Die elektronische Signatur ist eine optionale Funktion, die als Ergänzung zu Ihrem Abonnement verfügbar ist. 👈 Zögern Sie nicht, uns für weitere Informationen zu kontaktieren!
Um die elektronische Signatur optimal zu nutzen, müssen einige Einstellungen in Ihrem Konto vorgenommen werden.
Erinnerung: Welche Dokumente können elektronisch signiert werden?
🔀 Von beiden Parteien (Bildungsträger + Empfänger) zu unterzeichnen:
Schulungsvereinbarungen und -verträge für Kunden und Lernende
Verträge zur Anerkennung erworbener Kompetenzen für Kunden
Unterverträge für externe Mitarbeiter
Einsatzvereinbarungen für externe Mitarbeiter
„Andere Dokumente“ für Kunden und externe Mitarbeiter
➡️ Nur vom Empfänger zu unterzeichnen:
Schulungsangebote
NEU: „Andere Dokumente“ für Lernende
Welche Berechtigungen sind für die Nutzung der elektronischen Signatur erforderlich?
Nur Kontoinhaber mit den Zugangsrechten „Besitzer“, „Administrator“ oder „Vertriebsmitarbeiter“ können Dokumente über Digiforma elektronisch signieren.
Die entsprechenden Berechtigungen werden standardmäßig und ohne Einschränkungen dem Kontoinhaber des Bildungsträgers erteilt.
Für die Zugänge „Administrator“ und „Vertriebsmitarbeiter“ können die Zugriffsrechte je nach Dokumenttyp in den Kontoeinstellungen aktiviert werden.
Für Administratoren- und Vertriebszugänge können die Signaturrechte je nach Dokumenttyp in den jeweiligen Kontoeinstellungen aktiviert werden.
Wer kann die Dokumente auf der Seite meines Bildungsträgers signieren?
In Ihren Schulungssitzungen können folgende Personen als Signaturberechtigte für den Versand eines Dokuments ausgewählt werden:
Der Kontoinhaber
Die Manager, die der Schulungssitzung zugewiesen wurden, sofern sie die Berechtigung zur elektronischen Signatur haben.
Hinweis: Nur der Kontoinhaber kann eine Signatur mit Zwei-Faktor-Authentifizierung per SMS durchführen. Andere berechtigte Personen (z. B. Manager) erhalten den Authentifizierungscode per E-Mail.
Wie lasse ich meine Dokumente von meinen Ansprechpartnern unterzeichnen?
Bei Privatkunden oder Einzelpersonen: Geben Sie eine E-Mail-Adresse in deren Teilnehmerprofil ein. Die Angabe der Mobiltelefonnummer ist optional.
Bei Unternehmenskunden: Fügen Sie einen Kontakt in der Unternehmensakte hinzu und weisen Sie ihm eine Rolle/ Label zu („Hauptkontakt Schulung“, „Gesetzlicher Vertreter“ oder „Finanzkontakt“). Eine E-Mail-Adresse dieses Kontakts ist erforderlich; die Telefonnummer ist optional.
Für externe Mitarbeiter: Eine E-Mail-Adresse muss in deren Profil hinterlegt sein. Die Telefonnummer ist optional.
Wenn eine Telefonnummer angegeben ist, wird die doppelte Authentifizierung über einen SMS-Code durchgeführt.
Fehlt die Telefonnummer, wird der Code an die E-Mail-Adresse gesendet.
Das ist weniger sicher, da die Authentifizierung über dasselbe Medium erfolgt, ist jedoch zulässig.
💡 Alle internationalen Formate für Telefonnummern werden unterstützt
(z. B. XX XX XX XX XX, XX.XX.XX.XX.XX, XXXXXXXXXX, XX/XX/XX/XX/XX).
Wie konfiguriere ich die Signaturfrist?
Je nach zu signierendem Dokument können unterschiedliche Fristen erforderlich sein.
Öffnen Sie dazu "Konto > Dokumentenvorlagen" und wählen Sie das betreffende Dokument aus.
In der letzten Sektion „Elektronische Signatur“ können Sie die Frist konfigurieren:
Standardmäßig beträgt die Frist 72 Stunden (3 Tage).
Sie kann auf bis zu 720 Stunden (30 Tage) verlängert werden.
Wie platziere ich die Signaturfelder in meinen Dokumenten?
Um die Position der Unterschriften festzulegen, öffnen Sie Konfiguration > Dokumentenvorlagen.
Bei allen Dokumenten, die für die elektronische Signatur vorgesehen sind (siehe Liste oben), können Sie die Signaturmarke („Elektronische Signatur“) frei im Dokument platzieren.
💡 Unser Partner Goodflag erlaubt bis zu 6 Signaturen pro Dokument.
Daher erscheint die Signaturmarke als große Zone über die gesamte Seitenbreite, die intern in sechs Felder für die verschiedenen Unterzeichner aufgeteilt ist.
Die Signaturen erscheinen in chronologischer Reihenfolge, entsprechend der Reihenfolge, in der sie unterzeichnet werden.
Und wenn ich die Signaturmarke nicht platziert habe?
Falls keine Signaturmarke im Dokument vorhanden ist, werden die Signaturen standardmäßig auf der letzten Seite, zentriert in der Mitte, platziert.
Damit sie korrekt erscheinen, empfehlen wir, vor den letzten Elementen Ihres Dokuments (z. B. Namen der Unterzeichner) einen Seitenumbruch einzufügen.
So wird automatisch sichergestellt, dass die Signatur an der richtigen Stelle positioniert wird.
Kann ich die signierten Dokumente gesammelt herunterladen?
Es ist nicht möglich, alle signierten Dokumente in einem .zip-Archiv herunterzuladen. Beim Erstellen eines Archivs werden die Dokumente vollständig neu generiert, wodurch die elektronische Signatur entfernt wird. Die Dokumente behalten zwar den Status „Signiert“, die Signaturen gehen jedoch unwiderruflich verloren.
Sie erkennen, ob die elektronische Signatur vorhanden ist, wenn ein grünes Symbol auf dem Stiftsymbol angezeigt wird.
Wo kann ich die E-Mail-Vorlagen anpassen?
Im Menü „Konto > E-Mail-Vorlagen“ können Sie die E-Mail-Vorlagen für die elektronische Signatur anpassen. Sie können verschiedene E-Mails für den Versand jedes Dokumententyps erstellen, um spezifische Informationen oder Anweisungen hinzuzufügen. Auch Benachrichtigungen über zu signierende Dokumente oder Abbruchnachrichten können angepasst werden.
Weitere Details und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Artikel: „Wie verwendet man die elektronische Signatur?“
Um alles über die Anwendungsbereiche der elektronischen Signatur in Digiforma und ihre gesetzliche Gültigkeit zu erfahren, besuchen Sie unsere dedizierte Informationsseite 👇: