Sie haben gerade ein Referentenkonto erstellt und wissen nicht genau, welche Zugriffsrechte Sie vergeben können? Wir gehen diese Elemente Punkt für Punkt durch 💪
1. Standardzugriffe: pädagogische Funktionen in den Sitzungen
Alles, was mit der Pädagogik zusammenhängt, ist standardmäßig für Ihre Referenten freigeschaltet. Sie können diese Rechte jedoch entziehen, falls gewünscht.
Gehen Sie hierzu auf die Konfigurationen in der linken Menüleiste > Zugangskonten > auf den entsprechenden Referenten, für den Sie die Einstellungen anpassen möchten:
Gehen wir diese pädagogischen Einstellungen (oben im Screenshot dargestellt) nun Schritt für Schritt durch, sodass Sie verstehen was hinter diesen steckt 👀:
1️⃣ Was beinhaltet der Zugriff „Einrichten des Extranets“?
Damit können Ihre Referenten das Extranet einer Sitzung selbst einrichten, sobald diese Option aktiviert ist.
Unter anderem lässt sich einstellen:
Sichtbarkeitsoptionen des Teilnehmer-Extranets der zugehörigen Sitzung verwalten
Eine Beschreibung hinzufügen (z. B. Willkommensnachricht)
Dokumente mit der gesamten Gruppe teilen
2️⃣ Was beinhaltet der Zugriff „E-Learning-Sequenzen“?
Damit können Ihre Referenten die E-Learning-Aktivitäten einer Sitzung selbst anlegen, bearbeiten und konfigurieren, als auch die Aktivität Ihrer Teilnehmer überwachen.
E-Learning-Sitzungen einer Schulung hinzufügen, bearbeiten und konfigurieren
Aktivitäten verwalten, Quiz-Ergebnisse einsehen, Forum oder Videokonferenzraum hinzufügen
3️⃣ Was beinhaltet der Zugriff „Anwesenheit“?
Wie bereits erwähnt, kann Ihr Referent im Extranet das Kontrollkästchen „Schaltflächen für digitale Anwesenheitslisten anzeigen“ aktivieren.
Diese Option ist in den Feldern „Konfiguration des Extranets“ enthalten und ermöglicht es den Teilnehmenden, ihre Anwesenheit selbstständig zu bestätigen.
Wozu dient dann dieser Zugriff?
Ganz einfach: Er ermöglicht die Verwaltung des Reiters „Anwesenheitslisten“ innerhalb der Schulungssitzung ⬇️
Mit diesem Zugriff kann Ihr Referent die Anwesenheit Ihrer Teilnehmenden abhaken, falls Sie keine digitale Anwesenheit nutzen, oder die Anwesenheitslisten von A bis Z verwalten – egal ob im Präsenzunterricht oder durch den Versand von E-Mails zur digitalen Anwesenheitsbestätigung.
Für weitere Details zu den verschiedenen Methoden der digitalen Anwesenheit empfehlen wir Ihnen diesen Artikel.
4️⃣ Was beinhaltet der Zugriff „Fragebögen der Sitzung“?
Ihr Referent erhält damit Zugriff auf den Reiter „Fragebögen“ ⬇️
Der Referent kann alle für Ihre Qualitätskontrolle erforderlichen Evaluationen verwalten und erfassen.
Für mehr Informationen können Sie unseren Artikel zu den verschiedenen Quiz-Typen in Digiforma durchgehen.
2. Administrative Funktionen in Sitzungen
Alle administrativen Aufgaben, die über die reine Pädagogik hinausgehen, können für Ihre Referenten individuell freigeschaltet oder entzogen werden.
Um diese Rechte zu verwalten, gehen Sie in der linken Menüleiste zu Konfigurationen > Zugangskonten und wählen Sie den entsprechenden Referenten aus, für den Sie die Einstellungen anpassen möchten:
Gehen wir diese administrativen Einstellungen (oben im Screenshot dargestellt) nun Schritt für Schritt durch, sodass Sie genau wissen, welche Möglichkeiten sich dahinter verbergen 👀:
1️⃣ Einrichten von Kunden- & Preisen
Mit diesem Zugriff kann Ihr Referent die Preise der Module für Ihre Kunden ändern und den Verkaufsstatus für Ihre Vertriebsübersicht als „verloren“, „unentschieden“, „gewonnen“, „storniert“ oder „abgeschlossen“ kennzeichnen.
Er kann außerdem Vereinbarungen an Unternehmenskunden und Verträge an Privatkunden bearbeiten und versenden.
Zusätzlich kann er Kundenerwartungen hinzufügen oder ändern (hierfür ist jedoch auch der Zugriff „Programmverwaltung“ erforderlich).
Dieser Zugriff beinhaltet keine Finanzverwaltung – das heißt, Ihr Referent kann weder Angebote noch Rechnungen erstellen oder versenden.
2️⃣ Was beinhaltet der Zugriff „Programmeinstellungen“?
Dieser Zugriff gewährt Zugang zu allen Programminhalten im Reiter „Programm / Referent“.
Ihr Referent kann das der Schulungssitzung zugeordnete Programm bearbeiten, externe und private Dokumente hinzufügen sowie Kundenerwartungen anpassen (hierfür ist zusätzlich der Zugriff „Kunden- & Preisverwaltung“ erforderlich).
3️⃣ Was beinhaltet der Zugriff „Referentenverwaltung“?
Mit diesem Zugriff kann Ihr Referent weitere Referenten hinzufügen, sofern er für die Verwaltung der Schulungssitzung zuständig ist.
Außerdem kann er seine eigenen Tarife sowie die geleisteten Unterrichtsstunden eintragen.
4️⃣ Was umfasst der Zugriff „Einstellung von Ort und Terminen“?
Wie der Name schon sagt, können Ihre Referenten die Termine der Module sowie den Ort der Schulungseinheit ändern. Dadurch erhält er/sie mehr Handlungsspielraum bei unvorhergesehenen Ereignissen (z. B. wenn ein Präsenztermin für den/die Referentin oder den/die Lernenden nicht möglich ist, ein Raum aus irgendeinem Grund nicht verfügbar ist usw.).
5️⃣ Was umfasst der Zugriff „Versand der Einladungen“?
Die Referenten können ein Einladungsschreiben nach eigener Wahl erstellen und die Einladungen per E-Mail einzeln oder gesammelt an die Teilnehmenden versenden.
6️⃣ Was umfasst der Zugriff „Teilnehmerverwaltung / Lernenden-Tracking“?
Die Referenten können die Zertifikate sowie die Teilnahmebescheinigungen der Teilnehmenden herunterladen.
Sie können diese Bescheinigungen außerdem einzeln oder gesammelt per E-Mail an die Teilnehmenden versenden.
Zusätzlich können die Referenten den Lernfortschritt der Teilnehmenden verfolgen und Kommentare oder Bewertungen hinterlassen.
Für weitere Details zur Nutzung dieses Bereichs empfehlen wir den entsprechenden Hilfeartikel.
7️⃣ Was umfasst der Zugriff „Qualitätsbericht der Schulungseinheit“?
Die Referenten haben Zugriff auf die Bewertungen, aus denen sich der Qualitätsbericht der Schulung zusammensetzt, und können die Zusammenfassung der Antworten aller Beteiligten einsehen.
Sie können den Bericht im PDF-Format generieren und herunterladen sowie eine eigene Zusammenfassung der Schulungsergebnisse hinzufügen.
8️⃣ Was umfasst der Zugriff „Finanzseite der Schulungseinheit“?
Die Referenten können Rechnungen für Kunden und Teilnehmende der Schulungseinheit erstellen und bearbeiten.
Sie haben außerdem Zugriff auf ihre eigenen Rechnungen sowie auf die mit ihrer Leistung verbundenen Kosten.
⚠️ Dieser Zugriff erlaubt nicht, Angebote im Bereich „Teilnehmende / Termine“ zu erstellen oder zu versenden.
9️⃣ Was umfasst der Zugriff „E-Mail-Versand“?
Die Referenten können den Verlauf der aus der Schulungseinheit versendeten E-Mails sowie deren Status (gesendet, empfangen, geöffnet usw.) einsehen.
Zusätzlich können sie E-Mails an Teilnehmende sowie an andere Referenten versenden.
🔟 Was umfasst der Zugriff auf personalisierte URLs der Teilnehmenden?
Dieser Zugriff ermöglicht es den Referenten, die Extranet-Links der Teilnehmenden sowie der Referenten einzusehen und darauf zuzugreifen.
⚠️ Sollen die Referenten ausschließlich die Programme ihrer Sitzungen bearbeiten können, muss zunächst der Zugriff „Bibliothek (Programme / E-Learning-Sequenzen / Bewertungen)“ entzogen und anschließend der Zugriff „Programmeinstellungen“ aktiviert werden.
Zusätzlich können sich die Referenten die Liste der QR-Codes der Teilnehmenden zusenden lassen, um den Zugang zum Extranet zu ermöglichen.
1️⃣1️⃣ Was umfasst der Zugriff „Unternehmensbereich der Schulungseinheit“?
Der Unternehmensbereich ist eine optionale Funktion bzw. Bestandteil eines Pro-Abonnements.
Mit diesem Zugriff können die Referenten Dokumente und Informationen über die dafür vorgesehene Plattform mit Unternehmenskunden teilen.
3. Zugriffsrechte zur Sichtbarkeit von Schulungen und Verkaufs-Opportunities
1️⃣ Was umfasst der Zugriff „Schulungen erstellen“?
Die Referenten können „vereinfachte“ Schulungseinheiten erstellen. Das bedeutet, sie können grundlegende Einstellungen wie Module, Preise, Termine und Orte festlegen, jedoch keine Kunden verwalten.
Sie können jedoch die Voranmeldungen über die öffentliche Voranmeldeseite verwalten.
Dieser Zugriff erlaubt nicht, den Status von Schulungen zu ändern (z. B. von „geplant“ zu „abgeschlossen“).
2️⃣ Was umfasst der Zugriff „Sitzungen von anderen ansehen“?
Dieser Zugriff ermöglicht es den Referenten, nicht nur Schulungen einzusehen, denen sie nicht zugewiesen sind, sondern auch alle zuvor genannten Aktionen auf diesen Schulungen durchzuführen.
Der Vorteil besteht darin, mögliche Planungsprobleme frühzeitig zu erkennen und einfacher zu melden.
3️⃣ Was umfasst der Zugriff „Opportunities der anderen anzeigen“?
Mit diesem Zugriff kann festgelegt werden, ob Referenten, Administratoren oder Vertriebsmitarbeiter nur ihre eigenen Opportunities sehen oder auch die der anderen.
Das Deaktivieren dieses Zugriffs sorgt für mehr Vertraulichkeit zwischen den Projekten und Opportunities der verschiedenen Vertriebsmitarbeiter Ihres Weiterbildungsinstituts.
4. Erweiterte Zugriffsrechte
1️⃣ Was umfasst der Zugriff „Kundendatenbank (Lernende / Unternehmen / Geldgeber / Räume)“?
Die Referenten erhalten Zugriff auf den Reiter „Daten“ und können dort die Datensätze von Teilnehmenden, Unternehmen, Kostenträgern und Räumen erstellen und bearbeiten.
Dieser Zugriff ermöglicht es außerdem, Teilnehmende und Kunden zu Sitzungen hinzuzufügen.
2️⃣ Was umfasst der Zugriff „Bearbeitung benutzerdefinierter Felder“?
Dieser Zugriff ist nur aktiv, wenn die Option „Benutzerdefinierte Felder“ im Konto aktiviert ist.
Er erlaubt es den Referenten, benutzerdefinierte Felder – insbesondere für Voranmeldungen über den Online-Katalog – hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen.
3️⃣ Was umfasst der Zugriff „Bibliothek (Programme / E-Learning-Sequenzen / Bewertungen)“?
Die Referenten erhalten Zugriff auf den Reiter „Bibliothek“ und können dort Programme, E-Learning-Sequenzen und Bewertungsvorlagen erstellen oder bearbeiten.
Zusätzlich können sie SCORM-Module verwalten, die in E-Learning-Sequenzen integriert sind.
4️⃣ Was umfasst der Zugriff „Notizen und Aufgaben“?
Die Referenten können Notizen und Aufgaben zu ihren Schulungseinheiten hinzufügen, beispielsweise als Erinnerungen.
Ab 7 Tagen vor dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe erscheinen diese im Dashboard.
Die Notizen und Aufgaben können entweder einer verantwortlichen Person zugewiesen oder ohne Verantwortliche erstellt werden.
5️⃣ Was umfasst der Zugriff „Aufgaben der anderen anzeigen“?
Referenten, bei denen dieser Zugriff deaktiviert ist, sehen ausschließlich die ihnen zugewiesenen Aufgaben.
Dies betrifft nur Aufgaben, die anderen Personen zugewiesen sind; nicht zugewiesene Aufgaben bleiben für alle sichtbar.
6️⃣ Was umfasst der Zugriff „Allgemeine Konfiguration Unternehmensbereich“?
Der Unternehmensbereich ist eine optionale Funktion.
Mit diesem Zugriff können die Referenten den Unternehmensbereich ihres Weiterbildungsinstituts über
Konfiguration ➡️ Meine Marke konfigurieren und die dort angezeigten Informationen für Unternehmenskunden verwalten.
Damit haben Sie nun einen vollständigen Überblick über alle Funktionen, auf die Ihre Referenten zugreifen können.
Bitte beachten Sie, dass es zu Konflikten kommen kann, wenn bestimmten Funktionen Zugriff gewährt wird, während andere nicht freigegeben sind.
Sollten dabei Probleme auftreten, zögern Sie nicht, diese über den Chat an unser Support-Team zu melden.
Weiterführende Informationen
Unterschied zwischen Referenten-Extranet und Referentenkonto
Um den Unterschied zwischen dem Referenten-Extranet und dem Referentenkonto besser zu verstehen, empfehlen wir diesen ArtikelAdministratorzugang konfigurieren
Informationen zur Konfiguration eines Administratorzugangs finden Sie auf dieser Seite.