Espace entreprise : Gérer la publication de vos documents

Une fois votre session publiée sur l'Espace Entreprise de votre client, générez votre document puis cliquer sur l'icône Espace Entreprise :

Les documents que vous pouvez publier sur l'Espace Entreprise :
- Autres documents apprenants

- Devis

- Convention

- Convocation

- Facture

- Programme

- Certificat de réalisation et attestation d'assiduité d'un apprenant

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Vous avez publié une convention au mauvais tarif ? Vous avez partagé un document à un client qui ne lui était finalement pas destiné ?

Vous avez la possibilité de supprimer simplement ces documents en vous rendant sur l'onglet Espace entreprise de la session qui recense les différents documents échangés avec vos clients. En sélectionnant votre client à partir du bandeau horizontal, vous pourrez supprimer le document de votre choix en cliquant sur la poubelle à droite du document concerné :

Pour votre client, l'opération sera quasiment transparente. Le client ne reçoit pas de notification par email :

Si vous repartagez le même document, il apparaîtra comme un nouveau document pour votre client.

Si vous supprimez un apprenant inscrit à une session depuis Digiforma sans avoir partagé de document au préalable, l'opération sera invisible pour votre client : l'apprenant disparaîtra de l'onglet Apprenants de la session sur l'Espace entreprise. Il n'y aura pas d'historique.

Si vous supprimez un apprenant inscrit à une session depuis Digiforma après avoir partagé des éléments propres à l'apprenant, les documents liés à cet apprenant sont conservés, tant qu'ils ne sont pas supprimés depuis la session :

Attention, si vous rajoutez l'apprenant précédemment supprimé, les documents générés seront conservés dans l'Espace Entreprise, en revanche, il est conseillé de re-générer les documents pour cet apprenant depuis la session et de les publier à nouveau. N'oubliez pas de supprimer au préalable les documents publiés avant la suppression de cet apprenant depuis l'onglet Gestion - Espace Entreprise. Cela vous permettra d'avoir les dernières versions des documents et d'éviter les doublons.

Dans ce cas et pour conserver un minimum d'historique, nous vous recommandons d'utiliser les statuts d'inscription dans Digiforma. Vous pourrez ainsi opter pour le statut "Annulé" si la session est reprogrammée ultérieurement, et pour le statut "Perdu" si votre client ne donne finalement pas suite.

Ainsi, sur l'Espace entreprise de votre client, la mention "Annulé" sera portée sur la session concernée. Il n'y a pas de notifications dans l'application pour ce type de cas.

L'accès aux documents partagés reste possible pour le client, mais il ne pourra plus vous transmettre des documents par ce biais pour cette session.

Si vous modifiez le statut de la session dans Digiforma pour la repasser au statut "Gagné", "Finalisé" ou "Indécis", alors la mention "Annulé" disparaitra de l'Espace entreprise.

Si vous supprimez la session depuis Digiforma en cliquant sur l'icône de la poubelle depuis l'onglet Configuration > Initialisation, la session n'apparaîtra plus sur l'Espace entreprise de votre client. 

Comme précédemment, le contact entreprise aura toujours accès aux documents précédemment émis, mais ne pourra plus vous en transmettre.

Si vous avez supprimé une session par erreur, contactez le support pour que nous restaurions votre session.

Aucun impact ici sur l'Espace entreprise de votre client : les sessions apparaîtront toujours sans mention.