Die Kommunikation mit externen Geldgebern und deren Sachbearbeitern spielt eine zentrale Rolle in der Arbeit vieler Bildungsträger. Sei es mit Jobcentern, der Agentur für Arbeit oder anderen fördernden Institutionen – eine effiziente und nachvollziehbare Kommunikation ist notwendig, um eine reibungslose Abwicklung von Fördermitteln, Schulungen und administrativen Prozessen zu gewährleisten.
Digiforma hat mit der neuen Funktion zur Verwaltung und Kommunikation mit externen Geldgebern und Sachbearbeitern einen entscheidenden Schritt gemacht, um diese Kommunikation zu erleichtern und effizienter zu gestalten.
Um den administrativen Aufwand zu reduzieren und eine reibungslose Abwicklung zu gewährleisten, können Sie mit dieser neuen Funktion Sachbearbeiter direkt mit Maßnahmenempfängern verknüpfen und relevante Dokumente gezielt versenden – automatisiert und ohne unnötige Zwischenschritte. Lernen Sie hier wie es geht 👇🏻
In diesem Artikel erfahren Sie:
✅ Welche Dokumente an externe Geldgeber und welche an Maßnahmenempfänger gehen (im Falle von AZAV-Trägern)
✅ Wie Sie externe Geldgeber in Digiforma hinterlegen können.
✅ Wie Sie spezifische Sachbearbeiter mit Maßnahmenempfängern verknüpfen.
✅ Wie Sie gezielt E-Mails und Dokumente an die jeweiligen Empfänger versenden.
Warum ist die Kommunikation mit externen Geldgebern und Sachbearbeitern wichtig?
Bildungsträger stehen in ständigem Austausch mit externen Geldgebern, die die Finanzierung von Weiterbildungsmaßnahmen sicherstellen. Dies umfasst Institutionen wie Jobcenter, die Agentur für Arbeit oder andere öffentliche und private Förderorganisationen. Für eine korrekte Abwicklung der Fördermittel und eine erfolgreiche Umsetzung der Trainingsprogramme ist es unerlässlich, dass sowohl der Bildungsträger als auch die Geldgeber und Sachbearbeiter immer auf dem gleichen Stand sind.
Hier sind einige Gründe, warum die Kommunikation mit externen Geldgebern und Sachbearbeitern von großer Bedeutung ist:
Sicherstellung der Fördermittel: Eine regelmäßige und transparente Kommunikation hilft, Missverständnisse bei der Mittelverwendung zu vermeiden und die Auszahlung von Fördermitteln rechtzeitig zu erhalten.
Verwaltung und Nachverfolgung von Teilnehmern: Bildungsträger müssen sicherstellen, dass die richtigen Teilnehmer zu den richtigen Förderprogrammen zugewiesen werden. Eine enge Zusammenarbeit mit Sachbearbeitern erleichtert diese Aufgabe.
Effiziente Dokumentation: Die Kommunikation ermöglicht eine klare und nachvollziehbare Dokumentation, die bei späteren Prüfungen oder Audits erforderlich ist.
Schnelle Problemlösungen: Bei Problemen oder Unklarheiten können Sachbearbeiter als direkte Ansprechpartner fungieren, um Lösungen schnell zu finden und umzusetzen.
Dokumentenklassifizierung: Wer erhält welche Unterlagen?
Im Falle von AZAV-zertifizierten Bildungsträgern ist es besonders wichtig, die Dokumente korrekt zuzuordnen, da die Agentur für Arbeit und die Maßnahmenempfänger spezifische Informationen benötigen.
Um Missverständnisse zu vermeiden und eine ordnungsgemäße Verwaltung der Fördermittel zu gewährleisten, müssen die Dokumente präzise den richtigen Empfängern zugewiesen werden. Die folgende Tabelle* bietet eine klare Übersicht darüber, welche Unterlagen an die Agentur für Arbeit (oder einen zuständigen Sachbearbeiter) und welche an die Teilnehmer gesendet werden:
*Diese Übersicht dient lediglich zur Orientierung und ersetzt nicht die eigene Recherche, da die spezifischen Anforderungen je nach Förderprogramm und Region variieren können.
Dokumententyp | Empfänger: Sachbearbeiter | Empfänger: Maßnahmenempfänger |
Anmeldebestätigung | ❌ | ✅ |
Anmeldeformular | ✅ | ❌ |
Teilnahme- & Abschlussbescheinigung | ✅ | ✅ |
Rechnung (Förderung) | ✅ | ❌ |
Austritts- oder Nichtantrittsmeldung | ✅ | ❌ |
Lehrgangsplan | ❌ | ✅ |
Abschlusszertifikat | ❌ | ✅ |
Ergebnisbogen | ✅ | ❌ |
Schritt 1: Externe Geldgeber in Digiforma hinterlegen
Damit ein Lernender dem richtigen externen Geldgeber (bspw. einem Sachbearbeiter der Agentur für Arbeit) später in der Bildungsmaßnahme zugeordnet werden kann, muss dieser im ersten Schritt in Digiforma erfasst werden.
Öffnen Sie das Datenblatt in Digiforma.
Wechsle zur Subpage „Externe Geldgeber“.
Legen Sie einen „Externen Geldgeber" an (bspw. die Agentur für Arbeit Neuköln)
Füge Sie die entsprechenden Kontakte des externen Geldgebers hinzu (e.g. der Sachbearbeiter der Agentur für Arbeit in Neuköln mit dem Sie später den Teilnehmer verknüpfen)
💡 Tipp: In Digiforma können Sie eine unbegrenzte Anzahl externer Geldgeber hinterlegen. Eine sinnvolle Möglichkeit zur besseren Übersicht ist die Erfassung nach geografischen Kriterien, z. B. nach Regionen, Bundesländern oder Standorten. So lassen sich Sachbearbeiter und Maßnahmen noch gezielter zuordnen und verwalten.
Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, kann Digiforma gezielt Sachbearbeiter als Kontaktpersonen hinzufügen, um die Kommunikation weiter zu personalisieren und effizienter zu gestalten.
Schritt 2: Externe Geldgeber in Digiforma hinterlegen
Nachdem Sie den externen Geldgeber und den entsprechenden Sachbearbeiter in Digiforma hinterlegt haben, können Sie den Teilnehmer in einer Sitzung mit dem richtigen Sachbearbeiter verknüpfen.
Sitzung erstellen: Erstellen Sie wie gewohnt eine neue Sitzung oder wählen Sie eine bereits existierende Sitzung aus.
Teilnehmer hinzufügen: Klicken Sie auf „Teilnehmer hinzufügen“ und wählen Sie den gewünschten Lernenden aus der Liste.
In diesem Schritt können Sie nun auch die Sachbearbeiter zuweisen:
Wählen Sie den zuvor hinterlegten externen Geldgeber aus (z. B. Agentur für Arbeit Neukölln) und verknüpfen Sie den Teilnehmer direkt mit dem zuständigen Sachbearbeiter, den Sie ebenfalls zuvor hinzugefügt haben.
Speichern und abschließen: Speichern Sie die Sitzung und die Zuordnungen. Der Teilnehmer ist nun erfolgreich mit dem Sachbearbeiter des externen Geldgebers verknüpft.
Schritt 3: Kommunikation mit den externen Geldgebern
Nachdem Sie den externen Geldgeber und den Sachbearbeiter zu einem Teilnehmer in einer Sitzung zugewiesen haben, können Sie nun direkt mit den externen Geldgebern kommunizieren, wenn Sie Dokumente erstellen und verschicken. Dies erleichtert den Informationsaustausch und sorgt dafür, dass alle relevanten Parteien in den Prozess einbezogen werden.
1. Dokumente erstellen und verschicken:
Wenn Sie in Digiforma Dokumente erstellen und diese über die App verschicken, können Sie nun unter dem Abschnitt „Absender“ auswählen, ob das Dokument an den Teilnehmer, den Sachbearbeiter oder beide gesendet werden soll.
⚠️ Standardmäßig richtet sich die in Digiforma hinterlegten E-Mail-Vorlage meist an den Teilnehmer. Um sicherzustellen, dass die korrekte Anrede gewählt wird bearbeiten Sie die Emails entweder im Dokumenten-Editor (Konfiguration > Email Templates) oder direkt für die spezifische Emails mit den zur Verfügung stehenden Tags.
Hier können Sie Email-Vorlagen direkt durch Tags ergänzen oder bearbeiten:
Pro-Tipp: E-Mail-Funktion im Nachverfolgungsbereich mit allen Sachbearbeitern
Eine besonders hilfreiche Funktion finden Sie im Nachverfolgungstab von Digiforma. Dort haben Sie die Möglichkeit, gezielt mit allen Sachbearbeitern eines Kurses zu kommunizieren.
Wenn Sie beispielsweise mit mehreren Sachbearbeitern allgemeine Informationen zu einer Maßnahme teilen möchten, können Sie dies mit einem Klick im Bereich „E-Mail an externe Geldgeber“ tun. So können Sie Informationen gesamtheitlich an alle relevanten Sachbearbeiter eines Kurses weitergeben, ohne jedes Mal einzelne Personen auswählen zu müssen.
Das war es auch schon! Wir hoffen, dass diese Übersicht zur Kommunikation mit externen Geldgebern und Sachbearbeitern in Digiforma Ihnen weiterhilft und den Verwaltungsprozess erleichtert.
Wir sehen uns in Digiforma 👋🏻!