Digiforma vous permet de stocker vos documents à plusieurs endroits, selon votre besoin : au moment de l'avant-vente, dans vos sessions de formation, parmi les documents internes de votre organisme, dans les fiches de votre base de données, ou en archivant des sessions entières. Cet article vous indique où archiver chaque type de document.
🤝 Archiver des documents d'avant-vente dans le tunnel de vente
Lors de la discussion avant-vente avec votre prospect, vous pouvez déposer des documents directement dans la fiche opportunité qui le concerne, dans le tunnel de vente. Ouvrez le Tunnel de vente depuis l'onglet Gestion commerciale > Tunnel de vente, puis cliquez sur le nom du client concerné pour ouvrir l'opportunité.
Vous pouvez ensuite déposer les devis ou autres documents de votre choix en bas de la page d'opportunité :
🗂️ Archiver des documents administratifs dans vos sessions de formation
Dans vos sessions de formation, vous pouvez archiver vos conventions signées, vos feuilles d'émargement papier ou encore les attestations signées, dans les onglets correspondants.
Archiver les conventions signées
Pour archiver vos conventions signées, rendez-vous dans le menu Gestion > Conventions, puis, dans « Archivage des conventions signées », chargez vos documents.
Archiver les documents privés entre intervenants
L'option « documents privés » du menu Configuration > Programme vous permet de stocker des documents internes entre organisateurs.
Archiver les feuilles d'émargement
Le menu Suivi > Émargements vous permet d'archiver les feuilles signées en bas de la page, dans la rubrique Feuilles d'émargements.
Archiver les attestations signées et autres documents apprenants
Le menu Suivi > Suivi des apprenants vous permet d'archiver les attestations signées en bas de la page, dans la rubrique dédiée.
🗂️ Archiver des documents internes à votre organisme
Vous pouvez archiver des documents internes concernant votre organisme de formation. Rendez-vous dans votre onglet profil, puis cliquez sur « Mon organisme ».
Cliquez ensuite sur « Documents internes » puis « Ajouter un document » pour le déposer sur Digiforma.
⚠️ Vous pouvez supprimer un document à tout instant grâce à la petite poubelle à droite du document. Cette action est irréversible : le document ne pourra pas être récupéré après sa suppression.
💡 Ce dossier de documents internes vous permet d'envoyer ces documents en pièce jointe de vos e-mails (par exemple : CGV, plan d'accès, livret d'accueil). Pour en savoir plus : Comment ajouter des pièces jointes dans vos e-mails envoyés depuis Digiforma ?
🗂️ Archiver des documents dans les fiches de votre base de données
Via le bouton Données du menu de gauche, vous pouvez également archiver des documents dans votre base de données, dans la base de données de l'apprenant, de l'intervenant, du financeur ou encore du lieu concerné.
Sur la base de données entreprise, il n'est pas possible d'archiver des documents. Seul l'ajout est disponible, via l'onglet "Documents" accessible sur l'ensemble des bases de données. Les documents ajoutés s'intègrent à la liste dynamique des documents envoyés sur la session et ne peuvent pas être supprimés.
Vous pouvez utiliser ces fiches comme des dossiers, pour y ranger tout document concernant cette entreprise ou cette personne.
💡 Pour partager des documents de manière publique avec les apprenants et les intervenants, rendez-vous sur l'Espace Apprenant : 👉 Espace Apprenant : charger des documents sur la page d'accueil.
L'Espace Apprenant étant connecté à votre base de données, il peut aussi être utilisé pour partager des documents à des destinataires précis (formateur, apprenant, client, financeur).
📚 Archiver vos sessions de formation
Digiforma vous permet d'organiser, de trier et d'archiver vos sessions de formation grâce à la fonctionnalité d'Archives. Les sessions archivées restent fonctionnelles, mais libèrent de la place sur votre tableau « Toutes mes sessions ».
Le menu Sessions archivées, accessible depuis « Toutes mes sessions », vous permet d'accéder aux sessions archivées. Il vous permet d'archiver différents types de sessions :
les sessions de formation finalisées, présentes dans la colonne « Terminées » ;
les sessions préparées (colonnes « Projets » ou « Planification en cours ») qui n'ont pas eu lieu et dont vous souhaitez conserver les informations.
Cet article dédié vous guidera dans cette démarche.