Qu'est-ce que la subrogation de paiement ?
Lorsqu’une entreprise demande la prise en charge d’une formation auprès de son OPCO, ce dernier a la possibilité d’accepter le dossier avec subrogation de paiement. Dans ce cas, l’organisme de formation facturera directement l’OPCO.
Subrogation de paiement : oui ou non ?
Oui si vous facturez le financeur directement. Digiforma distinguera le destinataire des factures.
Non si le client se fait rembourser de son côté par le financeur. Dans ce cas, il n'est pas obligatoire d'indiquer les renseignements de contact du financeur externe.
Si vous êtes dans le cas d'une subrogation de paiement, vous devrez généralement envoyer la convention de formation ainsi qu'une évaluation qualité au financeur externe.
Étapes de configuration et de gestion de la subrogation
1. Ajouter un financeur externe dans les Données Digiforma
Rendez-vous dans l'onglet Données > Financeurs externes.
Cliquez sur Ajouter un financeur.
Précisez le Type auquel il se rattache (s'il s'agit d'un OPCO ou d'un financeur d'un autre type).
En cas de subrogation de paiement, chaque type de financeur impactera une ligne différente du BPF dans vos sessions.
2. Associer un financeur à un client dans une session de formation
Rendez-vous sur la page Configuration > Apprenants de votre session de formation.
Pour le client de votre choix, cliquez sur le menu à droite de votre écran, puis cliquez sur Modifier le client.
Renseignez le financeur externe dans la page de financement du client (utilisez l'auto-complétion Digiforma pour le retrouver).
Renseignez le contact du financeur externe (ce qui permettra d'envoyer les documents)
Renseignez le montant de subrogation
Cochez la case "Subrogation de paiement" (laissez vide s'il ne s'agit pas d'une subrogation de paiement)
Renseignez le reste des informations nécessaires
Enregistrez
Financement partiel : Si le financement externe est inférieur au prix final pour l'apprenant, renseignez directement le montant financé dans le champ Montant.
Financement à 100% : Si la prise en charge du financeur couvre 100% des frais, vous pouvez laisser le champ Montant vide.
3. Renseigner le contact du financeur externe
Depuis le menu Données > Financeurs
Cliquez sur le financeur externe souhaité
Allez sur l'onglet "Contact"
Renseignez les informations du contact financeur externe (mail obligatoire pour envoyer les documents via Digiforma)
Une fois le contact du financeur externe vous pourrez l'associer sur la session de formation (cf. partie précédente).
4. Envoyer des mails libres au contact financeur
Rendez-vous sur l'onglet Suivi > Emails de votre session de formation.
Cliquez sur Financeurs externes sous le menu.
Sélectionnez le contact du financeur externe concerné.
Sélectionnez le modèle d'email souhaité parmi la catégorie Autres emails financeurs externes.
Il est également possible de planifier automatiquement l'envoi de cet email.
5. Envoyer la convention signée au contact financeur
Rendez-vous à l'onglet Gestion > Convention de votre session de formation.
Une fois votre convention signée, cliquez sur l'icône enveloppe à côté du client concerné.
Cliquez sur Sélection de destinataires.
Choisissez le contact du financeur externe.
L'envoi de la convention signée est possible si vous disposez de l'option payante signature électronique. Vous pouvez tout de même envoyer la convention sans signature au contact financeur via cet onglet.
6. Diffuser votre évaluation qualité au financeur externe
Rendez-vous à l'onglet Gestion > Évaluations de votre session de formation.
Retrouvez la section Questionnaire pour les financeurs et les commanditaires.
Ajoutez votre modèle d'évaluation.
Cliquez sur Envoyer un lien aux financeurs.
Cliquez sur Sélection de financeurs, puis choisissez votre contact financeur externe.
7. Créer des modèles de convention tripartite en cas de subrogation
Rendez-vous dans le Menu Configuration > Modèles de documents > Documents pour les clients.
Vérifiez ou personnalisez votre modèle de convention.
Le modèle par défaut Digiforma utilise la condition suivante : "Si... [subrogation] Alors... [Avec le financeur]". Ce tableau fait figurer automatiquement le financeur externe associé au client si la case Subrogation de paiement est cochée.
Impact de la subrogation de paiement sur le BPF
En cas de subrogation de paiement, le montant du financement s'ajoutera sur la ligne correspondante du cadre C : Origine des produits de l'organisme. Les financements OPCO impacteront spécifiquement la ligne C2.
Faire apparaître le financeur externe sur votre facture
1. Paramétrer le modèle de facture
Depuis votre modèle de document de facture (Menu Configuration > Modèles de document), utilisez la balise Destinataire.
Pour personnaliser le modèle avec un tableau conditionnel (Si... Alors...) afin que le nom du client associé apparaisse comme dans cet exemple :
2. Créer la facture à destination du financeur externe et l'envoyer
Lors d'une subrogation de paiement, il est nécessaire d'envoyer la facture directement au client.
Pour la créer :
Depuis l'onglet Suivi > Finances de la session
Cliquez sur "Nouvelle facture" sur la ligne du client
Une facture du montant de la subrogation sera associé au financeur externe
Créez la facture (le destinataire sera automatiquement le financeur externe)
Une fois la facture finalisée, vous pouvez l'envoyer au contact du financeur externe :
Cliquez sur l'icône enveloppe à côté de la facture
Sélectionnez le contact financeur (coché par défaut)
Envoyez le mail et la facture associée
Seuls les financeurs externes en subrogation peuvent être facturés directement. La facturation directe n'est pas proposée si votre financeur externe n'est pas en subrogation (la facturation s'effectue alors auprès de votre client).