Durch den Zugriff auf den Menüpunkt „Daten“ in Ihrem persönlichen Bereich bietet Ihnen Digiforma zahlreiche Möglichkeiten, Ihre verschiedenen Datenbanken zu zentralisieren und auf dem neuesten Stand zu halten.

Mit dieser Funktionalität können Sie verschiedene Arten von Datenbanken importieren:

Für jede Ihrer Datenbanken haben Sie die Möglichkeit, die Daten manuell einzugeben, wie in diesem Video gezeigt wird👇

Dank der Verwendung einer Excel-Matrix, die speziell für den Import großer Datenmengen entwickelt wurde, können Sie diese Datenfelder automatisch ausfüllen.

Um diese Funktionalität optimal zu nutzen, empfehlen wir Ihnen, das manuelle System für die Erstellung einer begrenzten Anzahl von Tokens zu verwenden. Der Massenimport wird hingegen für Fälle empfohlen, in denen Sie mehr als 10 Zeilen (Tokens) importieren müssen.

Mit der Datenimportfunktion von Digiforma können Sie nicht nur Ihre verschiedenen Lernenden-, Referenten- und Unternehmensdatenbanken migrieren, sondern sie auch aktualisieren, sobald sie in Ihren persönlichen Bereich der Software integriert sind.

🚨Achtung: Sie müssen die folgenden Schritte befolgen, um sicherzustellen, dass Sie die vorhandenen Daten in Ihren verschiedenen Datenbanken nicht ändern oder beschädigen/ überschreiben.

Um diese Option zu meistern, empfehlen wir Ihnen, sich diese hilfreiche Informationsquelle anzusehen ➡️ Wie kann ich meine Daten auf Digiforma aktualisieren?

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Anzeige der Daten zu organisieren. Sie können Ihre Lernenden-Liste individuell anpassen, um bestimmte Informationen hervorzuheben, die Ihnen wichtig erscheinen.

Klicken Sie dazu in der entsprechenden Kategorie (Unternehmen, Lernende, Referenten, externe Geldgeber, Orte der Bildungsmaßnahmen) einfach auf das Symbol „Spalten auswählen“ in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms 👇

Sie haben dann die Möglichkeit, Ihrer Tabelle Spalten hinzuzufügen, wie z. B. Beruf, Unternehmen usw:

Hinzugefügte Spalten bleiben auch dann bestehen, wenn Sie den Tab verlassen.

Um Ihre Daten alphabetisch oder nach aufsteigender Anzahl von Sitzungen zu sortieren, klicken Sie einfach auf die Spaltenüberschrift, nach der Sie sortieren möchten. Wenn Sie in umgekehrter alphabetischer oder absteigender Reihenfolge sortieren möchten, klicken Sie ein zweites Mal auf die Spaltenüberschrift.

Sie können benutzerdefinierte Felder erstellen, um Ihre Datenbank genau auf die Besonderheiten Ihres Unternehmens abzustimmen. Unsere Importfunktionalität berücksichtigt diese Felder, um die Kohärenz Ihrer Datenbank zu wahren und eine angemessene Verwendung Ihrer Daten zu ermöglichen. Dazu müssen Sie in Ihrer Datenbank eine Spalte einfügen, deren Name mit dem des von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Feldes identisch ist.

Bei der Erstellung Ihrer Felder sollten Sie besonders auf den Hinweis „Verpflichtend“ achten 👇

Wenn Sie diese Option ankreuzen, müssen alle Zeilen, die der Spalte Ihres benutzerdefinierten Feldes entsprechen, in Ihrer Importmatrix ausgefüllt werden. Andernfalls kann der Import nicht durchgeführt werden.

Jetzt sind Sie dran und bis bald auf Digiforma 🚀