Cet article vous accompagne de bout en bout sur l'Espace entreprise : rendre une session visible pour un client entreprise, lui envoyer chaque type de document depuis Digiforma, et savoir à quoi ressemble son espace une fois connecté.
L'Espace entreprise est destiné à tous vos clients entreprises : grâce à cette interface, vous pouvez leur partager les informations clés concernant les prestations de formations réalisées : indicateurs, documents PDF et listes de formations sont envoyés en un clic depuis Digiforma !
⚠️ Ne confondez pas l'Espace entreprise avec l'extranet : l'extranet est l'espace dédié aux apprenants et aux managers, depuis lequel vous pouvez également partager des documents avec un utilisateur de type Entreprise. Ces deux espaces sont distincts. Un document déposé depuis l'extranet n'apparaît pas sur l'Espace entreprise de votre client, et inversement. Si un client ne retrouve pas un document que vous lui avez partagé, vérifiez d'abord depuis quel espace il a été déposé.
Rendre visible une session sur l'Espace Entreprise
Rendre une session visible sur l'Espace Entreprise se fait en trois étapes : renseigner la fiche Entreprise, publier la session pour ce client, puis accéder à la page de gestion de l'espace.
Étape 1 : bien renseigner la fiche Entreprise dans les Données Digiforma
Pour que le partage fonctionne avec le client Entreprise identifié, voici les étapes à suivre.
1️⃣ Créer une fiche dans votre base de données entreprise
L'entreprise peut déjà exister, dans ce cas, rendez-vous directement à l'étape suivante :
2️⃣ Associer au moins un contact de cette entreprise à une adresse e-mail
Ajoutez un contact avec une adresse mail et cochez la case "Activer les notifications de partage de document sur l'Espace Entreprise pour ce contact".
La coche "Activer les notifications de partage de document sur l'Espace Entreprise pour ce contact".
Si cette coche est appliquée à un ou des contacts d'une fiche entreprise, alors seuls ceux tagués seront concernés par les notifications email. Si cette coche n'est appliquée à aucun contact, alors tous les contacts recevront les notifications.
En revanche, tous les contacts cochés pourront se connecter à l'Espace Entreprise :
Cliquez ici pour en savoir plus sur l'ajout de labels dans les fiches de contact
Étape 2 : publier une session sur l'Espace entreprise pour un client entreprise
La publication d'une session se fait depuis Digiforma : choisissez une session reliée à ce client, rendez-vous dans l'onglet Configuration - Apprenants, et activez sa visibilité en cliquant sur le bouton dédié à l'espace entreprise "Publier" :
Cette action transférera les données de cette session de formation directement dans l'Espace entreprise de votre client.
Lors du premier partage de session à l'un de vos contacts entreprises, ce dernier recevra notamment un e-mail d'invitation à se créer un compte sur son Espace entreprise. Le lien reçu est valable 24 heures.
Pour aller plus loin : Espace entreprise : Comment aider mes contacts entreprise à se connecter à leur compte ?
Lorsque vous partagez une session via l'Espace entreprise, votre contact entreprise pourra consulter les dates de la session, le nom de la session ainsi que le nom et les coordonnées de votre organisme de formation.
Vos contacts pourront également inscrire eux-mêmes des apprenants via leur Espace entreprise :
En cliquant sur le bouton "Inscrire mes collaborateurs", ils se retrouveront sur le formulaire individuel d'inscription. Ainsi, vous n'aurez plus qu'à accepter manuellement les apprenants en attente d'inscription dans l'onglet Apprenants/dates de votre session de formation.
Vous avez besoin d'une mise à jour concernant le formulaire individuel d'inscription ? Ces articles sont faits pour vous :
👉 Comment fonctionnent les inscriptions individuelles à une session de formation ?
Étape 3 : accéder à la page Gestion - Espace Entreprise d'une session
Par défaut, seuls les possesseurs de compte ont accès aux onglets Gestion - Espace entreprise des sessions de formation. Le droit d'accès à la page gestion pour vos administrateurs est à ajouter à leur profil depuis l'onglet Configuration - Compte d'accès :
Envoyer des documents à vos contacts entreprise sur l'Espace entreprise
Vous avez la possibilité de partager sur l'Espace entreprise les différents types de document générés depuis Digiforma, qu'ils soient propres à la session ou à l'apprenant. Pour cela, générez dans un premier temps le document comme d'ordinaire, puis cliquez sur le bouton "Envoyer vers l'Espace Entreprise" qui apparaît dans le menu associé. Vous trouverez ci-dessous le détail de chaque type de document partageable et la manipulation à réaliser le cas échéant.
Retrouvez tous vos modèles de documents en suivant cette ressource : Quels sont les modèles de documents dans Digiforma
🔸 Envoi d'une convention
Pour envoyer une convention, générez une première fois votre document, puis cliquez sur le bouton Espace Entreprise pour publier le document :
🔸 Envoi d'une convocation
Pour envoyer une convocation, générez puis envoyez simplement les convocations de vos apprenants aux contacts de l'entreprise :
🔸 Envoi d'une attestation depuis l'onglet Suivi des Apprenants
Pour envoyer une attestation, générez puis envoyez simplement les attestations ou les certificats de réalisation de vos apprenants aux contacts de l'entreprise :
💡 Limite connue : il n'est pas possible, à ce jour, d'envoyer des ZIP avec plusieurs attestations, certificats ou convocations en une fois. Nous avons cependant en tête ce besoin d'amélioration.
🔸 Envoi du rapport qualité depuis l'onglet Suivi qualité
L'envoi du rapport qualité se fait en trois étapes :
Paramétrez votre rapport qualité en choisissant les informations que vous souhaitez voir apparaître.
Sélectionnez bien le client entreprise à qui vous souhaitez envoyer le rapport : c'est obligatoire.
Générez puis partagez le rapport Qualité.
🔸 Envoi des feuilles d'émargement
Si vous réalisez une formation intra chez votre client, vous avez la possibilité de générer la feuille d'émargement et de lui transmettre via son Espace entreprise pour qu'il l'imprime et la mette à disposition, en salle, le jour de la formation.
Pour cela, rendez-vous sur la page Émargements - Feuilles d'émargement de votre session, sélectionnez votre client parmi le filtre, choisissez le modèle de feuille qui vous convient, générez le document comme à l'ordinaire, actualisez la page et envoyez-le via l'Espace entreprise.
🔸 Envoi des rapports d'émargement numérique
Pour une formation inter ou intra réalisée via l'émargement numérique, vous pourrez transmettre le rapport d'émargement à vos clients via leurs espaces respectifs. Pour cela, une fois sur la page Émargements - Rapports d'émargement, pensez à bien sélectionner chaque client dans le filtre correspondant avant de générer le rapport et de le transmettre. Actualisez la page pour voir apparaître le bouton de partage.
🔸 Envoi d'un questionnaire de satisfaction commanditaire RH
Pour envoyer un questionnaire de satisfaction au commanditaire RH, rendez-vous depuis Gestion - Evaluations de votre session, puis cliquez sur la catégorie Questionnaire pour les managers des apprenants, sélectionnez votre modèle. Enfin cliquez sur "Publier sur l'espace entreprise" :
Si vous souhaitez découvrir ou revoir comment ajouter un questionnaire pour les managers de vos apprenants, nous vous recommandons cette ressource :
Comment créer et envoyer un questionnaire aux managers
🔸 Envoi du programme de formation
Pour envoyer le programme de formation, rendez-vous dans l'onglet Conventions de votre session de formation, dans la sous-partie Autres documents contractuels. Vous pourrez ici générer, puis envoyer votre programme de formation sur l'Espace entreprise.
Le programme sera alors partagé à tous les clients entreprises bénéficiant d'un Espace entreprise pour cette session. Si vous avez déjà partagé le programme, ce dernier se mettra alors à jour si des modifications ont été effectuées.
Si vous effectuez des modifications sur le programme depuis Digiforma, il vous faudra générer à nouveau le programme pour le mettre à jour avant de le repartager sur l'Espace entreprise. La nouvelle version viendra ainsi remplacer la version initialement transmise.
Vous pouvez également générer et partager le programme de formation depuis la page Configuration - Programme de la session. À nouveau, très simplement, générez et partagez le programme à vos clients :
🔸 Envoi d'une facture
Pour envoyer une facture, rendez-vous depuis l'onglet Gestion - Finances de votre session, établissez et générez votre facture, vous pourrez ensuite la publier :
🔸 Envoi d'un lien de paiement en ligne
Vous pouvez transmettre directement le lien de paiement pour votre facture générée via l'Espace Entreprise. Pour cela, vous devez vérifier que votre contact entreprise possède le label Contact principal finance. Cliquez sur le menu de paiement, puis Envoyer un lien de paiement :
Votre contact pourra accéder à son lien de paiement depuis son espace :
Si vous souhaitez revoir la méthode de création d'une facture, nous vous recommandons cette ressource :
Comment créer une facture dans une session de formation, l'envoyer à un destinataire et la relancer en cas d'impayé ?
🔸 Envoi de documents "Autres"
Vous pouvez partager des documents autres que ceux initialement générés depuis Digiforma (des CV, des PPT, des documents spécifiques, etc.) directement sur l'Espace entreprise de vos clients.
Pour cela, rendez-vous sur l'onglet Espace Entreprise d'une session de formation, puis sélectionnez le client concerné dans le menu déroulant et cliquez sur le bouton "Charger des documents" :
Sélectionnez vos documents à partager, puis, avant de finaliser le chargement, vous serez invité.e à indiquer si cet envoi concerne un apprenant spécifique ou tous les apprenants de votre client inscrits sur cette session :
Ensuite, il vous faudra sélectionner une catégorie à laquelle le document appartient.
🔸 Envoyer une demande de signature électronique
Pour envoyer une demande de signature électronique depuis l'Espace Entreprise à votre client, générez votre document (1), partagez-le via la fonction Publier sur l'Espace Entreprise (2), lancez le processus de signature électronique en sélectionnant le contact entreprise destinataire (3). Il retrouvera le lien directement depuis son espace :
Ce contact retrouvera ensuite directement le lien pour compléter le processus de signature électronique :
Une fois le document signé par les deux parties, le document final sera directement mis à disposition sur l'Espace entreprise de votre contact, dans la catégorie de document correspondante. Il pourra alors télécharger le document signé et le conserver sur la plateforme. Une notification accompagne également l'arrivée du document :
Pour gérer la publication de ces documents sur l'Espace Entreprise, nous vous recommandons cette ressource : Espace entreprise : gérer la publication de vos documents
Accès rapide aux documents publiés de toutes vos sessions
Vous retrouvez un accès rapide aux documents publiés de toutes vos sessions :
À quoi ressemble l'Espace entreprise côté client
Une fois votre session publiée sur l'Espace Entreprise et le lien de connexion reçu par le contact de votre client, voici l'aperçu de sa page d'accueil :
Votre client pourra retrouver les sessions auxquelles il est lié, la liste de ses apprenants, retrouver tous ses documents, effectuer rapidement des actions comme le paiement des factures, répondre aux évaluations ou encore signer les documents réglementaires.
Voici l'aperçu général d'une session :
En résumé, l'Espace entreprise permet à vos clients d'accéder aux informations suivantes :
Les différents indicateurs sur les formations en cours
Les documents échangés
La liste des formations conclues avec votre OF
💡 Conseil : pour avoir la pleine vue côté client, ajoutez une fiche entreprise au nom de votre organisme de formation, et inscrivez-vous à une session test sur votre propre compte Digiforma.