Qu'il s'agisse du report d'une session dans son entièreté ou seulement de module(s) de cette session, il vous faudra suivre quelques étapes afin que Digiforma puisse faire remonter les bonnes données dans votre rapport d'activité et votre BPF.

Rendez-vous dans votre menu Rapports d'activité > Incidents qualité puis cliquez sur le bouton "Ajouter un incident"
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📖 Pour en savoir plus : n'hésitez pas à consulter notre petit article sur le sujet : Comment fonctionne le gestionnaire d'incidents qualité ?
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Afin de conserver les détails des circonstances du report, nous vous conseillons d'ajouter une petite note retraçant le contexte !
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Cela vous aidera à vous y retrouver si vous êtes amené à reporter plusieurs sessions !
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📖 Besoin d'aide pour cela ? 👉 Comment utiliser l'outil de prise de notes et de création de tâches ?

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Imaginons que votre exercice comptable soit du 1er janvier 2024 au 31 décembre 2024.
Votre session était initialement prévue telle que :

Imaginons à présent que votre intervenant(e) est finalement absent(e) pour le second module de décembre et que ce dernier doit être reporté au mois de janvier (disons au 15 janvier - afin de le laisser profiter du Nouvel An).
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Dans ce cas, le premier module sera bien pris en compte sur votre BPF de 2024, alors que le second sera automatiquement comptabilisé dans votre BPF 2025 ✅

Si une convention faisant figurer les anciennes dates de la formation avait déjà été créée, Digiforma vous permet d'éditer un avenant !
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Deux options s'offrent à vous :

Dans cette première option, vous pouvez modifier de votre côté (dans Word par exemple) la convention déjà éditée dans Digiforma, afin d'y mentionner les nouvelles informations de session.

Pour ensuite en garder une trace, vous pouvez la charger dans l'onglet "Conventions" de votre session en cliquant sur "Archivage des documents signés" :

Si vous réalisez régulièrement des avenants aux conventions ou aux contrats, vous pouvez créer directement dans Digiforma un modèle d'avenant. Vous pourrez ainsi y intégrer la mention "annule et remplace la convention précédemment envoyée".

Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "Compte > Modèles de documents > Documents pour les clients". Dans la section des conventions, cliquez sur "ajouter un modèle" :

💡 Avant de générer votre avenant dans l'onglet convention de votre session de formation, nous vous conseillons de télécharger et archiver la convention précédemment envoyée pour en garder une trace. Si non, vous pourrez retrouver le document dans l'historique des e-mails envoyés si vous l'aviez envoyée par mail.

⚠️ Si votre session est reportée pour seulement une partie de vos apprenants il sera alors nécessaire de créer des groupes d'apprenants, comme détaillé juste ici : Comment faire lorsque certain(s) apprenant(s) de mon client ne suivent pas les mêmes modules ?
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N'hésitez pas à nous contacter sur notre messagerie si tout n'est pas clair et à bientôt sur Digiforma 🚀