Dans Digiforma, lorsque vous créez un module de formation au sein d'une session, vous pouvez préciser les dates de ce module. Deux possibilités s'offrent à vous :
- L'intervalle de dates
- Les dates fixes
Cet article vous explique en détail le fonctionnement de ces deux types de dates et l'impact de ces choix dans votre session de formation.
✏️ Entrer les dates de formation
Pour entrer une date de formation sur une session, rendez-vous dans le menu "Configuration"> "Dates et prix".
Puis sur le module ciblé, sélectionnez l'icône du crayon :
🗓 L'intervalle de dates
1. Quand l'utiliser ?
L'intervalle de dates est utile lorsque vous n'avez pas de date précise concernant une formation.
Il s'agit, la plupart du temps, d'une formation asynchrone (en e-learning par exemple) pendant laquelle les apprenants vont pouvoir se connecter quand ils le souhaitent, sur une certaine période donnée.
Vous pouvez également l'utiliser dans le cas où vous n'avez pas encore fixé les dates de la formation avec vos clients. Vous pourrez, bien entendu, venir modifier ces dates plus tard.
2. Comment l'utiliser ?
Pour choisir ce type de date, cliquez sur le menu en haut à gauche du champ "entrer seulement un intervalle de dates" :
Vous pourrez alors indiquer :
La durée du module
Sur combien de jours se déroule ce module
Les dates de début et de fin
La durée moyenne d'un créneau.
Suite à cela, vous allez devoir choisir l'une ou l'autre méthode de calcul de l'assiduité des apprenants en cochant ou décochant le relevé automatique des apprenants sur l'e-learning :
Si c'est coché, vous choisissez le relevé de connexions, si c'est décoché vous choisissez la durée manuelle des durées réalisées.
La déclaration manuelle des durées réalisées : elle vous permet de remplir, par vous-même, l'assiduité de chacun de vos apprenants concernant ce module. Pour en savoir plus, nous vous invitons à lire cet article qui vous détaille comment rentrer leurs heures.
Le relevé des connexions des séquences e-learning : cette option permet d'enregistrer automatiquement les connexions des apprenants à leur espace extranet et à suivre leur activité de connexion. Nous vous recommandons particulièrement de privilégier cette option lorsque vos apprenants doivent réaliser des séquences e-learning avec Digiforma. Pour en savoir plus, vous pouvez lire cet article sur le suivi des connexions des apprenants en e-learning.
🚨 Attention !
Le relevé des connexions e-learning ne fonctionne pas à postériori.
Il faut donc bien choisir la méthode de calcul adéquate avant que la formation ne démarre.
📆 Les dates fixes
1. Quand l'utiliser ?
Pour toutes vos formations synchrones, lorsque vous connaissez les dates et heures précises de votre formation.
2. Comment l'utiliser ?
Si vous n'avez qu'un seul jour de formation pour ce module.
Cliquez sur le jour choisi et choisissez le créneau correspondant à droite : le matin, l'après-midi ou alors le matin ET l'après-midi.
Si vous avez plusieurs jours qui se suivent pour ce module, vous pouvez sélectionner une plage en faisant un long clic gauche sur votre souris (vous gardez le clic gauche enfoncé) :
Si vous souhaitez ajouter plusieurs jours différents qui ne se suivent pas, il faudra procéder en plusieurs étapes : choisir le premier jour, ajouter le créneau, choisir un second jour, ajouter le créneau, et reproduire autant de fois que nécessaire...
🚨 Attention ! Soyez particulièrement vigilant lorsque vous ajoutez des créneaux. Il ne faut pas ajouter deux créneaux du matin (ou deux créneaux de l'après-midi) sur le même jour car cela aura un impact sur les émargements : un seul des deux créneaux du matin (ou de l'après-midi) apparaîtra à émarger.
3. Comment définir une salle sur un créneau ?
Pour chaque créneau de formation, vous pouvez indiquer un lieu. Pour cela, il faut avoir ajouté le lieu, en amont, dans votre base de données (onglet Données > Lieux de formation).
Puis dans la session, dans la partie du module où vous définissez les dates, vous pouvez sélectionner la salle ou lieu de formation :
4. Comment ajouter un intervenant sur un créneau ?
Pour avoir la possibilité d'ajouter un intervenant sur l'un de vos créneaux, il faut d'abord avoir ajouté les intervenants concernés par la session de formation dans l'onglet "Intervenants" de la session :
Vous aurez ensuite la possibilité d'associer vos intervenants aux créneaux qui leur correspondent :
5. Comment supprimer un créneau de formation ?
Enfin, vous pouvez supprimer un créneau de formation non pertinent en cliquant sur l'icône de corbeille :
N'oubliez pas d'enregistrer à chaque modification ! 😉