Plusieurs fonctionnalités de Digiforma incluent la signature sécurisée. Celle-ci permet d'attester de l'identité des signataires et de garantir la contractualisation. Comment est-elle employée sur Digiforma ? Que dit la loi ? Faisons le point !
📝 Où utiliser la signature électronique dans Digiforma ?
Signature de vos documents administratifs
La signature électronique développée par Digiforma vous permet de faire signer les conventions et les contrats de formation par toutes les parties prenantes de vos sessions (clients et apprenants). Elle apporte ainsi la preuve du consentement de votre interlocuteur quant à la prestation proposée.
Elle vous permet également de signer :
les contrats de VAE (validation des acquis de l'expérience) à destination de vos clients ;
les devis de formation ;
les conventions d'intervention ;
les contrats de sous-traitance ;
les autres documents dédiés à vos clients et intervenants (livret d'accueil, document pour le droit à l’image, conditions générales, etc.).
Émargement sécurisé
La signature électronique conçue par Digiforma sert également de base à l'émargement sécurisé avec double authentification de vos apprenants. Il convient de ne pas confondre l'émargement sécurisé et sa version numérique. S'ils constituent tous les deux un processus de suivi et de validation des présences lors des formations, ils diffèrent en matière d'authentification de l'apprenant :
L'émargement numérique permet aux apprenants de signer en ligne une attestation de leur présence à un créneau de formation, mais ne garantit pas leur identité de manière 100 % sécurisée.
L’émargement sécurisé avec double authentification inclut, lui, la validation d’une preuve d’identité (par téléphone ou e-mail) et un marquage encrypté qui authentifie de manière stricte l’identité de l'apprenant.
En complément : le cachetage électronique
Le cachetage électronique est une version dématérialisée du tampon d’entreprise. Il garantit l’authenticité et l’intégrité des documents générés sur Digiforma, en permettant de vérifier qu'ils n’ont pas été modifiés. Après avoir cacheté un document, toute modification effectuée est détectable, ce qui garantit l'inaltérabilité des fichiers.
Ce cachetage est complémentaire de la signature électronique. Il répond lui aussi à la réglementation imposée par l'eIDAS et est inclus dans l'option de signature électronique sur Digiforma !
Focus : notre partenariat avec Lex Persona
La signature électronique Digiforma a été développée en partenariat avec Lex Persona. Cette entreprise française, qualifiée eIDAS, offre des solutions technologiques pour signer, faire signer et cacheter électroniquement tout type de document.
Lex Persona est une société recommandée par les activateurs du réseau France Num, le portail gouvernemental de la transformation numérique des entreprises.
⚖️ Signature électronique : que dit la loi ?
Un procédé à valeur probante
La signature électronique est un procédé qui attache à un document un marquage encrypté permettant d'identifier strictement le signataire. Elle permet ainsi de dématérialiser intégralement le processus de contractualisation. Dans ce contexte, comme on peut le lire sur le site du Gouvernement, « sa valeur légale est réelle. Ainsi, un juge ne peut pas refuser une signature au seul motif qu’elle est électronique. »
Dans les faits, la signature électronique dispose du même niveau de force probante qu'une signature manuscrite sur support papier. La seule condition est qu'elle garantisse de manière fiable l'identité du signataire et que l'intégrité en soit préservée.
Les différents types de signature électronique
On identifie plusieurs types de signature électronique sur le marché :
la signature électronique sans double authentification ;
la signature électronique avec double authentification ;
les signatures avancée et qualifiée.
La signature électronique sans double authentification
La signature électronique sans double authentification ne répond pas à une liste d'exigences établies officiellement. Elle peut donc se matérialiser de façons différentes et être employée pour divers usages, par exemple lorsque vous signez à la main sur un appareil électronique (lors de la récupération d'un colis).
Cette multiplicité ne signifie pas que cette signature n'est pas fiable. Elle sera simplement recommandée pour les documents autour desquels les risques de litige sont relativement faibles. Son objectif principal sera de simplifier les processus internes nécessitant une signature.
La signature électronique avec double authentification
Le processus de signature électronique peut être renforcé et bénéficier d'une valeur légale plus forte. Pour cela, il convient d'y ajouter une étape de double authentification : la référence en matière de sécurité sur le marché.
Cette double authentification nécessite à la fois de valider un e-mail et un SMS pour attester de l'identité du signataire de manière plus fiable. Elle est également systématiquement horodatée. Bonne nouvelle : c'est justement ce que nous proposons chez Digiforma !
Signez électroniquement en toute sécurité avec Digiforma
Chez Digiforma, la signature électronique avec double authentification est plébiscitée. Par nature, elle répond tout à fait aux besoins des organismes de formation en matière de signature à valeur probante.
Sur la plateforme, nous avons implémenté un procédé d'authentification à deux niveaux : le mail et le téléphone. Concrètement, le contact client et le signataire de votre organisme de formation sont dirigés par mail sur un espace dédié pour signer le document. En complément, un code est envoyé par SMS au signataire afin qu’il valide son identité lors de la signature du document.
Si la signature avec double authentification n’est pas réalisée dans les 24h, elle est automatiquement annulée. À l'issue du processus, une communication est envoyée aux parties prenantes afin de confirmer que la démarche est terminée.
En outre, les documents signés sont conservés pendant 10 ans auprès de notre partenaire Docaposte.
Les autres types de signature
La signature avancée, de son côté, impose l'utilisation d’une clé privée accessible seulement à la personne qui signe. Elle peut être utilisée pour la signature d’un compromis de vente immobilière ou d’un contrat de crédit, mais pas uniquement. Avec cette technologie, vous pouvez accéder aux différents portails de l’État : c'est en effet elle qui se cache derrière l'outil FranceConnect.
Enfin, la signature qualifiée impose une clé privée encore plus sécurisée que pour la signature avancée, remise en main propre. Elle ne sera utilisée que dans des cas extrêmes, où l'authentification du signataire est absolument fondamentale. Par exemple, pour signer des actes notariés, des constats d'huissier, ou encore pour répondre aux appels d'offres sur les marchés publics.
La signature électronique en bref
Signature | Caractéristiques | Exemple d’utilisation |
Sans double authentification | Pas de liste d'exigences établies officiellement. | Signature à la main sur un appareil électronique (lors de la récupération d'un colis). |
Avec double authentification | Renforcée par un système de double authentification via e-mail et SMS. | Mêmes documents que la signature sans double authentification, avec un degré de sécurité plus élevé. |
Avancée et Qualifiée | Utilisation d’une clé privée accessible seulement à la personne qui signe. Remise en main propre. | Signature d’un compromis de vente immobilière, d’un contrat de crédit ou d'assurance-vie, réponse aux appels d’offres des marchés publics, acte notarié, constat d’huissier, PACS. |