Die elektronische Signatur ist eine optionale Funktion, die als Ergänzung zu Ihrem Abonnement verfügbar ist. 👈 Zögern Sie nicht, uns für weitere Informationen zu kontaktieren!
Um die elektronische Signatur optimal zu nutzen, müssen einige Einstellungen in Ihrem Konto vorgenommen werden.
Liste der für die elektronische Signatur berechtigten Dokumente:
🔀 Von beiden Parteien (Bildungsträger + Empfänger) zu unterzeichnen:
Schulungsvereinbarungen und -verträge für Kunden und Lernende
Verträge zur Anerkennung erworbener Kompetenzen (VAE) für Kunden
Unterverträge für externe Mitarbeiter
Einsatzvereinbarungen für externe Mitarbeiter
„Andere Dokumente“ für Kunden und externe Mitarbeiter
➡️ Nur vom Empfänger zu unterzeichnen:
Schulungsangebote
Welche Berechtigungen sind für die Nutzung der elektronischen Signatur erforderlich?
Nur Kontoinhaber mit den Zugangsrechten „Besitzer“, „Administrator“ oder „Vertriebsmitarbeiter“ können Dokumente über Digiforma elektronisch signieren.
Die entsprechenden Berechtigungen werden standardmäßig und ohne Einschränkungen dem Kontoinhaber des Bildungsträgers erteilt.
Für die Zugänge „Administrator“ und „Vertriebsmitarbeiter“ können die Zugriffsrechte je nach Dokumenttyp in den Kontoeinstellungen aktiviert werden.
Wer kann die Dokumente auf der Seite meines Bildungsträgers signieren?
In Ihren Schulungssitzungen können folgende Personen als Signaturberechtigte für den Versand eines Dokuments ausgewählt werden:
Der Kontoinhaber
Die Manager, die der Schulungssitzung zugewiesen wurden, sofern sie die Berechtigung zur elektronischen Signatur haben.
Wie lasse ich meine Dokumente von meinen Ansprechpartnern unterzeichnen?
Bei Privatkunden oder Einzelpersonen: Geben Sie eine E-Mail-Adresse in deren Teilnehmerprofil ein. Die Angabe der Mobiltelefonnummer ist optional.
Bei Unternehmenskunden: Fügen Sie einen Kontakt in der Unternehmensakte hinzu und weisen Sie ihm eine Rolle/ Label zu („Hauptkontakt Schulung“, „Gesetzlicher Vertreter“ oder „Finanzkontakt“). Eine E-Mail-Adresse dieses Kontakts ist erforderlich; die Telefonnummer ist optional.
Für externe Mitarbeiter: Eine E-Mail-Adresse muss in deren Profil hinterlegt sein. Die Telefonnummer ist optional.
💡 Hinweis: Die Angabe einer Telefonnummer ermöglicht die Zwei-Faktor-Authentifizierung durch den Versand eines Codes per SMS. Ist keine Telefonnummer hinterlegt, wird der Code an die E-Mail-Adresse gesendet. Dies ist weniger sicher, da die Authentifizierung über dasselbe Medium erfolgt, aber dennoch zulässig.
Wie konfiguriere ich die Signaturfrist?
Je nach zu signierendem Dokument können unterschiedliche Fristen erforderlich sein.
Öffnen Sie dazu "Konto > Dokumentenvorlagen" und wählen Sie das betreffende Dokument aus.
In der letzten Sektion „Elektronische Signatur“ können Sie die Frist konfigurieren:
Standardmäßig beträgt die Frist 72 Stunden (3 Tage).
Sie kann auf bis zu 720 Stunden (30 Tage) verlängert werden.
Wie richtet man die elektronische Signatur auf Digiforma richtig ein?
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die elektronische Signatur in Ihrem Digiforma-Konto richtig einrichten. Die elektronische Signatur ist eine optionale Funktion, die als Ergänzung zu Ihrem Abonnement verfügbar ist. 👈
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Um die elektronische Signatur optimal zu nutzen, müssen einige Einstellungen in Ihrem Konto vorgenommen werden.
Liste der für die elektronische Signatur berechtigten Dokumente:
🔀 Von beiden Parteien (Bildungsträger + Empfänger) zu unterzeichnen:
Schulungsvereinbarungen und -verträge für Kunden und Lernende
Verträge zur Anerkennung erworbener Kompetenzen (VAE) für Kunden
Unterverträge für externe Mitarbeiter
Einsatzvereinbarungen für externe Mitarbeiter
„Andere Dokumente“ für Kunden und externe Mitarbeiter
➡️ Nur vom Empfänger zu unterzeichnen:
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Welche Berechtigungen sind für die Nutzung der elektronischen Signatur erforderlich?
Nur Kontoinhaber mit den Zugangsrechten „Besitzer“, „Administrator“ oder „Vertriebsmitarbeiter“ können Dokumente über Digiforma elektronisch signieren.
Die entsprechenden Berechtigungen werden standardmäßig und ohne Einschränkungen dem Kontoinhaber des Bildungsträgers erteilt.
Für die Zugänge „Administrator“ und „Vertriebsmitarbeiter“ können die Zugriffsrechte je nach Dokumenttyp in den Kontoeinstellungen aktiviert werden.
Wer kann die Dokumente auf der Seite meines Bildungsträgers signieren?
In Ihren Schulungssitzungen können folgende Personen als Signaturberechtigte für den Versand eines Dokuments ausgewählt werden:
Der Kontoinhaber
Die Manager, die der Schulungssitzung zugewiesen wurden, sofern sie die Berechtigung zur elektronischen Signatur haben.
Wie lasse ich meine Dokumente von meinen Ansprechpartnern unterzeichnen?
Bei Privatkunden oder Einzelpersonen: Geben Sie eine E-Mail-Adresse in deren Teilnehmerprofil ein. Die Angabe der Mobiltelefonnummer ist optional.
Bei Unternehmenskunden: Fügen Sie einen Kontakt in der Unternehmensakte hinzu und weisen Sie ihm eine Rolle zu („Hauptkontakt Schulung“, „Rechtlicher Vertreter“ oder „Finanzkontakt“). Eine E-Mail-Adresse dieses Kontakts ist erforderlich; die Telefonnummer ist optional.
Für externe Mitarbeiter: Eine E-Mail-Adresse muss in deren Profil hinterlegt sein. Die Telefonnummer ist optional.
💡 Hinweis: Die Angabe einer Telefonnummer ermöglicht die Zwei-Faktor-Authentifizierung durch den Versand eines Codes per SMS. Ist keine Telefonnummer hinterlegt, wird der Code an die E-Mail-Adresse gesendet. Dies ist weniger sicher, da die Authentifizierung über dasselbe Medium erfolgt, aber dennoch zulässig.
Wie konfiguriere ich die Signaturfrist?
Je nach zu signierendem Dokument können unterschiedliche Fristen erforderlich sein.
Öffnen Sie dazu "Konto > Dokumentenvorlagen" und wählen Sie das betreffende Dokument aus.
In der letzten Sektion „Elektronische Signatur“ können Sie die Frist konfigurieren:
Standardmäßig beträgt die Frist 72 Stunden (3 Tage).
Sie kann auf bis zu 720 Stunden (30 Tage) verlängert werden.
Wie platziere ich die Signatur an der richtigen Stelle in meinen Dokumenten?
Die Signaturen werden standardmäßig unten rechts auf der ersten Hälfte der letzten Seite platziert.
Um sicherzustellen, dass die Signaturen korrekt positioniert sind, fügen Sie einen Seitenumbruch vor den letzten Elementen Ihrer Dokumentvorlage hinzu.
Die letzten Elemente, wie z. B. die Namen Ihrer Ansprechpartner, erscheinen dann automatisch auf der letzten Seite des Dokuments mit der Signatur an der richtigen Stelle.
Kann ich die signierten Dokumente gesammelt herunterladen?
Es ist nicht möglich, alle signierten Dokumente in einem .zip-Archiv herunterzuladen. Beim Erstellen eines Archivs werden die Dokumente vollständig neu generiert, wodurch die elektronische Signatur entfernt wird. Die Dokumente behalten zwar den Status „Signiert“, die Signaturen gehen jedoch unwiderruflich verloren.
Sie erkennen, ob die elektronische Signatur vorhanden ist, wenn ein grünes Symbol auf dem Stiftsymbol angezeigt wird.
Wo kann ich die E-Mail-Vorlagen anpassen?
Im Menü „Konto > E-Mail-Vorlagen“ können Sie die E-Mail-Vorlagen für die elektronische Signatur anpassen. Sie können verschiedene E-Mails für den Versand jedes Dokumententyps erstellen, um spezifische Informationen oder Anweisungen hinzuzufügen. Auch Benachrichtigungen über zu signierende Dokumente oder Abbruchnachrichten können angepasst werden.
Weitere Details und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Artikel: „Wie verwendet man die elektronische Signatur?“