sie sie auf die gleiche Weise wie die Administratoren zum Erstellen eines Passworts einladen 😉 .

Wir sehen uns bei der Digiforma!