Lors de l'ajout d'une fiche Entreprise, Digiforma vous donne la possibilité de renseigner plusieurs contacts.
Vous aurez alors la possibilité d'interagir avec ces différents contacts tout au long de votre formation, mais comment s'y retrouver ? Voici un petit mode d'emploi :
Ajouter des contacts Entreprise
Pour ajouter un nouveau contact sur une fiche Entreprise, rendez-vous dans votre menu Données > Entreprises. Cliquez sur l'entreprise souhaitée, puis sur l'onglet Contacts et cliquez sur + Ajouter un contact :
Il ne vous reste ensuite plus qu'à compléter les informations correspondantes, sans oublier de renseigner une adresse e-mail et de préciser ses labels.
Les différents types de contacts Entreprise
Pour commencer vous pouvez ajouter autant de contacts que vous voulez dans votre fiche Entreprise.
Pour hiérarchiser vos différents interlocuteurs nous avons créé des labels.
Vous allez pouvoir attribuer plusieurs labels au même contact et attribuer le même label à autant de contacts que vous le souhaitez ! 🎉
À quoi correspondent ces différents labels ?
Contact représentant légal
Comme son nom l'indique ce label doit être attribué au représentant légal de votre client. Ainsi ce sont les informations de ce contact qui seront renseignées lorsque vous utiliserez des balises se référant au Représentant Légal dans vos modèles de documents.
Dans vos sessions de formation vous allez pouvoir lui envoyer les documents de formation (devis et conventions). Dans le cas où vous possédez la fonctionnalité signature électronique sur votre compte, vous pourrez choisir parmi l'un de vos contacts inscrits avec le label "contact représentant légal" le destinataire du document à signer.
💡 Le petit + : dans votre onglet Données - Entreprises il vous est possible d'ajouter des colonnes pour visualiser rapidement certaines informations. Vous avez notamment la possibilité d'ajouter les colonnes liées à ce(s) représentant(s) légal(aux).
Contact principal formation
Il correspond au responsable de suivi formation, c'est-à-dire la personne avec qui vous allez principalement échanger dans le cadre de vos sessions de formation. Vous allez pouvoir lui envoyer les documents de formation (devis et conventions).
Il pourra également être le destinataire des envois manuels de vos évaluations pour managers.
Précision : les e-mails et relances automatiques des évaluations managers seront envoyés directement aux contacts manager.
💡 Le petit + : dans votre onglet Données - Entreprises il vous est possible d'ajouter des colonnes pour visualiser rapidement certaines informations. Vous avez notamment la possibilité d'ajouter les colonnes liées à ce(s) contact(s) principal(aux) formation.
Contact Manager
C'est à ce(s) contact(s) que seront envoyées les e-mails et relances automatiques liés aux évaluations pour managers.
Contact principal finance
Il correspond par exemple au comptable. C'est à ce(s) contact(s) que les factures pourront être directement envoyées.
🙋 Que se passe-t-il si je ne précise pas de label ?
L'ensemble de vos documents sera envoyé à l'adresse e-mail renseignée comme e-mail de l'entreprise. Attention cependant, les balises liées au représentant légal de votre client ne seront pas complétées dans vos documents.
Supprimer un contact
Enfin, si vous souhaitez supprimer un contact, il vous suffira cliquer sur le logo de corbeille.
Si vous souhaitez finalement conserver ce contact, cliquer sur la flèche qui a remplacé la corbeille 👇
Il vous faudra cliquer sur "Enregistrer" pour finaliser la suppression mais également enregistrer le reste des modifications.
👉 Découvrez comment créer et envoyer un questionnaire aux managers de vos apprenants :
http://help.digiforma.com/fr/articles/3950626-comment-creer-et-envoyer-un-questionnaire-aux-managers