Die Verwaltung Ihrer Einladungen erfolgt im Bereich „Verwaltung > Einladungen“ in der Navigationsleiste Ihrer Sitzung.
Wie bei allen Dokumenten müssen Einladungen zunächst generiert werden, bevor sie heruntergeladen oder versendet werden können.
1. Automatischer Versand durch Digiforma
Um Einladungen automatisch zu versenden, aktivieren Sie die Option „Aktiviere den automatischen Versand von Einladungen an Lernende“ und legen die Anzahl der Tage vor Beginn der Schulung fest, an denen die Einladungen verschickt werden sollen.
Sie können dies individuell pro Sitzung jeweils bestimmen oder global für alle Ihre Sitzungen automatisieren.
Lesen Sie hier die Schritt-für-Schritt Anleitung einer individuellen Sitzung 👇🏻
Sie können für jede Sitzung die gewünschten Dokument- und E-Mail-Vorlagen auswählen, die an die Teilnehmenden gesendet werden.
Im Tab „Verwaltung > Einladungen“ Ihrer Sitzung können Sie über ein Dropdown-Menü das gewünschte Dokument auswählen, das allen Teilnehmenden zugesendet wird.
💡 Hinweis: Die Einladungen werden morgens nach Berliner/ Pariser Zeit verschickt (UCT+1).
Sobald die Automatisierung aktiviert ist, finden Sie im Tab „Verfolgung > E-Mails > Geplante E-Mails“ die Übersicht zu den geplanten Einladungen.
⚠️ Damit der Versand funktioniert und Sie die Email auch in den geplanten Emails einsehen können, muss sich Ihre Sitzung im Bereich „Alle meine Sitzungen“ in der Spalte „Geplant“ oder „Abgeschlossen“ befinden.
Sie können dies auch unter den Terminen in den Konfigurationen abändern:
Die Einladungen werden auf Basis des Datums des ersten Moduls verschickt, an dem eine Person teilnimmt. Änderungen an Modulen (z. B. Termine oder Preise) werden automatisch berücksichtigt.
Liegt das geplante Versanddatum in der Vergangenheit, erfolgt kein Versand (keine Rückwirkung).
Im Tab „Verfolgung > E-Mails“ wird die Versandübersicht entsprechend aktualisiert. Im Reiter Historie können Sie versendete Emails einsehen:
Im Tab Historie der Email-Nachverfolgung können Sie ebenfalls den Status des Emailversands einsehen.
Empfangen → Mail zugestellt.
Empfangen und geöffnet → Mail zugestellt und geöffnet.
Empfang nicht möglich → Mail konnte nicht zugestellt werden (falsche Adresse, Postfach voll, Server blockiert).
Auch im Tab „Fortschritt“ können Sie nachvollziehen, ob die Automatisierung aktiviert ist.
1.1 Automatisierung für alle Sitzungen aktivieren
Alternativ können Sie auch für alle Ihre Sitzungen standardmäßig die Automatisierung aktivieren.
Gehen Sie dafür im Menü auf „Konfiguration > Automatisierungen“:
Diese Einstellung gilt für alle zukünftigen Sitzungen (keine Rückwirkung auf bereits erstellte Sitzungen).
2. Alle Einladungen generieren
Um sämtliche Einladungen für Ihre Teilnehmenden auf einmal zu erstellen, klicken Sie auf „Einladungen als Zip generieren“. Anschließend können Sie die gewünschte Vorlage sowie das Format (.pdf oder .doc) auswählen.
3. Einladung für eine einzelne Person generieren
Wenn Sie nur für eine bestimmte Person eine Einladung generieren möchten, klicken Sie in der betreffenden Zeile auf „Einladung generieren“.
4. Einladungen aktualisieren
Nach der Generierung werden Datum und Uhrzeit auf der entsprechenden Zeile angezeigt.
Über das Menü mit den drei Punkten können Sie eine Einladung erneut generieren, beispielsweise um:
Änderungen an Sitzungsdaten zu berücksichtigen,
eine andere Dokumentvorlage zu verwenden.
5. Einladungen herunterladen und per E-Mail versenden
Sobald die Einladungen generiert wurde, werden die Email-Buttons Versenden aktiv:
Sie können die Einladungen:
herunterladen, um sie selbst weiterzuleiten, oder
direkt aus Digiforma per E-Mail versenden.
Nach einem Klick auf „Per E-Mail senden“ wird die Einladung automatisch als Anhang hinzugefügt.
Sie können die gewünschte E-Mail-Vorlage auswählen und entscheiden, ob Sie:
die E-Mail direkt versenden,
sich einen Test zusenden lassen oder
den Versand zu einem späteren Zeitpunkt planen.
Vor dem Versand haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die E-Mail anzupassen.
5.1 Versand mehrerer Einladungen (Zip-Datei)
Wenn Sie alle Einladungen auf einmal generieren, können Sie diese gesammelt an alle Teilnehmenden versenden, die über eine hinterlegte E-Mail-Adresse verfügen.
Einzelne Personen können Sie dabei abwählen. Jede Person erhält die eigene Einladung als E-Mail-Anhang.
Ist bei einer Person keine E-Mail-Adresse hinterlegt, erscheint eine Warnmeldung und der Versand ist nicht möglich.
5.2 Status von Versand von Einladungen
Wurde eine Einladung bereits versendet, erscheint ein grüner Punkt beim Mail-Symbol. Durch einen Klick sehen Sie Datum und Uhrzeit des Versands.
