Durch den Zugriff auf den Menüpunkt „Daten“ in Ihrem persönlichen Bereich bietet Ihnen Digiforma zahlreiche Möglichkeiten, Ihre verschiedenen Datenbanken zu zentralisieren und auf dem neuesten Stand zu halten.
🚀 Importieren Sie ganz einfach Ihre Daten
Mit dieser Funktionalität können Sie verschiedene Arten von Datenbanken importieren:
Lernende
Unternehmen (Kunden)
Referenten
Schulungsorte
Externe Geldgeber
1. Geben Sie manuell einen neuen Datenfelder (Token) ein
Für jede Ihrer Datenbanken haben Sie die Möglichkeit, die Daten manuell einzugeben, wie in diesem Video gezeigt wird👇
2. Massenimport von Daten
Dank der Verwendung einer Excel-Matrix, die speziell für den Import großer Datenmengen entwickelt wurde, können Sie diese Datenfelder automatisch ausfüllen.
Um diese Funktionalität optimal zu nutzen, empfehlen wir Ihnen, das manuelle System für die Erstellung einer begrenzten Anzahl von Tokens zu verwenden. Der Massenimport wird hingegen für Fälle empfohlen, in denen Sie mehr als 10 Zeilen (Tokens) importieren müssen.
✅ Aktualisieren Sie Ihre Daten
Digiforma ermöglicht Ihnen nicht nur die Migration Ihrer Datenbanken, sondern auch deren Aktualisierung, sobald sie in der Software enthalten sind.
🚨Achtung: Sie müssen die folgenden Schritte befolgen, um sicherzustellen, dass Sie die vorhandenen Daten in Ihren verschiedenen Datenbanken nicht ändern oder beschädigen.
Um zu erfahren, wie Sie das Update durchführen, lesen Sie 👉 diesen Artikel .
⚙️ Organisieren Sie die Visualisierung Ihrer Daten
Anschließend können Sie auch die Ansicht Ihrer verschiedenen Datenbanken anpassen. Dazu können Sie die Lernenden-Liste so anpassen, dass die für Sie interessanten Informationen angezeigt werden. Klicken Sie im entsprechenden Abschnitt (Unternehmen, Lernende, Referenten usw.) einfach auf das Symbol „Spalten auswählen“ 👇
Sie haben die Möglichkeit, der Tabelle Spalten hinzuzufügen, z. B. Beruf, Foto, Firma usw. Die von Ihnen ausgewählten Spalten werden hinzugefügt, auch wenn Sie das Fenster schließen.
Um die Daten in alphabetischer Reihenfolge oder nach zunehmender Anzahl von Sitzungen zu filtern, klicken Sie einfach auf den Titel der Spalte, in der Sie filtern möchten, wenn Sie in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge filtern möchten, und überprüfen Sie die Richtung des Pfeils, der neben dem Titel angezeigt wird
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📝 Erstellung benutzerdefinierter Felder
Um Ihre Datenbanken noch präziser zu füllen, können Sie benutzerdefinierte Felder erstellen. Unsere Funktionalität integriert die Möglichkeit, diese Felder hinzuzufügen, um die Kohärenz Ihrer Datenbank zu wahren und eine angepasste Nutzung dieser Felder zu ermöglichen. Dazu müssen Sie dem benutzerdefinierten Feld, das Sie in Digiforma innerhalb Ihrer Matrix erstellt haben, eine Spalte mit demselben Namen hinzufügen.
Wenn Sie beispielsweise ein benutzerdefiniertes Feld mit dem Namen „Bildungsniveau“ für Ihre Lernenden erstellt haben, fügen Sie der Excel-Matrix eine Spalte mit demselben Titel hinzu, bevor Sie Daten importieren.
Achten Sie beim Anlegen eines der Felder besonders auf den Hinweis „Verpflichtend“ 👇
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, müssen alle Zeilen in der Spalte „Benutzerdefiniertes Feld“ in Ihrem Excel-Dokument ausgefüllt werden. Wenn nicht, funktioniert der Upload der Daten nicht.