Beim Hinzufügen eines Unternehmensprofils in Digiforma bietet die Software die Möglichkeit, mehrere Kontakte zu erfassen. So können Sie während Ihrer Schulung mit diesen unterschiedlichen Kontakten interagieren. Aber wie behält man den Überblick? Hier eine kurze Anleitung:
Unternehmenskontakte hinzufügen
Um einen neuen Kontakt zu einem Unternehmensprofil hinzuzufügen, gehen Sie in Ihrem Menü auf Daten > Unternehmen. Klicken Sie auf das gewünschte Unternehmen und dann auf den Reiter Kontakt > +Kontakt hinzufügen.
Anschließend brauchen Sie nur noch die entsprechenden Informationen auszufüllen, vergessen Sie dabei nicht, eine E-Mail-Adresse einzugeben und das Label zuzuweisen.
Die verschiedenen Arten von Unternehmenskontakten
Sie können beliebig viele Kontakte in Ihrem Unternehmensprofil hinzufügen.
Um Ihre verschiedenen Ansprechpartner zu organisieren, haben wir Labels erstellt. Sie können einem Kontakt mehrere Labels zuweisen und dasselbe Label an so viele Kontakte vergeben, wie Sie möchten! 🎉
Was bedeuten die verschiedenen Labels?
Kontakt „gesetzlicher Vertreter“: Dieses Label ist dem gesetzlichen Vertreter Ihres Kunden zuzuweisen. Diese Kontaktdaten werden genutzt, wenn Sie in Ihren Dokumentvorlagen Platzhalter für den gesetzlichen Vertreter verwenden. In Ihren Schulungen können Sie ihm die Sitzungsunterlagen (Angebote und Verträge) zusenden. Falls Sie die Funktion der elektronischen Signatur haben, können Sie einen der Kontakte mit dem Label „Kontakt gesetzlicher Vertreter“ als Empfänger für die zu unterzeichnenden Dokumente auswählen.
💡 Tipp: In Ihrem Reiter Daten - Unternehmen können Sie Spalten hinzufügen, um bestimmte Informationen schneller einzusehen. Beispielsweise können Sie Spalten für gesetzliche Vertreter hinzufügen.
Hauptkontakt für die Sitzung: Dies entspricht der Person, die für die Nachverfolgung der Sitzung verantwortlich ist, also der Person, mit der Sie hauptsächlich im Rahmen Ihrer Schulungssitzungen kommunizieren werden. Sie können dieser Person die Schulungsunterlagen (Angebote und Vereinbarungen) zusenden. Diese Person kann auch die Empfängerin oder der Empfänger der Bewertungen von Verantwortlichen sein. Ebenso können Sie die Spalten mit dem Hauptkontakt für die Schulung auswählen, um diese Informationen leichter zu finden.
Hauptkontakt für Finanzen: Dies ist beispielsweise die Buchhaltung. Dabei handelt es sich um die Kontaktperson, an die Sie die Rechnungen für die Schulungssitzungen direkt senden können.
💡 Mit dem kleinen "➕" in Ihrem Tab Daten - Unternehmen haben Sie die Möglichkeit, Spalten hinzuzufügen, um bestimmte Informationen schnell einzusehen. Insbesondere können Sie Spalten hinzufügen, die mit dem/den Hauptkontakt(en) für die Schulung verknüpft sind.
Hauptkontakt für Finanzen: Dies entspricht beispielsweise dem Buchhalter. An diesen Kontakt oder diese Kontakte können die Rechnungen direkt gesendet werden.
Was passiert, wenn ich kein Label angebe?
Alle Ihre Dokumente werden an die E-Mail-Adresse gesendet, die als E-Mail des Unternehmens angegeben ist. Beachten Sie jedoch, dass die Platzhalter, die sich auf den gesetzlichen Vertreter Ihres Kunden beziehen, in Ihren Dokumenten nicht ausgefüllt werden.
Einen Kontakt löschen
Um einen Kontakt zu löschen, klicken Sie einfach auf das Papierkorbsymbol.
Falls Sie den Kontakt doch behalten möchten, klicken Sie auf den Pfeil, der das Papierkorbsymbol ersetzt hat 👇.
