Die digitale Unterschrift ermöglicht es Ihnen, die Anwesenheit Ihrer Lernenden während Ihrer Bildungsmaßnahmen zu bestätigen. Sie stellt die Identität des Unterzeichners fest, gewährleistet die Integrität seiner Unterschrift und seine Authentizität.
1. An bestimmten Tagen die Unterzeichnung vorschlagen
Das digitale Protokoll ist für alle Sitzungen verfügbar, deren Termine im Reiter „Lernende / Termine“ gespeichert wurden:
Wenn die Daten in einem Intervall gespeichert sind, wird die Anwesenheit anders berechnet.
Bildungsmaßnahmen mit mehreren Referenten:
⚠️ Wenn mehrere Referenten an der Sitzung teilnehmen, müssen Sie ihnen die entsprechenden Zeitfenster zuweisen, damit die Aufzeichnung der Unterschriften auch für sie verfügbar ist:
2. Wählen Sie die Methode, um die digitale Unterschriftenliste zu versenden.
I - Über das Extranet
Über die Extranet- Einstellungen können Sie die digitale Anwesenheitserfassung auf der Startseite des Extranets der Sitzung verfügbar machen:
Die Buttons für die Unterschriften werden dann im personalisierten Extranet der Lernenden direkt auf der Startseite verfügbar sein:
Aber auch ab dem Datum des zu unterschreibenden Slots im Menü oben links unter ,,Unterschriften“.
In diesem Fall kann der Referent die Lernenden einfach daran erinnern, ihren persönlichen Extranet-Bereich zu besuchen!
II - Über Ihren Digiforma-Bereich
Gehen Sie auf das Menü „Anwesenheit“ Ihrer Sitzung und Sie finden auf der Seite eine Schaltfläche „Anmeldungen“, die Ihnen Zugang zu den digitalen Anmeldungen der Sitzung gibt:
Sie werden dann zum Extranet mit einer Administrator- oder Referentenansicht weitergeleitet. Hier finden Sie alle Slots für Sitzungen und die Möglichkeit:
1. Eine Unterschrift in der Stunde leisten
2. Eine Fernsignatur durchführen
💡 Referentenansicht :
Sie sollten wissen, dass ein Beteiligter mit einfachem Zugang zu seinem Extranetbereich:
- Erstellen Sie für jeden Slot eine eigene Unterschriftenliste.
- Lassen Sie die Lernenden auf einem einzelnen Endgerät unterschreiben, indem Sie die Option „Unterschrift im Klassenzimmer“ wählen.
- Senden Sie die digitalen Unterschriftenlinks an die E-Mails der Lernenden, indem Sie auf „Remote Anmeldung“ klicken.
Unterschrift im Klassenzimmer
Wenn der Administrator oder Referent auf die Schaltfläche „Anwesenheit im Klassenzimmer“ klickt, kann er eine digitale Unterschrift direkt auf einem Tablet, Computer oder Smartphone erstellen:
Fernsignatur & automatische Planung von E-Mails
Sie können einen digitalen Unterschriftenlink pro Slot direkt an die E-Mail-Adressen der Lernenden und Referenten senden, indem Sie die unten gezeigte Option 2 „Remote Anmeldung“ wählen.
Dies ist für Sie geeignet, wenn Ihre Lernenden das Extranet nicht nutzen.
Die gesendete E-Mail kann in Ihrem Benutzerkonto > E-Mail-Vorlagen eingestellt werden und Sie finden den Sendeverlauf in Ihrer Bildungsmaßnahme in der Sitzung unter dem Reiter ,,Einladungen/E-Mails" :
💡 Gut zu wissen: Gezeichnete Stunden werden in der Aktivitätsüberwachung mit der Spalte „Geleistete Stunden“ sichtbar und wirken sich auf die automatisch berechnete Teilnahme aus!
Sie haben auch die Möglichkeit, automatisch eine E-Mail an die Sitzungen zu senden.
Um den Versand von E-Mails an Ihre Lernenden zu planen, müssen Sie auf die Registerkarte „Anwesenheit“ gehen und auf diese Schaltfläche klicke
Wenn Sie auf Planung von E-Mails klicken, informiert Sie Digiforma darüber, welche Zeitfenster Ihrer Bildungsmaßnahme für die Planung von Abmeldungs-E-Mails in Frage kommen. Sie bestätigen dann deren Planung, indem Sie auf Automatischen Versand planen klicken.
Sie werden dann darauf hingewiesen, dass ab dem nächsten Tag alle Lernenden und Referenten eine E-Mail erhalten, um ihre Anwesenheit zu Beginn eines jeden Slots zu unterschreiben. Die verwendete E-Mail-Vorlage ist die Standardvorlage für die digitale Signatur.
3. Erstellen Sie einen digitalen Unterschriftenbericht
Gehen Sie auf die Seite „Dokumente“ in Ihrem Reiter Anwesenheit. Hier haben Sie die Möglichkeit, mithilfe verschiedener Filter die Elemente auszuwählen, die Sie hervorheben möchten:
Ihr digitaler Unterschriftenbericht kann wie alle Ihre anderen Dokumente über den Tab Benutzerkonto > Dokumentvorlagen angepasst werden:
