Grâce à sa fonctionnalité d’import de données, Digiforma vous permet d’importer facilement vos bases de données apprenants via un fichier Excel (matrice). Ainsi, vous pourrez centraliser l’ensemble de vos données sur votre compte en vue d’une utilisation optimale du logiciel.

Pour cela, vous devez vous rendre au sein de votre menu "Données > Apprenants", cliquez sur l’option "Importer" puis sur le lien hypertexte contenant le tableau Excel :

De cette manière, vous serez redirigé vers une nouvelle page depuis laquelle vous pourrez télécharger la matrice spécialement conçue pour l’import des données de vos apprenants.

Ce fichier excel vous servira de base pour le transfert de vos données apprenants. Il se présente comme suit👇 :

Une fois la matrice d'import téléchargée, vous devrez y insérer l'ensemble de vos données sans modifier l'ordre et le titre des colonnes en les copiant / collant. Toutefois, il ne sera pas nécessaire de remplir toutes les colonnes de la matrice pour que l’import fonctionne.

Il faut noter que la couleur jaune indique le caractère obligatoire de certaines colonnes. En ce qui concerne les données Apprenants, il s’agit des colonnes : "NOM" et "PRENOM". Cela veut dire qu'il est impératif d'y inscrire des données, faute de quoi, l’import ne sera pas en mesure d’aboutir.

Aussi, les colonnes "EMAIL" et "CODE INTERNE" ne doivent comporter que des valeurs uniques.

Pour la bonne réussite de votre import, assurez-vous que lesdites colonnes soient correctement renseignées !

Après avoir renseigné les informations relatives à vos apprenants sur votre matrice conformément aux consignes, vous pourrez retourner sur votre compte Digiforma pour continuer l'opération. Depuis la page "Importer ou mettre à jour ses données apprenants", vous devrez sélectionner l'option "IMPORTER UN FICHIER.XLSX" qui vous dirigera vers votre stockage. Ainsi, vous pourrez sélectionner la matrice d'import complétée des données des apprenants que vous souhaitez ajouter sur votre espace Digiforma.

Pour marquer la réussite de votre action, un message de succès précisant le nombre d'apprenants importés s'affichera automatiquement à la fin de l'opération.

De plus, sachez qu'en dehors des balises disponibles (noms, prénoms, emails, statuts, adresses etc...) sur Digiforma pour remplir votre base de données apprenants, vous avez la possibilité de créer des champs personnalisés pour compléter de manière précise votre base de données.

Afin de préserver la cohérence de votre base et de permettre un usage adapté de vos données. Ces différents champs pourront ainsi être pris en compte lors de vos imports. Pour cela, vous devez veiller à insérer au sein de votre matrice une colonne dont le nom sera tout simplement identique à celui du/des champ(s) personnalisé(s) que vous avez créé(s).

Lors de la création de ces champs spécifiques, nous vous invitons à porter une attention particulière à la mention « Obligatoire » 👇

En effet, si vous cochez cette option, l’ensemble des lignes correspondantes à la colonne de votre champ personnalisé devront être remplies sur votre matrice d’import. Le cas échéant, l’import ne pourra pas s’effectuer.

En revanche, si vous la laissez décochée, en cas d’absence de données au sein des lignes de cette colonne, cela ne représentera pas un obstacle à la réalisation de votre import.

Les règles à suivre :

NB : Pensez également à vérifier que votre fichier ne contient pas de doublon pour limiter les erreurs et garantir la fiabilité de vos données.

Le logiciel vous aidera à détecter automatiquement les erreurs à l'origine d'un éventuel échec de votre tentative d'import. Ainsi, vous identifierez plus facilement les corrections à apporter. Cela peut se présenter dans les cas de figure suivants :

⌛️ N’attendez plus, vous pouvez dès à présent créer une session afin d’y intégrer vos apprenants nouvellement importés !