Digiforma vous permet d'ajouter des champs personnalisés à vos fiches client, entreprise, apprenant, financeur ou lieu de formation dans votre base de données.

Cette fonctionnalité vous permet ainsi :

Prenons l’exemple d’un besoin d'un organisme, qui dispense des apprentissages et dont le besoin est de renseigner un maître d’apprentissage par apprenant. Depuis le menu Données, cliquez sur la base de données souhaitée (dans ce cas, Apprenants) et ensuite sur Champs personnalisés :

Je peux ainsi ajouter un nouveau champ et renseigner les différentes rubriques du champ : 

On retrouve :

Après avoir enregistré, je retrouve mon nouveau champ dans la section "Champs personnalisés" de ma fiche apprenant :

Pour choisir l'ordre dans lequel vos champs apparaitront dans vos fiches ou sur vos pré-inscriptions, il vous faut cliquer sur la flèche qui se trouve à gauche du champ et effectuer un glissé/déposé :

Une fois le champ créé, vous pouvez l'utiliser en tant que balise dans vos modèles de documents. Si le champ a été créé depuis la base de données apprenants, la balise sera disponible dans les documents concernant les apprenants, comme dans la convocation par exemple (et ainsi pour les champs créés depuis une fiche entreprise, intervenant ou financeur).

Vous pouvez utiliser la barre de recherche à droite de l'éditeur afin de la retrouver plus facilement et ensuite la glisser et la déposer dans le document comme d'habitude :

👉 Pour plus de détails concernant la personnalisation de vos modèles de documents, nous vous conseillons cet article !

Une fois les champs créés, vous verrez la section "Champs personnalisés" apparaitre dans la configuration du formulaire de la page de préinscription publique de vos sessions de formation.

Vous pourrez cocher la case correspondante afin que le champ soit visible sur le formulaire. Également vous disposez d'une case "Obligatoire" si vous souhaitez que cette information soit nécessaire pour enregistrer la préinscription :

💡 Note : si vous avez marqué ce champ comme étant obligatoire lors de sa création, il sera marqué comme obligatoire par défaut au sein de cette section.

👉 Pour plus de détails concernant le paramétrage de votre formulaire de préinscription publique, nous vous conseillons cet article !

De même que pour les préinscriptions publiques, la section "Champs personnalisés" apparaitra aussi pour la configuration de vos préinscriptions via le catalogue en ligne. Cela vous permettra de récupérer de plus amples informations dès la phase de prospection. 

Les champs personnalisés seront également disponibles dans vos rapports d’activité, sous forme de colonnes, afin de vous aider à réaliser une analyse complète de votre activité. 

De même que pour les balises dans les modèles de documents, les champs créés se retrouveront dans la vue qui correspond à la fiche dans laquelle le champ a été créé. Ainsi si le champs a été créé dans une fiche apprenant, on le retrouvera dans la vue "Apprenant" en cliquant sur "Choisir les colonnes" depuis le Rapport d'activité par Apprenants :

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👉 Pour plus de détails concernant l'utilisation des rapports d'activités, nous vous conseillons cet article !

Si vous souhaitez importer une information liée à un champ personnalisé en masse pour toutes les fiches de l'une de vos bases de données (apprenants, entreprise ou intervenant), c'est tout à fait possible !
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Afin que Digiforma puisse importer les informations, il faudra télécharger la matrice Excel disponible dans l'onglet Données, en cliquant sur Importer :

Il faudra ensuite copier l'intitulé du champ personnalisé et le coller en tant que colonne à la fin des colonnes présentes par défaut dans le fichier Excel. Cela créera une nouvelle colonne correspondant au nouveau champ.

Ensuite, importez votre fichier Excel avec les informations renseignées et votre base de données disposera directement de ce champ personnalisé :

👉 Pour plus de précisions concernant l'import Excel de vos bases de données, nous vous conseillons cet article et pour la mise à jour de vos bases de données ce sera plutôt cet article.