Il existe plusieurs méthodes pour partager vos documents sur Digiforma : par e-mail, directement depuis les différents onglets de votre session, ou via les espaces dédiés (Apprenant et Entreprise).
Partager des documents pour une entreprise
Depuis votre session de formation, vous pouvez générer et envoyer les modèles d'e-mails nécessaires à la gestion administrative.
Pour consulter la liste des modèles disponibles, voir le guide : Modèles de documents proposés par Digiforma.
Configurer les destinataires en entreprise
Vous pouvez envoyer vos documents à vos contacts entreprises grâce à trois labels spécifiques à attribuer dans l'onglet "Contacts" de la fiche Entreprise :
Contact principal formation
Contact principal finance
Contact Représentant légal
L'attribution de ces labels vous permet de cibler de nombreux destinataires simultanément lors des envois.
Procédure d'envoi par e-mail
Rendez-vous dans l'onglet "Contacts" de la fiche Entreprise et cliquez sur "Ajouter un contact"
Créez le contact en lui attribuant le label correspondant à son profil.
3. Choisissez le destinataire de l'e-mail lors de l'envoi.
4. Sélectionnez le ou les contacts souhaités et envoyez.
Ajouter une pièce jointe : Pour ajouter un document externe à votre e-mail, suivez la procédure dédiée : Comment ajouter des pièces jointes dans vos e-mails envoyés depuis Digiforma.
Envoyer des documents depuis une session
Onglet Configuration - Apprenants
Devis : Lancement du processus de signature électronique ou envoi direct par e-mail aux contacts principaux (formation / représentants légaux).
Autre document apprenant : Envoi individuel aux apprenants de vos clients entreprises.
Onglet Configuration - Intervenants
Convention d'intervention : Envoi possible uniquement si votre intervenant est externe.
Autre document intervenant : Envoi direct depuis cet onglet.
Onglet Gestion - Conventions
Vous pouvez envoyer les conventions et contrats de formation de deux manières :
Via le fichier ZIP des conventions : Pour envoyer le document à tous vos clients en quelques clics.
Individuellement : Pour un envoi au cas par cas à chacun de vos clients.
💡 Règle de génération en masse : Si vous utilisez le partage en masse via le fichier .zip, Digiforma applique automatiquement le modèle défini "par défaut" dans votre bibliothèque de modèles.
Comme pour tous vos documents à destination de vos clients entreprises, vous pourrez choisir le(s) destinataire(s) parmi vos contacts labellisés responsable formation et responsable légal.
Cet onglet permet également d'envoyer votre politique de confidentialité via la section des autres documents contractuels :
Onglet Gestion - Convocations
Comme pour la convention, l'envoi des convocations aux apprenants s'effectue selon deux modalités :
Via le fichier ZIP des convocations : Pour un envoi groupé en quelques clics.
Individuellement : Pour un envoi nominatif à chaque apprenant.
Onglet Suivi - Émargements
Émargement numérique : Envoi d'un e-mail aux apprenants pour leur permettre de signer leur présence en ligne.
Onglet Suivi - E-mails
E-mails simples : Permet d'envoyer des messages sans aucune pièce jointe.
Onglet Gestion - Évaluations
Évaluations qualité (pré-formation, à chaud, à froid) : Envoi aux apprenants des liens d'accès à leur espace apprenant.
Relancer les retardataires : Envoi d'une relance en un clic pour les apprenants n'ayant pas répondu.
Évaluation manager : Envoi d'un e-mail à tous les contacts entreprises (labellisés ou non) pour évaluer leurs apprenants.
Évaluation intervenant et financeurs : Envoi direct depuis les sections dédiées.
Onglet Suivi - Suivi apprenants
Permet d'envoyer les documents de fin de formation à l'ensemble des apprenants ou individuellement :
Certificat de réalisation
Attestation d'assiduité
Micro-certification > 💰 Option payante : La fonctionnalité de micro-certification est disponible en option.
Onglet Gestion - Finances
Factures : Envoi aux contacts labellisés de la fiche entreprise ou directement à l'adresse e-mail principale enregistrée pour l'entreprise.
Envoyer des documents depuis les autres menus
Menu Gestion commerciale - Tunnel de ventes (CRM)
Sélectionnez l'opportunité à ouvrir depuis votre tunnel de vente.
Allez dans l'onglet "Informations et sessions".
Rendez-vous dans la section "Devis" pour envoyer le document à vos prospects.
Menu Données - Intervenants - Contrat
Contrat cadre de sous-traitance : Permet de générer, faire signer et envoyer le contrat depuis la fiche de l'intervenant située dans votre base de données.
Partager des documents via les espaces dédiés
L'Espace Apprenant
Cet espace permet de partager des documents générés par Digiforma ou externes au logiciel.
Via l'onglet Documents de la session
Rendez-vous dans Espace Apprenant > Documents de la session de formation.
Choisissez le destinataire du document.
Cliquez sur "Ajouter un document" pour charger le fichier (exemple : livret d'accueil).
📖 Pour plus de détails, consultez notre guide complet sur l'Espace Apprenant.
Via la page d'accueil de l'Espace Apprenant
Cliquez sur "Personnaliser la description" sur la page d'accueil.
2. Téléchargez-y le document directement.
L'Espace Entreprise
💰 Option payante : L'Espace Entreprise est une fonctionnalité optionnelle.
Cette plateforme d'échanges directs permet de partager avec vos clients les documents qui ne peuvent pas être envoyés directement depuis l'interface native de Digiforma.
📖 Consultez la liste des documents compatibles avec l'Espace Entreprise.