Damit Ihre Referenten Zugriff auf den Extranet der Lernenden haben (um z. B. an einer virtuellen Klasse teilzunehmen, Fragen der Teilnehmenden im Chat-Forum zu beantworten oder die Anwesenheitslisten zu starten), gehen Sie bitte wie folgt vor 👇
1️⃣ Den Referenten zur Schulungssitzung hinzufügen
Zuerst muss der Referent in der entsprechenden Schulungssitzung hinzugefügt werden.
➡️ Gehen Sie dazu in Konfiguration > Referenten der Schulungssitzung.
⚠️ Wichtig: In der Referentenakte in der Datenbank muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein!
2️⃣ Zugangsmöglichkeiten zum Extranet der Lernenden
Ihr Referent hat anschließend zwei Möglichkeiten, auf seinen persönlichen Bereich zuzugreifen:
🔹 Möglichkeit 1: Über seinen persönlichen Zugangslink
Diesen Link finden Sie im Extranet der Lernenden unter dem Reiter „Zugänge“, im Abschnitt „Zugänge per persönlichem Link“.
Sie können diesen Link kopieren und dem Referenten direkt zusenden.
Alternativ können Sie die Platzhaltervariable „Persönliche URL zum Extranet-Zugang“ in Ihr Vertragsvorlagen-Modell einfügen – besonders praktisch, wenn es sich um einen externen Referenten handelt.
So erhält der Referent den Link automatisch per E-Mail oder über seine Interventionsvereinbarung.
🔹 Möglichkeit 2: Über die öffentliche URL des Extranets
Sie können die öffentliche Anmeldeadresse des Extranet der Lernenden ebenfalls im Bereich Zugänge des Extranet der Lernenden finden.
Senden Sie diese Adresse an Ihren Referenten. Er gelangt dann auf eine Seite, auf der er seine E-Mail-Adresse eingeben muss (die in seiner Referentenakte hinterlegt ist).
Anschließend erhält er eine Digiforma-E-Mail mit einem sicheren Zugangslink.
Ein Klick auf diesen Link führt ihn direkt in seinen Extranet der Lernenden.
Dort kann er alle seine Schulungssitzungen einsehen und die gewünschte Sitzung auswählen.
3️⃣ Zugriff über den QR-Code in der Interventionsvereinbarung (für externe Referenten)
⚠️ Beachten Sie dass dieser Weg nur bei externen Referenten möglich ist.
Für externe Referenten können Sie außerdem einen QR-Code in die Sitzungsvereinbarung einfügen, über den sie direkt Zugang zu ihrem Extranet der Lernenden erhalten.
Dazu gehen Sie in Konfiguration > Dokumentvorlagen > Dokumente für Referenten.
Wählen Sie Ihre Dokumentvorlage „Vereinbarung über die Zusammenarbeit“ aus und fügen Sie die Platzhaltervariable hinzu: „QR-Code: Persönliche URL zum Extranet-Zugang“
Sobald Sie die Vereinbarung über die Zusammenarbeit in der Schulungssitzung des externen Referenten generieren, erscheint automatisch der entsprechende QR-Code.
Der Referent kann diesen QR-Code einfach scannen, um sich direkt in seinen persönlichen Bereich einzuloggen.
