Plusieurs fonctionnalités de Digiforma incluent la signature sécurisée afin d'attester de l'identité des signataires et de garantir la contractualisation.
Où utiliser la signature électronique dans Digiforma ?
Signature de vos documents administratifs
La signature électronique développée par Digiforma vous permet de faire signer les conventions et les contrats de formation par toutes les parties prenantes de vos sessions (clients et apprenants). Elle apporte ainsi la preuve du consentement de votre interlocuteur quant à la prestation proposée.
Elle vous permet également de signer :
les contrats de VAE (validation des acquis de l'expérience) à destination de vos clients ;
les devis de formation ;
les conventions d'intervention ;
les contrats de sous-traitance ;
les autres documents dédiés à vos clients et apprenants (livret d'accueil, document pour le droit à l’image, conditions générales, etc.).
En savoir plus : Comment fonctionne la signature électronique à double authentification sur Digiforma ?
⚠️ Au sein de votre organisme, seuls le possesseur de compte, les administrateurs et les commerciaux ont la possibilité de signer les documents via cette fonctionnalité. Les intervenants n'y ont pas accès. De plus, pour participer au processus, l'administrateur ou le commercial doit impérativement être désigné comme gestionnaire de la session de formation concernée.
Émargement sécurisé
La signature électronique conçue par Digiforma sert également de base à l'émargement sécurisé avec double authentification de vos apprenants.
Il convient de ne pas confondre l'émargement sécurisé et sa version numérique :
L'émargement numérique permet aux apprenants de signer en ligne une attestation de leur présence à un créneau de formation, mais ne garantit pas leur identité de manière 100 % sécurisée.
L’émargement sécurisé avec double authentification inclut, lui, la validation d’une preuve d’identité (par téléphone ou e-mail) et un marquage encrypté qui authentifie de manière stricte l’identité de l'apprenant.
En savoir plus sur comment émarger de manière sécurisée dans Digiforma
En complément : le cachetage électronique
Le cachetage électronique est une version dématérialisée du tampon d’entreprise. Il garantit l’authenticité et l’intégrité des documents générés sur Digiforma, en permettant de vérifier qu'ils n’ont pas été modifiés. Après avoir cacheté un document, toute modification effectuée est détectable, ce qui garantit l'inaltérabilité des fichiers.
Ce cachetage est complémentaire de la signature électronique. Il répond lui aussi à la réglementation imposée par l'eIDAS et est inclus dans l'option de signature électronique sur Digiforma !
En savoir plus sur le cachetage électronique
Focus : notre partenariat avec Goodflag
La signature électronique Digiforma a été développée en partenariat avec Goodflag (anciennement Lex Persona). Cette entreprise française, qualifiée eIDAS, offre des solutions technologiques pour signer, faire signer et cacheter électroniquement tout type de document.
Goodflag (anciennement Lex Persona) est une société recommandée par les activateurs du réseau France Num, le portail gouvernemental de la transformation numérique des entreprises.
À noter :
Le cachetage électronique n’est pas appliqué aux documents contenant la balise « Signature électronique ».
Les documents signés électroniquement sont déjà pleinement conformes et juridiquement valides, sans qu’il soit nécessaire d’ajouter un cachetage.
Signature électronique : que dit la loi ?
Un procédé à valeur probante
La signature électronique est un procédé qui attache à un document un marquage encrypté permettant d'identifiant strictement le signataire. Elle permet de dématérialiser intégralement le processus de contractualisation.
Selon le site du Gouvernement, "sa valeur légale est réelle. Ainsi, un juge ne peut pas refuser une signature au seul motif qu’elle est électronique". Elle dispose du même niveau de force probante qu'une signature manuscrite sur support papier, à condition qu'elle garantisse de manière fiable l'identité du signataire et que l'intégrité en soit préservée.
Les différents types de signature électronique
On identifie plusieurs types de signature électronique sur le marché :
La signature électronique sans double authentification ;
La signature électronique avec double authentification ;
Les signatures avancée et qualifiée.
La signature électronique sans double authentification
Elle ne répond pas à une liste d'exigences établies officiellement et peut se matérialiser de façons différentes (par exemple, signer à la main sur un appareil électronique lors de la récupération d'un colis). Elle est recommandée pour les documents autour desquels les risques de litige sont relativement faibles afin de simplifier les processus internes.
La signature électronique avec double authentification
Le processus de signature électronique peut être renforcé par une étape de double authentification, qui nécessite à la fois de valider un e-mail et un SMS pour attester de l'identité du signataire. Elle est également systématiquement horodatée. C'est la solution proposée par Digiforma.
Signez électroniquement en toute sécurité avec Digiforma
Chez Digiforma, la signature électronique avec double authentification est plébiscitée car elle répond aux besoins des organismes de formation en matière de signature à valeur probante.
Le fonctionnement : Le contact client et le signataire sont dirigés par e-mail sur un espace dédié. Un code est envoyé par SMS au signataire afin qu’il valide son identité.
Le délai : Si la signature avec double authentification n’est pas réalisée dans les 24 heures, elle est automatiquement annulée.
La conservation : Les documents signés sont conservés pendant 10 ans auprès de notre partenaire Docaposte.
Les autres types de signature
La signature avancée : Impose l'utilisation d’une clé privée accessible seulement à la personne qui signe (ex: outil FranceConnect, compromis de vente immobilière).
La signature qualifiée : Impose une clé privée encore plus sécurisée remise en main propre. Elle est utilisée pour les cas complexes (actes notariés, constats d'huissier, appels d'offres sur les marchés publics).
La signature électronique en bref
Signature | Caractéristiques | Exemple d’utilisation |
Sans double authentification | Pas de liste d'exigences établies officiellement. | Signature à la main sur un appareil électronique (lors de la récupération d'un colis). |
Avec double authentification | Renforcée par un système de double authentification via e-mail et SMS. | Mêmes documents que la signature sans double authentification, avec un degré de sécurité plus élevé. |
Avancée et Qualifiée | Utilisation d’une clé privée accessible seulement à la personne qui signe. Remise en main propre. | Signature d’un compromis de vente immobilière, d’un contrat de crédit ou d'assurance-vie, réponse aux appels d’offres des marchés publics, acte notarié, constat d’huissier, PACS. |