Dans Digiforma, il est possible d'indiquer que la formation d'un apprenant est prise en charge par un ou plusieurs financeurs externes (👉🏼 cet article pour en savoir plus).
Néanmoins, cette solution n'est utilisable que s'il s'agit d'OPCO ou d'organismes de l'État (comme Pôle Emploi ou la Caisse des Dépôts et Consignations par exemple). En effet, en indiquant ce type de financeurs, le montant de prise en charge remonte dans des cases spécifiques dans le cadre C du BPF, selon le cas :
Alors, quand un particulier choisit de financer sa formation et de faire participer son entreprise, comment l'indiquer ? C'est un cas assez particulier qu'il faut gérer de manière assez spécifique dans Digiforma.
Si l'on sait dès le début que l'apprenant financera une partie de sa formation par ses propres moyens et une partie par son entreprise
Prenons l'exemple d'un apprenant, Monsieur Antoine Lagarde, qui participe à une formation à 1 000€. Son entreprise, Renault, lui finance 750€ sur ces 1 000€.
Voici les étapes à suivre dans Digiforma :
1. Créer un module de formation au prix indiqué (soit 1 000€) et paramétrer le bon nombre d'heures / dates pour ce module.
2. Créer le client entreprise RENAULT et indiquer le tarif spécial correspondant (ici 750€) :
3. Ajouter l'apprenant M. Lagarde à ce client et générer la convention à destination de l'entreprise :
Nota : n'hésitez pas à générer la convention au format .doc pour pouvoir ajuster manuellement certaines informations dans la convention si besoin
4. Après avoir généré la convention, supprimer l'apprenant M. Lagarde de l'entreprise et indiquer un nombre d'apprenants à 0 :
Néanmoins, il faut garder le tarif spécial pour permettre la génération des factures et la remontée dans la bonne case du BPF !
5. Ajouter en client particulier M. Lagarde et indiquer un tarif spécial à 250€ :
Nota : n'hésitez pas à générer la convention au format .doc pour pouvoir ajuster manuellement certaines informations dans le contrat si besoin.
6. Comme le nombre d'apprenants est à zéro pour votre entreprise, l'information ne remontera pas automatiquement dans votre BPF. Vous pourrez alors rectifier cela en utilisant le BPF manuel pour l'entreprise depuis la partie finances de votre session :
Puis :
Cette méthode vous permettra ainsi :
de générer la convention pour l'entreprise Renault (avant la suppression de l'apprenant) et le contrat pour Monsieur Lagarde avec les bons tarifs.
d'avoir un unique apprenant comptabilisé pour cette formation dans votre BPF ainsi que le bon nombre d'heures.
de ne pas avoir de doublon pour la gestion de vos émargements
d'avoir les bonnes remontées au niveau des produits réalisés dans le BPF (750€ entreprise + 250€ produit particulier) :
Autre cas possible
→ Si l'entreprise se fait elle-même financer dans le cadre d'un OPCO et/ou qu'il s'agit d'un financement par l'entreprise dans le cadre d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation :
Il faudra dans ce cas indiquer le financeur externe qui effectue le paiement pour l'entreprise, indiquer qu'il s'agit d'une subrogation de paiement et le cas dans lequel se trouve l'apprenant :
Puis ajuster le BPF manuel en conséquence :
Le BPF sera alors correctement impacté :
→ Si l'apprenant commence sa formation en tant que particulier et déclare au bout d'un certain temps qu'une entreprise prend en charge une partie de sa formation.
Dans ce cas, il ne faudra pas réaliser l'étape n°3 du process qui consiste à ajouter l'apprenant en tant qu'apprenant de l'entreprise. En effet, cela vous ferait alors perdre les informations liées à votre apprenant particulier (émargements, documents générés, réponses aux évaluations).
Vous pourrez alors simplement ajouter votre entreprise en tant que cliente dans votre session avec un tarif spécial et zéro apprenant, pour pouvoir générer la convention, la facture et impacter correctement votre BPF.
Lors de la génération de votre convention, il vous faudra donc générer celle-ci au format .doc pour ajouter le nom de l'apprenant.
Nous espérons que cet article vous aura aidé dans cette démarche ! 😊