Le logiciel Digiforma vous permet de générer, envoyer et imprimer un certain nombre de documents administratifs. Si vous pouvez bien sûr tous les personnaliser, nous vous proposons des modèles par défaut conçus en collaboration avec un cabinet d'avocats, qui suivent les directives de la DREETS.
Ces modèles sont entièrement personnalisables et se situent dans le menu Configuration > Modèles de Documents.
Règlement intérieur et CGV
Ces documents définissent le cadre légal et commercial de vos formations.
Utilisation des documents
Le règlement intérieur et les conditions générales de vente (CGV) peuvent être partagés sur plusieurs supports :
En annexe d'une convention, d'un devis ou de tout autre document.
Sur l'espace extranet des apprenants.
Dans votre catalogue en ligne.
ℹ️ Source des données : Les balises HTML de ces modèles récupèrent les informations configurées dans la rubrique Profil > Mon Organisme.
⚠️ Obligation légale : Le règlement intérieur doit être établi par l’organisme de formation dans les trois mois qui suivent le début de son activité. Il doit être adapté aux spécificités de votre société.
Programmes
Ce modèle permet de personnaliser la mise en page de vos programmes de formation pour une impression (formats DOC, PDF) ou pour un partage sur l'extranet de l'apprenant.
Source et recommandations
Source des données : Les balises HTML reprennent les informations saisies dans le menu Bibliothèque > Programmes.
Conseil d'utilisation : Modifiez uniquement la forme et la structure globale dans ce modèle. Le contenu pédagogique numérique doit être complété directement dans le menu Bibliothèque > Programmes pour optimiser sa diffusion.
Documents pour les clients
Ces documents sont générés depuis le menu Gestion > Convention de votre session de formation.
Types de documents clients
Convention d'Entreprise, Contrat Particulier et Contrat VAE : Générés automatiquement selon la catégorie juridique de votre client.
Fichier de Programme et Politique de Confidentialité : Souvent utilisés en annexe, ils détaillent notamment les modalités de traitement des données personnelles.
ℹ️ Source des données : Les balises HTML dépendent des informations de la session de formation (page Apprenants/dates), de votre profil, et des fiches Apprenant ou Entreprise du client.
Factures et devis
Ces modèles sont essentiels pour afficher des mentions obligatoires ou spécifiques (dates limites ou modes de paiement particuliers).
Génération des documents
Devis : Se génèrent dans la partie Gestion > Apprenants ou depuis l'onglet Tunnel de vente de la section Gestion commerciale.
Factures : Se génèrent directement dans la partie Finance.
ℹ️ Source des données : Les balises HTML utilisent les données financières et logistiques complétées dans votre session de formation.
Documents pour l'intervenants
Cette catégorie regroupe les contrats et les bons de commande liés à vos formateurs et sous-traitants.
Contrat Cadre de Sous-traitance
Fixe les règles générales de la relation avec votre intervenant (obligations, propriété intellectuelle, RGPD).
Validité : Signé pour 1 an, avec reconduction tacite pour 2 années supplémentaires.
Génération : Se génère tout en bas de la fiche de votre intervenant, dans l'onglet Données > Intervenants. Il utilise les données de la fiche intervenant et de l'onglet Profil.
Convention d'Intervention
Équivalent d'un bon de commande pour une session de formation spécifique. Elle détaille les dates, lieux, programmes et tarifs.
Génération : Se génère et s'envoie depuis la page Configuration > Intervenants pour les profils ayant le statut "externe". Une nouvelle convention doit être signée pour chaque session.
Autres documents intervenants
Permet d'ajouter des pièces personnalisées. Génération possible via la partie "Autres documents pour Intervenant".
Documents pour les apprenants
Ces modèles centralisent le suivi administratif, l'assiduité et les certifications de vos apprenants.
Convocations et Émargements
Convocations : Personnalisent les informations d'accès à la formation. Génération dans l'onglet Convocation de la session.
Feuilles d'émargement : Destinées au format papier pour attester de la présence des apprenants. Génération dans l'onglet Émargements de la session.
Attestations et Certificats
Les documents suivants se génèrent tous dans l'onglet Suivi des apprenants de votre session de formation :
Certificats de réalisation de l'action de formation.
Attestations DPC.
Validations d'admissibilité VAE.
Attestations d'assiduité.
Autres documents apprenants
Vous pouvez ajouter vos propres modèles personnalisés. Ils se génèrent dans l'onglet Configuration > Apprenants, à droite du nom de l'apprenant.
Feuilles d'émargement
Ce modèle de feuille d'Émargement est spécifiquement destiné à être utilisé au format papier.
Usage et Génération
Usage : Il vous permet de faire signer les apprenants pour attester de leur présence aux différents modules.
Génération : Vous pouvez générer les différentes feuilles d'émargement dans l'onglet Émargements de votre session de formation.
Évaluations
Ce modèle permet de personnaliser la mise en page visuelle de vos questionnaires de formation pour l'impression (DOC, PDF).
⚠️ Important : Ce modèle modifie uniquement la forme graphique. Pour modifier les questions ou le fond de vos questionnaires, allez dans l'onglet Bibliothèque > Évaluations.
Micro-certifications
💰 Option payante : Cette fonctionnalité est disponible uniquement en option.
Ce modèle permet de délivrer une micro-certification aux couleurs de votre organisme de formation.
Génération : Téléchargeable depuis l'onglet Suivi des apprenants.
Source des données : Reprend automatiquement les informations complétées dans votre session de formation.