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Comment partager et envoyer des documents avec Digiforma ?

Digiforma vous permet de générer et d'envoyer vos différents modèles de documents en quelques clics. Cet article vous explique comment faire

Benoit Linet avatar
Écrit par Benoit Linet
Mis à jour hier

Vous avez plusieurs méthodes pour partager vos documents sur Digiforma 👇

✉️ Par e-mail

Depuis votre session de formation, vous pouvez générer et envoyer de nombreux modèles d'emails nécessaires à la gestion administrative de votre formation.

Il n'est pas possible d'envoyer plusieurs pièces jointes dans le même e-mail. Cependant, vous pouvez contourner cela en envoyant des documents en annexe d'autres modèles de documents. Voici un article qui vous explique la marche à suivre. 🌺

Retrouvez la liste des modèles de documents proposés par Digiforma ici 👈

Vous pouvez envoyer vos modèles de documents à autant de contacts entreprises que vous le souhaitez grâce aux labels suivant 👇

  • Contact principal formation

  • Contact principal finance

  • Contact Représentant légal

Vous les attribuez dans les fiches entreprises de vos clients. Ainsi, cela vous permet d'envoyer ce document à de nombreux destinataires puisque vous pouvez créer autant de contacts labellisés que vous le souhaitez dans la fiche de votre client entreprise.

Vous pouvez ensuite choisir le destinataire de l'e-mail 👇

Et l'envoyer à celui ou ceux que vous voulez 👇

Découvrons maintenant comment envoyer vos modèles de documents depuis Digiforma ?

Depuis l'onglet Apprenants / Dates de votre session

Vous pouvez envoyer votre "autre modèle de document apprenant" aux apprenants de vos clients entreprise.

Vous pouvez lancer le processus de signature électronique de votre devis ou bien envoyer le document directement par e-mail à vos contacts principaux de formation / représentant légaux de l'entreprise.

L'autre document client s'envoie également depuis cet onglet :


Depuis l'onglet programme / intervenant

Depuis cet onglet vous pouvez envoyer la convention d'intervention (si votre intervenant est externe uniquement) et l'autre document intervenant :


Depuis l'onglet conventions

L'onglet Conventions vous permet d'envoyer les conventions et contrats de formation de deux manières différentes :

  • Via le zip des conventions si vous souhaitez envoyer ce document à chacun de vos clients en un quelques clics :

  • Individuellement à chacun de vos clients

Comme pour tous vos documents à destination de vos clients entreprises, vous pourrez choisir le(s) destinataire(s) parmi vos contacts labellisés responsable formation et responsable légal.

Vous pouvez également envoyer depuis cet onglet votre politique de confidentialité 👇


Depuis l'onglet convocations / emails

Comme pour la convention, vous pouvez envoyer votre modèle de convocation à vos apprenants en quelques clics seulement via le zip des convocations :

Ou bien individuellement à chacun de vos apprenants :

Vous pouvez également envoyer vos e-mails sans pièce jointe à vos apprenants, vos intervenants ou vos clients :


Depuis l'onglet Émargements

Vous pouvez envoyer à vos apprenants un e-mail d'émargement numérique leur permettant de signer leur présence :


Depuis l'onglet Evaluations

Vous pouvez envoyer à vos apprenants les liens menant à leur extranet dans lequel se trouve leurs évaluations qualité (de pré-formation, à chaud et à froid) :

Dans le cas ou certains apprenants n'ont pas répondu au questionnaire après un premier envoi, vous avez également la possibilité de les relancer en un clic :

Vous pouvez également envoyer un e-mail aux managers pour leur permettre de répondre à l'évaluation sur chacun de leurs apprenants. Tous les contacts entreprises (labellisés ou non) peuvent recevoir une évaluation manager :

De même, vous pouvez envoyer l'évaluation intervenant :

Et également l'évaluation financeurs 👇


Depuis le suivi des apprenants

Vous pouvez envoyer à vos apprenants le certificat de réalisation, l'attestation d'assiduité et la micro-certification (fonctionnalité en option) à tous vos apprenants ou bien à chacun d'entre eux individuellement :


Depuis l'onglet Finance

Vous pouvez envoyer les factures à n'importe quel contact labellisé de votre fiche entreprise ou bien à l'e-mail directement renseigné comme e-mail de l'entreprise.


Depuis le suivi d'opportunités de l'onglet Gestion commerciale

Le CRM de Digiforma vous permet également d'envoyer un devis à vos prospects :


Depuis la fiche de votre intervenant située dans l'onglet Données > Intervenants

Vous pouvez générer, faire signer et envoyer le contrat cadre de sous-traitance de chacun de vos intervenants depuis leur fiche située dans la base de données.


Par l'extranet

Vous pouvez partager vos documents, qu'ils soient générés par Digiforma ou bien à l'extérieur du logiciel dans l'extranet via les documents partagés. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet extranet / e-learning de votre session de formation 👇

Vous pouvez choisir à quelle personne vous destinez ce document puis le charger directement en cliquant sur Ajouter un document. Cela vous permet de glisser votre livret d'accueil par exemple sur l'extranet de chacun de vos apprenants.

Je vous invite à consulter notre article dédié 📖

Finalement, vous avez également la possibilité de charger vos documents dans la page d'accueil de l'extranet en cliquant sur "modifier la description" :

et en y téléchargeant un document :


Par l'Espace Entreprise (Fonctionnalité optionnelle)

L'Espace Entreprise est une plateforme d'échanges directs qui vous permet de partager avec vos clients les différents documents que vous ne pouvez pas leur envoyer directement depuis Digiforma. Retrouvez la liste des documents que vous pouvez partager à vos clients via l'Espace Entreprise ici 👈

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