Digiforma vous propose de gérer vos documents de formation en quelques clics.
Pour cela, vous aurez toujours à générer les documents dans un premier temps pour ensuite les envoyer par mail aux contacts de votre choix.
📄 Générer un document au sein d'une session de formation
Où est-il possible de générer un document au sein d'une session ?
Dans Digiforma, vous pourrez générer des documents depuis différents onglets de la session de la formation et ceci depuis :
L'onglet "Gestion"
L'onglet "Suivi"
L'onglet Configuration
Ensuite dans chaque onglet, vous pourrez venir générer vos documents à des endroits bien précis.
Par exemple, vous pourrez venir générer vos attestations d'assiduité depuis l'onglet "Suivi > Suivi apprenants", une convention d'entreprise depuis l'onglet "Gestion > Convention " ou encore un devis depuis l'onglet "Configuration > Apprenants".
Chaque document vient se générer à un endroit précis dans votre session de formation.
Comment modifier mes modèles de document que je souhaite générer ?
Dans Digiforma, chaque document a une place bien précise, et chaque document peut être modifié directement depuis le menu Configuration > Modèles de documents.
Ici vous pourrez venir créer ou modifier chaque modèle de document, pour venir ensuite les générer sur votre session de formation.
Pour aller plus loin à ce sujet : Quels sont les modèles de documents dans Digiforma ?
Exemple : génération d'une convention depuis l'onglet "Gestion > Conventions"
Pour bien comprendre, prenons l'exemple d'une convention que nous souhaitons venir générer sur notre session de formation.
Créer ou modifier le modèle de documents de votre convention
Depuis le menu Configuration > Modèles de documents, vous pouvez venir modifier ou créer votre propre modèle de document.
La convention se trouve à la section "Documents pour les clients > Conventions entreprise". Ici vous pouvez directement venir soit la modifier soit dupliquer votre modèle soit en créer un nouveau.
Générer la convention sur une session pour un client entreprise
Le bouton de génération de document fonctionne en deux étapes :
Vous devez d'abord choisir le format de votre choix dans la liste déroulante (format .doc ou .PDF par exemple), après avoir cliqué sur les trois petits points :
Une fois le document généré, vous pourrez le télécharger (icône flèche), et l'envoyer directement à son destinataire (bouton enveloppe).
✍️ D'autres options de partage peuvent être visibles selon votre abonnement :
Si ce document est éligible à la signature électronique, vous pouvez déclencher la signature électronique pour les formats PDF (en savoir plus sur cette option).
Le document pourra aussi être partagé sur l'Espace Entreprise du client éligible.
🔂 Mettre à jour un document
Les modifications ne sont pas rétroactives dans Digiforma. Si vous apportez des modifications sur votre session, il faudra venir mettre à jour votre document pour que les informations soient à jour.
Pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois petits points à côté du document déjà généré puis de choisir le format PDF ou WORD.
La date et l'heure de la création précédente sont indiquées.
✉️ Envoyer par email un document généré sur Digiforma
Chaque document généré sur Digiforma est relié à un modèle d'email.
Il vous suffit de cliquer sur l'icône d'email proche du nom du document pour ouvrir la fenêtre d'envoi :
Vous pourrez alors vérifier les destinataires sélectionnés, et cliquer sur Envoyer.
Note : la planification est également disponible pour une date future.
💡 Pour ajouter une pièce jointe depuis votre e-mail, nous vous recommandons de suivre cette procédure.