Digiforma vous permet d'anticiper la planification de votre session de formation en planifiant l'envoi automatique des emails d'émargement 💥
Vos apprenants reçoivent donc automatiquement au début de leur créneau de formation l'email leur permettant d'émarger sans action manuelle de votre part.
1. Comment planifier l'envoi des emails d'émargement ?
2. Les conditions à remplir pour envoyer automatique vos émargements
3. Comment naviguer sur la page de planification d'envoi des emails ?
5. Comment changer le modèle de mails utilisé ?
Tutoriel Vidéo 📹
1. Comment planifier l'envoi des emails d'émargement ?
Afin de pouvoir planifier l'envoi des emails pour faire émarger vos apprenants, il est nécessaire de vous rendre dans l'onglet Emargement puis de cliquer sur ce bouton :
En cliquant sur Planification des Emails, Digiforma vous informe quels créneaux de votre session de formation sont éligibles à la planification des emails d'émargement. Vous validez ensuite leur planification en cliquant sur Planifier l'envoi automatique.
Un message à l'écran vous précisera alors qu'à partir du lendemain, tous les apprenants et les intervenants recevront un email pour signer leur présence au début de chaque créneau. Le modèle d'email utilisé est le modèle d'email Émargement numérique pour un apprenant ou un intervenant par défaut.
👉 L'heure d'envoi du mail pour les émargements est le même que l'heure du créneau 🕐
Pour annuler les envois déjà paramétrés, il suffit de cliquer sur 'Annuler l'envoi automatique' 👇
L'ensemble des envois qui étaient précédemment prévus seront alors annulés.
2. Les conditions à remplir pour envoyer automatiquement vos émargements
En premier, seuls les créneaux d'émargement se déroulant dans le futur sont éligibles à la planification des emails d'émargement. Cela signifie qu'il n'est pas possible de planifier des emails d'émargement sur un créneau du jour ou un créneau passé 📅
Ensuite, pour pouvoir utiliser cette fonction, il est également nécessaire que votre session soit en statut Planifié ou Planification en cours dans l'onglet Toutes les sessions👇
👉 Cela signifie qu'il n'est pas possible de planifier les emails d'émargement dans les sessions terminées ou en projet par exemple.
Il est également bon de savoir que si après avoir planifié votre email d'émargement, un nouveau module de formation est ajouté avec de nouvelles dates, un message d'information vous invite à planifier à nouveau l'envoi des emails d'émargements 👇
3. Comment naviguer sur la page de planification d'envoi des emails ?
3.1 La légende du tableau d'envoi des emails :
Vous trouverez différentes icônes pour distinguer les types de créneaux qui peuvent être planifiés ou non.
une 💡 lampe vous indiquera que la planification a été effectuée
un 🔒 cadena vous indiquera que la planification n'est pas possible
un 📆 calendrier vous indiquera que la planification est possible mais pas encore faite
3.2. Utiliser les filtres
Afin de gérer les différentes planifications des émargements vous pouvez utiliser les filtres :
En premier, en cliquant ici, vous avez alors la possibilité de trier vos créneaux de formation par émargements qui sont déjà planifiés, qui ont été annulés ou bien déjà réalisés.
En second, vous pouvez également trier vos créneaux par date en fonction de l'année, du mois ou de l'heure :
De la même manière, un tri par Module de formation peut être effectué :
Enfin, le filtre de la colonne Détails vous permettra d'afficher les créneaux qui sont déjà planifiés, passés ou non planifiables :
4. Suivre la planification des emails pour les émargements numériques
Les emails, une fois envoyé seront visibles dans l'onglet en Convocation / email 👇
Vous pourrez ainsi vous assurer de la bonne réception de vos emails d'émargements auprès de vos apprenants. Si vous souhaitez en savoir plus sur le suivi de vos emails, je vous invite à lire notre article dédié 📖
N'hésitez pas à nous contacter sur le support si nécessaire ! 😄