Depuis vos sessions de formation ou vos opportunités, vous pouvez créer des notes et des taches associées aux éléments suivants :
Sessions
Entreprises
Apprenants
Intervenants
Quelle est la différence entre les notes et les tâches ?
Une note est une information concernant un apprenant, une entreprise, un intervenant ou une session que vous souhaitez conserver dans le temps :
Une tâche est une mission qui est à réaliser à un instant T : une case à cocher apparait à côté de chaque tâche pour vous permettre de savoir si celle-ci a été réalisée ou non. Une tâche pourra concerner un apprenant, une entreprise, un intervenant ou une session.
Vous pourrez affecter à chaque tâche une date de réalisation ainsi qu'un responsable :
Nous allons voir ensemble dans cet article comment créer et utiliser les notes et les tâches.
📝 Comment utiliser l'outil de prise de notes ?
L'outil de prise de notes peut être utile pour avoir une information toujours à disposition concernant la session au global ou une partie prenante en particulier.
Pour insérer des notes sur une session de formation, rendez-vous dans la session concernée puis dans la Barre Pétronille, à droite de votre écran. Cliquez sur "Ajouter > Nouvelle Note" :
Vous pourrez créer des notes liées à une entité en particulier en choisissant une entreprise, un apprenant ou intervenant dans le champs "Sujet" ou associer la note à la session pour des commentaires plus généralistes :
✅ Comment utiliser l'outil de gestion des tâches ?
L'outil de gestion des tâches pourra vous être utile par exemple pour :
Créer un pense-bête d'une ou plusieurs action(s) clé(s) à mener sur la session
Créer une liste de tâches à réaliser avec des dates de rappel pour ensuite suivre l'avancement de ces tâches.
Afficher un processus de fonctionnement à suivre pour vos collaborateurs
Créer une nouvelle tâche
Pour créer une nouvelle tâche, rendez-vous dans la Barre Pétronille sur la droite de votre session de formation puis cliquez sur "Ajouter > Nouvelle tâche" :
De même que pour les notes, vous pourrez lier vos tâches à une entité en particulier en choisissant une entreprise, un apprenant ou intervenant dans le champs "Sujet" ou associer la tâche à la session si celle-ci concerne la session au global.
La différence avec les notes est que :
Vous pourrez indiquer une date à laquelle la tâche doit être réalisée : à partir de 7 jours avant la date de la tâche, celle-ci apparaitra sur votre tableau de bord pour vous rappeler que celle-ci doit être réalisée.
Vous pourrez indiquer un Responsable de la tâche qui sera donc en charge de réaliser celle-ci :
Nota : il n'est pas obligatoire de renseigner ces 2 informations : si la tâche peut être réalisée à n'importe quel moment, il ne sera pas nécessaire d'y affecter une date et si elle ne doit pas forcément être réalisée par une personne spécifique, il ne sera pas nécessaire d'y affecter un responsable.
Ajouter une liste de tâches
Il est également possible d'ajouter une liste de tâches prédéfinies que vous aurez créées au préalable depuis votre menu "Configuration > Modèles de listes de tâches" :
Vous pourrez alors ajouter votre liste de tâche depuis la Barre Pétronille de votre session en cliquant sur "Ajouter > Liste de tâches" puis en choisissant la liste de tâches souhaitée, elle apparaitra par ordre alphabétique :
Organiser vos tâches
Vous avez la possibilité d'organiser vos tâches de différentes façons depuis chaque session ainsi que depuis votre tableau de bord.
Tri par Responsable
En cliquant sur l'icône de tri pour afficher les tâches par Responsable, celles-ci se classeront alors par Responsable. Les tâches qui vous sont attribuées apparaitront en premier et celles qui ne sont attribuées à personne apparaitront en dernier :
💡 Note : Pour chaque compte d'accès il est possible de configurer si votre collaborateur ne peut voir que les tâches qui lui sont attribuées ou s'il peut voir toutes les tâches :
Tri par date
En cliquant sur l'icône de tri pour afficher les tâches par date celles-ci se classeront alors par date. Les tâches en retard seront alors mises en avant avec la date en jaune :
Tri par tâches à faire
En cliquant sur le bouton de tri, vous permet sélectionner également "À faire". Cela vous permettra d'afficher l'ensemble des tâches qui ne sont pas encore cochées comme faîtes. Si vous avez un grand nombre de tâches sur une session, vous pourrez y voir rapidement plus clair et identifier ce qu'il reste à faire d'un coup d'œil :
Tri personnalisé
Vous pouvez également choisir d'afficher vos tâches dans un ordre que vous pouvez personnaliser. Il vous faut pour cela cliquer sur l'icône correspondante et réaliser un glissé / déposé pour repositionner votre tâche :
En cliquant sur "personnalisé", vos tâches apparaitront alors dans l'ordre défini ou par ordre de création si vous n'avez pas définit d'ordre spécifique :
Indicateur de couleur sur l'avancée de vos tâches
Vous pouvez voir rapidement si vos tâches sont en retard ou non grâce à un système de couleur. Cela vous permet de vous repérer en un coup d'œil et prioriser rapidement les tâches à exécuter au plus vite.
Ceci apparaît directement au niveau des dates de vos tâches :
Les dates en jaune : retard
Les dates en violet : aujourd'hui
Les dates en gris : dans le futur ou tâche déjà cochée
Suivi de l'avancement des tâches dans une session
Vous pourrez suivre l'avancement de vos tâches depuis vos Rapports d'activité par session en ajoutant la colonne correspondante :
Il sera alors facile d'identifier les sessions pour lesquelles il reste des tâches à réaliser !
👉 Pour en savoir plus à ce sujet, vous pouvez consulter cet article.
🔀 Lien entre les notes et les tâches associées à une session ou à une fiche dans la base de données
Les notes et tâches créées depuis une session
Si vous créez une note ou une tâche que vous associez à un apprenant, une entreprise ou un intervenant, depuis une session ; celle-ci sera alors liée à la fiche correspondante et remontera dans la fiche avec le nom de la session depuis laquelle elle a été créée :
Les notes crées depuis une fiche dans la base de données
Aussi, si vous créez une note depuis une fiche apprenant, entreprise ou intervenant ; celle-ci sera alors ajoutée automatiquement dans toutes les sessions dans lesquelles vous ajouterez l'apprenant, l'entreprise ou l'intervenant en question (celle qui aurait été créée depuis une session donnée ne sera en revanche par transférée car elle est liée à une session et non pas un apprenant, une entreprise, un intervenant).
💡Cela peut être très utile si vous accompagnez un apprenant en situation de handicap pour vous souvenir d'adapter votre formation en conséquence par exemple.