Cet article vous explique comment gérer les documents qui circulent sur l'Espace Entreprise de vos clients : publier un document, recevoir ceux que votre client vous dépose, supprimer un document publié, et savoir ce qui se passe sur l'Espace Entreprise lorsque vous supprimez un apprenant ou une session.
Pour publier une session sur l'Espace Entreprise de votre client, nous vous recommandons cette ressource : Comment rendre visible une session sur l'Espace Entreprise ?
Publier un document sur l'Espace Entreprise
La publication d'un document sur l'Espace Entreprise se fait depuis la session, une fois celle-ci publiée sur l'Espace Entreprise de votre client. Générez votre document, puis cliquez sur l'icône Espace Entreprise :
Les documents que vous pouvez publier sur l'Espace Entreprise sont les suivants :
Autres documents apprenants
Devis
Convention
Convocation
Facture
Programme
Certificat de réalisation et attestation d'assiduité d'un apprenant
Rapports d'émargement
Recevoir un document déposé par votre client
Les échanges de documents sur l'Espace Entreprise vont dans les deux sens : votre client peut lui aussi vous déposer des documents, sur chaque session de formation que vous lui avez publiée. De son côté, il ouvre la session concernée dans son Espace Entreprise, puis l'onglet Documents envoyés, et y ajoute son fichier.
Vous retrouvez ces documents dans l'onglet Gestion > Espace entreprise de la session, qui recense l'ensemble des documents échangés avec ce client, dans un sens comme dans l'autre.
💡 À savoir : votre client ne peut vous déposer un document que sur une session publiée sur son Espace Entreprise et toujours active. Sur une session annulée ou supprimée dans Digiforma, il conserve l'accès aux documents déjà partagés mais ne peut plus vous en transmettre.
Supprimer un document publié
Vous pouvez supprimer un document publié en vous rendant sur l'onglet Gestion > Espace entreprise de la session, qui recense les différents documents échangés avec vos clients. Sélectionnez votre client à partir du bandeau horizontal, puis cliquez sur la poubelle à droite du document concerné.
Pour votre client, l'opération est quasiment transparente : il ne reçoit pas de notification par email.
Si vous repartagez le même document, il apparaîtra comme un nouveau document pour votre client.
Supprimer un apprenant
La suppression d'un apprenant n'a pas le même effet sur l'Espace Entreprise selon que des documents le concernant ont déjà été partagés ou non.
Supprimer un apprenant sans partage de document
Si vous supprimez un apprenant inscrit à une session depuis Digiforma sans avoir partagé de document au préalable, l'opération sera invisible pour votre client : l'apprenant disparaîtra de l'onglet Apprenants de la session sur l'Espace entreprise. Il n'y aura pas d'historique.
Supprimer un apprenant après partage de document
Si vous supprimez un apprenant inscrit à une session depuis Digiforma après avoir partagé des éléments propres à l'apprenant, les documents liés à cet apprenant sont conservés, tant qu'ils ne sont pas supprimés depuis la session.
Dans cet exemple, on supprime l'apprenant 2 de la session :
La convocation de l'apprenant est encore disponible. Si ce document ne doit plus être publié sur l'Espace Entreprise, supprimez-le depuis l'onglet Gestion > Espace Entreprise de la session concernée.
⚠️ Attention : si vous rajoutez l'apprenant précédemment supprimé, les documents générés sont conservés dans l'Espace Entreprise. Il est conseillé de re-générer les documents pour cet apprenant depuis la session et de les publier à nouveau, après avoir supprimé les documents publiés avant la suppression de cet apprenant depuis l'onglet Gestion > Espace Entreprise. Cela vous permet d'avoir les dernières versions des documents et d'éviter les doublons.
Annuler, supprimer ou archiver une session
L'annulation, la suppression et l'archivage d'une session n'ont pas les mêmes conséquences sur l'Espace Entreprise de votre client.
Votre client annule la formation
Lorsque votre client annule la formation, et pour conserver un minimum d'historique, nous vous recommandons d'utiliser les statuts d'inscription dans Digiforma. Vous pourrez ainsi opter pour le statut "Annulé" si la session est reprogrammée ultérieurement, et pour le statut "Perdu" si votre client ne donne finalement pas suite.
Sur l'Espace entreprise de votre client, la mention "Annulé" est alors portée sur la session concernée. Il n'y a pas de notification dans l'application pour ce type de cas.
L'accès aux documents partagés reste possible pour le client, mais il ne pourra plus vous transmettre de documents par ce biais pour cette session.
Si vous modifiez le statut de la session dans Digiforma pour la repasser au statut "Gagné", "Finalisé" ou "Indécis", alors la mention "Annulé" disparaîtra de l'Espace entreprise.
Vous supprimez la session dans Digiforma
Si vous supprimez la session depuis Digiforma en cliquant sur l'icône de la poubelle depuis l'onglet Configuration > Initialisation, la session n'apparaîtra plus sur l'Espace entreprise de votre client.
Comme précédemment, le contact entreprise aura toujours accès aux documents précédemment émis, mais ne pourra plus vous en transmettre.
Si vous avez supprimé une session par erreur, contactez le support pour que nous restaurions votre session.
Vous archivez la session dans Digiforma
L'archivage d'une session n'a aucun impact sur l'Espace entreprise de votre client : les sessions apparaîtront toujours, sans mention particulière.