Um den Rechnungsmodus nutzen zu können, müssen Sie ihn auf der Registerkarte „Meine Organisation > Buchhaltung“ in Ihrem Digiforma-Bereich aktivieren, indem Sie das Kästchen „Rechnungsstellung aktivieren“ ankreuzen. Andernfalls können Sie keine Rechnungen erstellen.
1. Eine Rechnung erstellen
Gehen Sie in der entsprechenden Schulungssitzung auf die Registerkarte „Finanzen“. Alle zu fakturierenden Kunden finden Sie im Bereich „Erlöse“.
Klicken Sie anschließend auf „Rechnung erstellen“. Die Rechnung wird automatisch erstellt, aber alle Felder können bearbeitet werden:
- Geben Sie ein Präfix für Ihre Rechnung ein. Sie können Ihrer Rechnung automatisch eine Nummer hinzufügen. Tippen Sie dazu auf „Automatisch zuweisen“:
Sobald das Präfix eingegeben wurde, wird es bei der Erstellung der nächsten Rechnung beibehalten. Wenn Sie zusätzlich die automatische Nummernvergabe verwenden, wird die Fortsetzung der zuletzt generierten Nummer gewählt.
Wenn Sie eine Anzahlungsrechnung erstellen möchten, geben Sie diese Nummer nicht ein, sondern erstellen Sie Ihre Anzahlungsrechnung, bevor Sie Ihre Schlussrechnung nummerieren:
Weitere Informationen zur Funktionsweise der Rechnungsnummerierung in Digiforma finden Sie in unserer Anleitung:
- Passen Sie den Text an, der auf Ihrer Rechnung angezeigt wird:
Die individuelle Angabe des Names der Position wird auf Ihrer Rechnung angezeigt:
Hinweis: Jede Zeile der Tabelle entspricht einem Modul, das in Ihrer Sitzung erstellt wurde.
- Geben Sie einen freien Vermerk sowie die Zahlungsbedingungen (Zahlungsfrist, Mahngebühren, Verzugszinssatz) an und geben Sie einen Buchhaltungscode an:
- Einen Empfänger angeben:
Denken Sie bitte daran, unten auf die Schaltfläche „Speichern“ zu klicken, um die Datei zu speichern.
Fälle der Schuldübernahme durch einen externen Geldgeber:
Wenn der externe Geldgeber die Schulungskosten übernimmt (Forderungsabtretung) und die Rechnung an ihn zu richten ist, empfehlen wir Ihnen, diesen Leitfaden zu befolgen: Wie geht man in einer Schulung mit einer Situation um, in der ein externer Geldgeber die Zahlung übernimmt?
Wenn der Betrag der erstellten Rechnung dem Betrag der Schulung entspricht, wird das Feld „Gesamtbetrag“ grün:
Wenn kein Betrag in Rechnung gestellt wird oder wenn der Betrag nicht den Schulungskosten entspricht, bleibt das Kontrollkästchen grau: 
| Wenn der Rechnungsbetrag die Schulungskosten übersteigt, wird die Anzeige gelb:
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2. Laden Sie die Rechnung herunter und senden Sie sie an Ihren Kunden
- Um Ihre Rechnung herunterzuladen, klicken Sie in Ihrer Rechnung auf das Menü und wählen Sie die gewünschte Rechnungsvorlage aus:
- Sobald die Rechnung erstellt wurde, ist das Briefumschlag-Symbol neben dem Dokument nicht mehr ausgegraut. Sie können die Rechnung direkt per E-Mail an Ihren Kunden senden, indem Sie den entsprechenden Kontakt und die gewünschte E-Mail-Vorlage auswählen:
Die grüne Markierung auf dem Umschlag zeigt Ihnen an, dass die E-Mail erfolgreich versendet wurde. Sie können darauf klicken, um weitere Informationen zu erhalten:
Es besteht die Option, dass Ihnen zwei E-Mail-Adressen zur Auswahl stehen. Standardmäßig ist die E-Mail-Adresse aus dem Unternehmensprofil ausgewählt (oder die Adresse des Lernenden, wenn es sich um eine Privatperson oder einen Selbstständigen handelt). Wenn ein Kontakt in Ihrem Unternehmen die Kennzeichnung „Hauptkontakt Finanzen“ trägt, wird standardmäßig dessen Adresse ausgewählt, wie in diesem Video zu sehen ist.
Weitere Informationen zu den Unternehmenskontakten und den anzugebenden Labels: Wie fügt man Kontakte zu einem Unternehmensprofil hinzu?
3. Automatische Mahnung von Rechnungen aktivieren
- Um die Funktion zum automatischen Mahnversand für ausstehende Rechnungen zu aktivieren, gehen Sie über Ihr Profil oben rechts auf dem Bildschirm zu „Meine Organisation – Buchhaltung“:
- Wenn die automatische Mahnung von Rechnungen nach der Erstellung Ihrer Rechnung aktiviert wurde, müssen Sie lediglich die Finanzseite Ihrer Sitzung aktualisieren und die Mahnung für die betreffende Rechnung aktivieren:
- Ihre Rechnung wird erneut versandt, falls der zu zahlende Gesamtbetrag nicht erreicht wird. Die Rechnung im PDF-Format wird automatisch in die versandte E-Mail eingefügt.
- Wenn Sie die Funktion „Automatische Mahnung für ausstehende Rechnungen“ in den Einstellungen Ihrer Organisation deaktivieren, werden alle konfigurierten Mahnungen deaktiviert.
Die automatische Mahnung folgt derselben Logik wie die Auswahl des Rechnungsempfängers beim Versand per E-Mail:
Empfänger (Unternehmen): Vorrangig der Hauptansprechpartner in der Finanzabteilung, andernfalls die allgemeine E-Mail-Adresse des Unternehmens, falls es keinen solchen Ansprechpartner gibt.
Empfänger (Privatperson/Selbstständiger): Der Ansprechpartner des Lernenden.
Diese Funktion ist bei einer Forderungsabtretung nicht verfügbar. Wenn der Rechnungsempfänger der Ansprechpartner des externen Geldgebers ist, muss die Mahnung manuell durchgeführt werden.
Die Tabelle mit den Parametern der Automatisierungen:
Auf der Registerkarte „Konfiguration“ > „Automatisierung“ finden Sie die Einstellungen für Ihre Mahnungen:
4. Welche Rechnungen kommen für die automatische Mahnung nicht in Frage?
Nicht betroffene Rechnungen sind:
bezahlte Rechnungen (sobald das Kennzeichen „Gesamtbetrag bezahlt“ grün wird, wird die automatische Mahnung für diese Rechnung deaktiviert)
nicht erstellte Rechnungen (vergessen Sie nicht, Ihr Dokument zu erstellen, sobald die Rechnung angelegt ist)
Rechnungen im Entwurfsstatus
Gutschriften
Rechnungen, denen eine Gegenbuchung zugeordnet ist
5. Rechnungsvorlage und Mahn-E-Mail anpassen
- Sie haben die Möglichkeit, Ihre Rechnungsvorlage unter „Konfiguration“ – „Dokumentvorlagen“ und anschließend im Bereich „Rechnungen und Angebote“ für die Rechnungsvorlage anzupassen:
Wenn Sie auf „Rechnung“ klicken, öffnet sich ein Editor, in dem Sie die Dokumentvorlage nach Belieben bearbeiten können! Wenn Sie fertig sind, denken Sie bitte daran, oben links auf die Schaltfläche „Speichern“ zu klicken.
- Um die E-Mail-Vorlage für automatische Mahnungen zu ausstehenden Rechnungen zu bearbeiten, gehen Sie bitte auf die Registerkarte „Konfiguration – E-Mail-Vorlagen“:
Wenn Sie auf „Mahnung von Rechnungen“ klicken, öffnet sich ein Editor, in dem Sie die Dokumentvorlage nach Belieben bearbeiten können! Wenn Sie fertig sind, denken Sie bitte daran, oben links auf die Schaltfläche „Speichern“ zu klicken.
Um Ihre Dokument- oder E-Mail-Vorlagen anzupassen, empfehlen wir Ihnen folgende Ressourcen:
Anpassen Ihrer Dokumentvorlagen: Dokumentvorlagen: Wie können Sie Ihre Dokumente mithilfe von Platzhaltern anpassen?
Passen Sie Ihre E-Mail-Vorlagen an: Wie passen Sie Ihre E-Mail-Vorlagen an?
6. Eine Zahlung eingeben
Wenn der eingegangene Zahlungsbetrag nicht mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmt, bleibt die Anzeige grau:
Wenn der eingegangene Zahlungsbetrag dem Rechnungsbetrag entspricht, wechselt die Anzeige auf grün:
Ist hingegen nach Ablauf des Fälligkeitsdatums keine Zahlung vermerkt, zeigt der Indikator „Überfällig“ an.
7. Rechnungen, die keinem Kunden zugeordnet sind
Achtung: Jede Rechnung ist mit einem Kunden verknüpft
Wenn ein Kunde aus einer Sitzung entfernt wird, wird die zuvor erstellte Rechnung in den Bereich „Weitere“ auf der Registerkarte „Finanzen“ verschoben:
Jetzt sind Sie dran! 🚀