Digiforma vous permet de stocker vos documents internes à plusieurs endroits suivant votre besoin.
🤝 Archiver des documents d'avant-vente dans le tunnel de vente
Lors de la discussion avant-vente avec votre prospect, il est possible de déposer des documents directement dans la fiche opportunité qui le concerne dans le tunnel de vente.
Pour cela ouvrez le Tunnel de vente, cliquez sur le nom du client concerné pour ouvrir l'opportunité :
Vous pourrez ensuite déposer les devis ou autres documents de votre choix en bas de la page d'opportunité :
🗂️ Archiver de documents administratifs dans vos sessions de formation
Dans vos sessions de formation, vous pouvez archiver vos conventions signées, vos feuilles d'émargements papier ou encore les attestations signées dans les onglets correspondants.
1. Archiver les conventions signées
Par exemple, pour archiver vos conventions signées, rendez-vous dans le menu GESTION > Conventions,
puis dans "Archivage des conventions signées", vous pouvez alors charger vos documents :
2. Archiver de documents privés entre intervenants
L'option "documents privés" du menu Configuration > Programme vous permet de stocker des documents internes entre organisateurs :
3. Archiver les feuilles d'émargement
Le Menu Suivi > Emargements vous permettra d'archiver les feuilles signées en bas de la page, dans la rubrique Feuilles d'émargements :
4. Archiver les attestations signées ou d'autres documents apprenants
Le Menu Suivi > Suivi des apprenants vous permettra d'archiver les attestations signées en bas de la page, dans la rubrique dédiée :
🗂️ Archiver des documents internes
Vous pouvez archiver des documents internes concernant votre organisme de formation.
Pour cela, rendez-vous dans votre onglet profil, puis cliquez sur “Mon organisme”.
Cliquez ensuite sur “Documents Internes” puis “Ajouter un document” pour le déposer sur Digiforma.
Vous pouvez supprimer à tout instant un document grâce à la petite poubelle à droite du document (attention, cette action est irréversible, le document ne pourra pas être récupéré après sa suppression).
Ce dossier documents internes vous permettra d'envoyer ces documents en PJ des emails, par exemple : CGV, plan d'accès, livret d'accueil.
Pour en savoir plus : consulter notre article à ce sujet
🗂️ Archiver des documents dans les fiches dans votre base de données
Via le bouton Données du menu de gauche,
vous pouvez également archiver des documents dans votre base de données dans la fiche de l'entreprise, de l'apprenant, de l'intervenant, du financeur ou encore du lieu concerné.
Par exemple, pour ajouter un document relatif à une entreprise, rendez-vous tout en bas de sa fiche entreprise pour charger le document :
Vous pouvez utiliser ces fiches un petit peu comme des dossiers, pour y ranger tout document concernant cette entreprise ou cette personne.
💡 Pour partager des documents de manière publique avec les apprenants et intervenants, rendez-vous sur l'espace apprenant :
L'espace apprenant étant connecté à votre base de données, il peut être utilisé pour partager des documents à des destinataires précis (formateur, apprenant, client, financeur).
4. Archiver vos sessions de formation
Digiforma vous permet d'organiser, trier et archiver vos sessions de formation grâce à la fonctionnalité d'Archives 📚. Les sessions archivées restent fonctionnelles mais libèrent de la place sur votre tableau "Toutes mes sessions".
Le Menu Sessions archivées, accessible depuis le menu "Toutes mes sessions" vous permet d'accéder aux sessions archivées 👇
Ce menu vous permet d'archiver différents types de sessions :
👉 Les sessions de formation que vous avez finalisées et qui sont présentes dans la colonne "Terminées"
👉 Les sessions que vous avez préparées et qui sont présentes dans les colonnes "projets" ou "planification en cours", qui n'ont pas eu lieu et dont vous souhaitez conserver les informations
Cet article dédié vous guidera dans cette démarche 📖