Die digitale Anwesenheitsliste ermöglicht es Ihnen, die Anwesenheit Ihrer Lernenden während Ihrer Schulungssitzungen zu bestätigen. Sie stellt die Identität des Unterzeichners fest, gewährleistet die Integrität seiner Unterschrift und deren Authentizität. Wir werden die Schritte sehen, die zu befolgen sind, um digitale Anwesenheitslisten in Ihren Schulungssitzungen problemlos einzurichten.
1. Termine in Ihrer Schulungssitzung konfigurieren
Kurszeitfenster mit festem Datum integrieren
Wenn Sie digitale Anwesenheitslisten in Digiforma erstellen möchten, ist es zunächst erforderlich, Ihre Module mit Zeitfenstern mit festem Datum zu konfigurieren. Hier sind die zu befolgenden Schritte:
Gehen Sie zum Reiter "Konfiguration > Termine und Preise" Ihrer Schulungssitzung
Bearbeiten Sie Ihr Modul mit dem Stift auf der Datumszeile
Wählen Sie die Ansicht "Alle Termine eingeben (Kalender)
Wählen Sie einen Datumsbereich oder einzelne Termine
Fügen Sie ein Zeitfenster vormittags, nachmittags oder vormittags und nachmittags hinzu
Wählen Sie den Referenten und den Ort für dieses Zeitfenster
Klicken Sie auf "Speichern"!
⚠️ Nur Zeitfenster mit festen Terminen ermöglichen die Generierung digitaler Anwesenheitslisten. Dies ist bei Datumsbereichen, die für asynchrone Schulungen vorgesehen sind, nicht möglich.
Um alles zu diesem Thema zu erfahren:
Schulung durch mehrere Referenten: Wenn mehrere Referenten an der Schulung teilnehmen, müssen ihnen die betreffenden Zeitfenster zugewiesen werden, damit die Anwesenheitsliste auch für sie verfügbar ist.
Um alles darüber zu verstehen, wie Sie Ihre Referenten unterschreiben lassen, lesen Sie diesen Artikel:
Digitale Anwesenheitslisten: Wie lasse ich meinen Referenten unterschreiben?
Ihre Anwesenheitslisten überprüfen und verfolgen
Sobald Ihre festen Termine hinzugefügt, Ihre Referenten eingegeben und Ihre Lernenden zur Sitzung hinzugefügt wurden, werden die Anwesenheitslisten vom Reiter Nachverfolgung > Anwesenheit der Schulungssitzung erstellt. Hier können Sie Ihre Anwesenheitslisten überprüfen und verfolgen.
2. Wie lasse ich digitale Anwesenheitslisten unterschreiben?
Hier werden wir mehrere Methoden zum Unterschreiben digitaler Anwesenheitslisten sehen, sodass Sie die für Sie am besten geeignete auswählen können.
Unterschreiben vom Extranet der Lernenden aus in Eigenregie
1. Die Schaltfläche für digitale Anwesenheitserfassung im Extranet der Lernenden aktivieren
Wenn Sie Ihren Lernenden in Eigenregie über sein Extranet der Lernenden unterschreiben lassen möchten, ist es erforderlich, die Option "Schaltflächen für die digitale Anwesenheitserfassung anzeigen" im Reiter Extranet der Lernenden der Schulungssitzung zu aktivieren.
Ohne dies haben die Lernenden keinen Zugriff auf die Schaltfläche "Anwesenheit" in ihrem Extranet der Lernenden
2. Methode 1: Den Versand Ihrer Anwesenheitslisten vor der Schulung planen
Sie können direkt einen Link zur digitalen Anwesenheitsliste pro Zeitfenster an die E-Mail-Adresse der Lernenden und Referenten senden, über den Reiter Nachverfolgung > Anwesenheit und dann über die Schaltfläche "Planung von E-Mails".
Durch Anklicken von "Planung von E-Mails" informiert Digiforma Sie darüber, welche Zeitfenster Ihrer Schulungssitzung für die Planung von Anwesenheits-E-Mails berechtigt sind. Sie bestätigen dann deren Planung, indem Sie auf "Planen Sie den automatischen Versand" klicken.
Sobald der Versand für die digitalen Anwesenheitslisten geplant ist, wird Ihnen eine Nachricht mitteilen, dass die Anwesenheitslisten ab morgen geplant werden. Die Anwesenheitslisten werden daher ab morgen an die betreffenden Zeitfenster versandt.
Diese Methode ermöglicht Ihnen:
Den Versand der Anwesenheitsliste zu Beginn des Schulungszeitfensters zu automatisieren
Sicherzustellen, dass jeder den Link zum richtigen Zeitpunkt erhält, um seine Anwesenheit zu unterschreiben
Während der Schulung nicht manuell bei der Anwesenheitsliste eingreifen zu müssen
Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in diesem Artikel:
Wie plane ich automatisch meine Anwesenheits-E-Mails?
Methode 2: QR-Codes während der Schulung verwenden
Um Ihre Lernenden im Unterricht unterschreiben zu lassen, haben Sie die Möglichkeit, den generischen Zugangs-QR-Code oder die persönlichen Zugangs-QR-Codes Ihrer Lernenden zu verwenden.
Die QR-Codes sind im Reiter Extranet der Lernenden > Zugriff Ihrer Sitzungen verfügbar:
Hier können Sie die Liste der QR-Codes Ihrer Wahl (persönlicher oder generischer Zugang) direkt herunterladen und im Unterricht verteilen, damit die Lernenden unterschreiben können.
💡Wenn Ihre Lernenden keine E-Mail-Adresse haben, ist der persönliche Zugangs-QR-Code sehr praktisch!
Weiterführende Informationen zum Versand von QR-Codes finden Sie direkt in diesem Artikel:
Wie verwende ich den QR-Code, um das Extranet der Lernenden für Ihre Lernenden zugänglich zu machen?
Anwesenheitslisten vom Bereich für Administratoren oder Referenten unterschreiben lassen
Vom Referenten unterschreiben lassen
Wenn Sie die Anwesenheitslisten lieber direkt im Unterricht unterschreiben lassen möchten, ohne dass sich der Lernende in sein Extranet der Lernenden einloggen muss, ist es möglich, die Anwesenheitslisten direkt über den Referentenbereich zu erstellen.
Wenn Ihr Referent kein Benutzerkonto hat, können Sie ihm den Link zu seinem Referentenbereich senden, der im Reiter Extranet der Lernenden > Zugriff der Sitzung verfügbar ist. Um seinen Link erneut zu senden, folgen Sie diesem Artikel.
Im Abschnitt "Anwesenheitskontrolle" kann der Referent die Anwesenheiten erfassen:
Durch Anklicken von der Schaltfläche "Unterschrift im Unterricht" hat der Dozent die Möglichkeit, eine digitale Anwesenheitsliste direkt auf einem Tablet, Computer oder Smartphone zu erstellen.
💡 Ansicht des Referenten:
Bitte beachten Sie, dass ein Referent mit einfachem Zugang zu seinem Extranet der Lernenden Folgendes kann:
- Seine eigene Anwesenheitsliste erstellen für jedes Zeitfenster
- Die Lernenden unterschreiben lassen auf einem einzigen Terminal, indem er die Option "Unterschrift im Unterricht" wählt.
- Links zur digitalen Anwesenheitsliste senden an die E-Mails der Lernenden, indem er auf "Fernunterschrift" klickt.
Vom Administratorkonto unterschreiben lassen
Wenn ein Administrator Ihrer Bildungseinrichtung die Unterschriften durchführt, ist es möglich, über den Reiter Nachverfolgung > Anwesenheit der Schulungssitzung auf die digitale Anwesenheitsliste zuzugreifen.
Hier sind die zu befolgenden Schritte:
Auf den Reiter Nachverfolgung > Anwesenheit der Sitzung zugreifen
Auf die violette Schaltfläche "Anwesenheitsliste" klicken
Dann auf "Digitale Unterschriften"
Hier haben Sie dieselbe Ansicht wie vom Administratorbereich aus, der über Extranet der Lernenden > Zugriff verfügbar ist, und es wird möglich sein, eine Unterschrift im Unterricht zu leisten!
3. Wie sende ich die Anwesenheitslisten nach Ablauf des Zeitfensters erneut?
Nach Ablauf des Zeitfensters können Sie den Versand Ihrer Anwesenheitslisten nicht mehr planen, aber Sie können eine Fernunterschrift senden!
Hier sind die zu befolgenden Schritte:
Auf den Reiter Nachverfolgung > Anwesenheit der Sitzung zugreifen
Auf die violette Schaltfläche "Anwesenheitsliste" klicken
Dann auf "Digitale Unterschriften"
Das Zeitfenster auswählen, für das Sie die Anwesenheitslisten erneut senden möchten
Auf "Senden" klicken
💡 Referenten oder Lernende, die nicht für das Zeitfenster unterschrieben haben, werden automatisch ausgewählt. Es ist möglich, sie bei Bedarf abzuwählen!
Diese Methode kann bei Bedarf auch während der Schulung verwendet werden!
4. Einen digitalen Anwesenheitsbericht generieren
Den digitalen Anwesenheitsbericht aus der Sitzung generieren
Sobald die Sitzung beendet und alle Anwesenheitslisten gesammelt sind: es ist Zeit für das Herunterladen des digitalen Anwesenheitsberichts!
Hier sind die zu befolgenden Schritte:
Gehen Sie zum Reiter Nachverfolgung > Anwesenheit der Sitzung
Dann auf die Schaltfläche "Anwesenheitsberichte"
Wählen Sie die Filter (Kunden, Lernende, Module, Datumsbereich...)
Generieren Sie den digitalen Anwesenheitsbericht
Wenn Ihr Abonnement die Funktion Unternehmensbereich umfasst, haben Sie dann die Möglichkeit, Ihren Kunden über eine dedizierte Plattform ihre digitalen Anwesenheitsberichte für jede Sitzung zu übermitteln.
🚀 Das Unternehmensportal hat viele weitere Vorteile, um Ihnen Zeit zu sparen: Entdecken Sie diese sofort!
Den Anwesenheitsbericht per E-Mail an meinen Kunden senden
Um den Anwesenheitsbericht direkt per E-Mail an Ihren Kunden zu senden:
Wählen Sie Ihren Kunden im Feld Kunde aus
Generieren Sie den Anwesenheitsbericht
Senden Sie den Anwesenheitsbericht per E-Mail: Wählen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kontakts aus, an den der Anwesenheitsbericht gesendet werden soll. Sie können ihn bei Bedarf an mehrere Kontakte senden.
Wenn Sie Sitzungen mit mehreren verschiedenen Kunden durchführen, ist es unerlässlich, den Kunden Ihrer Wahl gut auszuwählen, bevor Sie den Anwesenheitsbericht generieren und den richtigen Kontakt für den E-Mail-Versand auswählen.
Ihre Vorlage für den digitalen Anwesenheitsbericht ändern
Ihr digitaler Anwesenheitsbericht kann wie alle Ihre anderen Dokumente über den Reiter Konfiguration > Dokumentvorlagen personalisiert werden:
