Digiforma vous offre la possibilité de mettre à jour l'ensemble de vos données disponibles dans l'onglet Données.
📝 Modification manuelle des fiches
Vous pouvez modifier manuellement et sans limite l'ensemble de vos fiches (entreprises, apprenants, intervenants, financeurs externes et lieux de formation) depuis votre espace personnel, dans l'onglet "Données".
➡️ Ainsi, vous pourrez remplacer les données obsolètes dans les champs précédemment renseignés ou inscrire de nouvelles informations au sein des champs vides.
Exemple : Nous allons voir ensemble comment mettre à jour une fiche entreprise déjà présente sur notre base de données ⬇️
🛠️ Mise à jour automatisée des données via la matrice d'import
Par l’entremise de sa fonctionnalité d’import de données, Digiforma permet également la mise à jour automatisée de vos fiches Entreprises / Apprenants / Intervenants existantes depuis votre espace personnel.
⚠️ Cependant, nous recommandons l'usage de cette fonctionnalité uniquement lorsque vous disposez de plusieurs lignes de données (plus de 5 lignes) à actualiser.
Cela peut notamment s'appliquer dans le cas où votre base de données apprenants ne contient que des noms et prénoms de ces derniers et que vous recevez par la suite l'ensemble des autres données qui leur sont reliées.
Pour que la mise à jour s'effectue sans encombre, assurez-vous de renseigner au sein de votre matrice d'import l'ensemble des données que vous souhaitez conserver ainsi que celles à rajouter sur votre base.
➡️ En effet, cette opération écrase les anciennes données des fiches :
Le risque majeur étant de laisser des colonnes vides sur votre matrice qui iront donc écraser les données déjà présentes au sein de votre base de données.
Afin de pouvoir identifier les fiches apprenants, entreprises etc... le logiciel utilise des valeurs qui diffèrent selon le type de données à mettre à jour :
🙋Fiches "apprenants et intervenants" : l’identification est possible avec l’adresse email et le code interne
Exemple : nous allons voir ensemble comment procéder à la une mise à jour de votre base de données "apprenants".
Rendez-vous dans le menu Données ➡️ Apprenants, puis il faudra cliquer sur l’option "Importer" :
Ainsi, vous serez redirigé vers une nouvelle page. Si vous ne disposez pas déjà de la matrice d’import conçue pour cette opération, elle sera téléchargeable directement sur la page d'import 👇
Une fois la matrice téléchargée, vous devrez y inscrire l'ensemble des données que vous souhaitez mettre à jour. Le logiciel utilisera automatiquement au sein de votre fichier les colonnes "EMAIL" et "CODE INTERNE" comme éléments d'identification de vos différentes fiches ⬇️
Après avoir intégré à votre matrice les informations que vous souhaitez mettre à jour sur votre base, vous pourrez retourner sur votre compte Digiforma et devrez sélectionner l'option "IMPORTER UN FICHIER.XLSX" qui vous dirigera vers votre stockage. Ainsi, vous pourrez sélectionner la matrice d'import complétée pour lancer la mise jour de votre base.
🏢 Pour les données "entreprises", l'identification se fait automatiquement avec le numéro de SIRET et le code interne. Il est possible de rajouter le nom de l'entreprise comme critère optionnel.
Ainsi, lorsque vous souhaitez mettre à jour votre base de données entreprises, le logiciel identifiera les données à mettre à jour obligatoirement via les colonnes "Numéro de SIRET" et "CODE INTERNE". Selon la composition de vos données, vous pourrez rajouter à votre convenance un critère optionnel, en l'occurrence la colonne "ENTREPRISE", pour cela il vous suffira de cocher ou de décocher la case correspondante lors de cette opération.
⚠ Pour que votre mise à jour fonctionne, assurez-vous de disposer au sein de votre matrice d'import Entreprises des informations relatives à au moins l'une des deux colonnes d'identification obligatoires.
⌛️ N’attendez plus, vous pouvez dès à présent mettre à jour automatiquement vos bases de données !