Un formulaire de préinscription publique est généré et rattaché automatiquement à chacune de vos sessions. Cela vous permet de gagner du temps en demandant à vos apprenants et clients de rentrer eux-mêmes leurs informations de contact.
Comment configurer la page de préinscription publique ?
Il est possible de réaliser une configuration de vos pages de préinscriptions publiques par défaut depuis votre onglet Configuration > Préinscriptions publiques :
Vous pourrez alors :
configurer une description ou des consignes d'utilisation
choisir quels champs vous souhaitez demander
quels champs devront être obligatoirement complétés pour que l'apprenant valide sa préinscription :
Ce paramétrage sera celui répercuté sur toutes vos sessions.
Si vous souhaitez modifier cette configuration pour une session donnée, cela sera possible en cliquant sur le bouton "Préinscription" dans l'onglet "Configuration > Initialisation" de votre session pour la paramétrer :
Charte de confidentialité
En bas du formulaire, vos futurs inscrits verront le lien de la charte de confidentialité :
Pour le mettre à jour, RDV dans le menu Configuration > Ma Marque :
Comment partager la page de préinscription publique ?
Il est possible d'envoyer le lien de préinscription par mail directement depuis Digiforma, de le copier pour l'envoyer par un autre moyen si vous le souhaitez ou encore de générer un QR Code !
Envoi du lien par mail
Depuis votre onglet "Compte > Modèles de mails > Emails pour les clients", vous pouvez vous créer un modèle de mail dédié dans la section "Autre emails clients" :
Vous pouvez alors ajouter la balise "URL de la page de pré-inscription publique" dans votre modèle de mail :
Vous pourrez ensuite envoyer ce mail :
À un prospect depuis une opportunité de votre tunnel de vente :
À l'un de vos clients ou tous les clients d'une session, depuis le menu "Suivi > E- mails" de votre session de formation en cliquant sur "clients" :
À l'un de vos clients ou prospect, depuis une session et en même temps que l'envoi d'un autre document client :
Communication du lien par un autre moyen
Il est également possible de copier l'adresse URL du lien de préinscription publique pour le communiquer via votre boîte mail habituelle, un réseau interne ou encore le mettre à disposition sur votre site Interne via une redirection.
Le lien de préinscription publique se trouve dans l'onglet "Apprenants" de la barre "Configuration" de votre session de formation, tout en bas de la page :
En cliquant sur le lien, la page de préinscription publique s'ouvre et s'affiche telle que vous l'avez configurée. Il vous suffit alors de copier l'adresse URL pour la transmettre à vos clients :
Communication par QR Code
Vous souhaitez rendre ce lien d'inscription accessible depuis vos supports papiers par exemple ? Bonne nouvelle ! Vous pouvez générer un QR code qui renverra tous vos clients vers la page de préinscription souhaitée en quelques clics !
Pour ce faire, rendez-vous sur la page de préinscription de votre session de formation et effectuez un clique droit à l'aide de votre souris, sélectionnez ensuite "Créer un code QR pour cette page". 👇
Il ne vous restera plus qu'à télécharger celui-ci ou à la coller sur votre support à imprimer ou à diffuser pour le communiquer facilement !
Comment valider une préinscription ?
Depuis la session
Une fois vos apprenants préinscrits, vous pourrez retrouver leur demande directement dans la session concernée en vous rendant sur la page Configuration > Apprenants, puis tout en bas de la page dans la section "Préinscriptions en attente de traitement" :
Vous pouvez valider leur préinscription en cliquant sur "traiter la demande" afin d'en faire des clients à part entière de votre session de formation.
Depuis la page de gestion des inscriptions
Il est également possible de retrouver toutes les demandes de préinscription qui ont eu lieu depuis le menu Gestion Commercial > Inscriptions, d'où vous pourrez valider automatiquement ou manuellement la demande d'inscription :
En réalisant une validation manuelle, vous pourrez vérifier les informations renseignées dans le formulaire et modifier des informations si besoin. Vous pourrez également :
Choisir d'ajouter l'apprenant en tant que client particulier dans la session
Ou choisir de l'ajouter en tant qu'employé d'une entreprise cliente déjà entrée dans la session. Si l'apprenant est dans ce cas, il faudra bien penser à ajouter l'entreprise en tant que client dans la session au préalable.
Si vous validez la préinscription automatiquement, l'apprenant sera alors inscrit d'office en tant qu'apprenant particulier et selon les informations remplies dans le formulaire.
Notification lors d'une préinscription
Si vous souhaitez recevoir une notification lorsque vous recevez de nouvelles inscriptions, vous pouvez activer celle-ci depuis le menu "Configuration > Notifications" :
Les préinscriptions et l'Espace entreprise
Si votre abonnement comprend la fonctionnalité Espace entreprise, vous donnez alors la possibilité à vos clients, via une plateforme dédiée, de préinscrire leurs collaborateurs sur les sessions que vous aurez partagées avec eux au préalable.
Dans l'exemple ci-dessous, en cliquant sur le bouton "Inscrire mes collaborateurs", votre contact RH se retrouvera sur la page de préinscription publique de votre session de formation. Ainsi, vous n'aurez plus qu'à accepter manuellement les apprenants en attente d'inscription dans l'onglet Apprenants/dates de votre session de formation, comme expliqué précédemment.
La configuration de la page de préinscription se réalise, elle aussi, de la même façon.
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