Pour utiliser le mode facturation, vous devez l'avoir activé depuis l'onglet Mon organisme > Comptabilité de votre espace Digiforma en cochant "Activer la facturation". Sans cela, vous ne pourrez pas créer de factures.
1. Créer une facture
Créer une facture et ses éléments associés
Rendez-vous dans l'onglet Gestion > Finances dans la session de formation concernée.
Tous les clients à facturer se retrouvent dans l'encart Produits. Cliquez ensuite sur "Créer une facture". La facture est générée automatiquement, mais tous les champs peuvent être modifiés :
Renseigner un préfixe à votre facture : Vous pouvez ajouter de façon automatique un numéro à votre facture. Pour cela, appuyez sur "Affecter Automatiquement". Une fois le préfixe renseigné, il sera conservé à la génération de la prochaine facture. Si vous utilisez également l'affectation automatique du numéro, il choisira la suite du dernier numéro généré.
Personnaliser le libellé qui sera affiché sur votre facture : La personnalisation du nom s'affichera dans votre facture générée. Chaque ligne du tableau correspond à un module créé dans votre session.
Renseigner les informations comptables : Indiquez une Mention libre, des Modalités de règlement (Délai de paiement, Frais de recouvrement, Taux de pénalités) et un Code comptable analytique.
Renseigner un destinataire.
Enfin, pensez bien à cliquer sur le bouton "Enregistrer" en bas pour la sauvegarder.
💡 Cas particulier : Facture d'acompte Si vous souhaitez renseigner une facture d'acompte, ne renseignez pas ce numéro. Créez votre facture d'acompte avant de numéroter votre facture de solde. Pour en savoir plus, consultez : Comment créer une facture d'acompte et Comment fonctionne la numérotation des factures dans Digiforma ?
💡 Cas particulier : Subrogation de paiement Si le financeur externe avance les frais de formation (subrogation) et qu'il doit être destinataire de la facture, nous vous recommandons de suivre cette ressource : Comment gérer une situation de subrogation de paiement par un financeur externe dans une session de formation ?
Comprendre les indicateurs de couleur du Total facturé
Le statut visuel de l'indicateur s'adapte selon le montant de la formation :
🟢 Vert : Le montant de la facture créée est égal au montant de la formation.
⚫ Gris : Aucun montant n'est facturé, ou le montant n'est pas égal au coût de la formation.
🟡 Jaune : Le montant facturé est supérieur au coût de la formation.
2. Télécharger la facture et l'envoyer à votre client
Pour télécharger votre facture : Cliquez sur le menu depuis votre facture et sélectionnez le modèle de facture à utiliser.
Pour envoyer la facture : Une fois la facture générée, l'enveloppe à côté du document n'est plus grisée. Elle peut être envoyée par email directement à votre client, en sélectionnant le contact concerné et le modèle d'email que vous souhaitez utiliser.
L'indicateur vert sur l'enveloppe indique que l'email a bien été envoyé. Vous pouvez cliquer dessus pour obtenir plus d'informations.
ℹ️ Règle de sélection des e-mails par défaut L'adresse email sélectionnée par défaut est celle de la fiche entreprise (ou de l'adresse de l'apprenant si celui-ci est un particulier ou indépendant). Si un contact de votre entreprise a le label Contact principal finance, c'est son adresse qui sera sélectionnée par défaut. Pour en savoir plus : Comment ajouter des contacts sur une fiche entreprise.
3. Activer la relance automatique des factures
Configuration et activation globale
Pour mettre en place l'automatisation il faut :
Depuis le menu Mon organisme > Comptabilité
Définissez un délai de paiement
Activer l'automatisation "Relance automatique des factures" et définissez le délai de relance
La relance s'enclenchera si la facture reste impayée à l’issue du délai de paiement
Pour activer l'automatisation de manière alternative :
Rendez-vous dans le menu Configuration > Automatisations > Factures. Activez ici la fonctionnalité et définissez le délai qui vous convient avant la relance.
Une fois la relance activée depuis la configuration générale, elle sera activée sur vos prochaines sessions de formation et n'est pas rétroactive.
Vous pouvez vérifier l'état de l'automatisation directement dans vos sessions de formation, depuis l'onglet Gestion > Finances et la désactiver si besoin.
Application et suivi dans la session de formation
Activer pour une facture existante : Si la relance automatique des factures a été activée après la création de votre facture, rafraîchissez la page finance de votre session et activez la relance pour la facture concernée.
Fonctionnement de l'envoi : Votre facture sera relancée si le total payé n'est pas atteint. La facture en format PDF sera intégrée à l'email automatiquement envoyé.
Désactivation globale : Si vous désactivez la fonction Relance automatique des factures en attente de paiement depuis les paramétrages de votre organisme, toutes les relances paramétrées seront désactivées.
Logique de sélection du destinataire pour la relance
La relance automatique suit les mêmes règles que l'envoi manuel :
Destinataire entreprise : En priorité le contact principal finance, puis l’adresse mail générique de l’entreprise si celui-ci n’existe pas.
Destinataire particulier / indépendant : Le contact de l'apprenant.
⚠️ Limitation importante Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans le cas d'une subrogation de paiement. Si le destinataire de la facture est le contact du financeur externe, la relance de la facture doit être effectuée manuellement.
4. Les factures non éligibles à la relance automatique
Les types de factures exclus de l'automatisation de la relance sont :
Les factures payées (lorsque l'indicateur Total payé passe en vert, l'automatisation est coupée).
Les factures non générées (pensez à générer le document après sa création).
Les factures en état de brouillons.
Les avoirs.
Les factures qui ont un avoir lié.
5. Personnaliser le modèle de facture et l'email de relance
Personnaliser le modèle de facture
Rendez-vous dans la rubrique Configuration > Modèles de documents, puis dans la partie Factures et devis pour le modèle Facture. Lorsque vous cliquez sur "Facture", un éditeur apparaît pour modifier le document. Cliquez sur Enregistrer en haut à gauche une fois terminé.
L'email de relance sera utilisé lors de la relance des factures impayées et ne peut être utilisé lors d'un envoi manuel.
Personnaliser l'email de relance automatique
Rendez-vous dans l'onglet Configuration - Modèles d'email. Lorsque vous cliquez sur "Relance de facture", un éditeur apparaît. Cliquez sur Enregistrer en haut à gauche une fois terminé.
💡 Ressources utiles
6. Renseigner un paiement
Renseigner un paiement sur une facture
Une fois le paiement reçu, il faut venir le saisir sur la facture en cliquant sur "Entrer un paiement". Cela permettra de modifier le statut du paiement.
Si vous réalisez un avoir vous pouvez ajouter un paiement négatif ici pour équilibrer le total payé.
Comprendre le statut des paiements
Le statut et la couleur de l'indicateur varient selon l'état du paiement :
⚫ Montant partiel : Lorsque le paiement reçu n'est pas égal au total facturé, l'indicateur reste gris.
🟢 Montant total : Lorsque le paiement reçu est égal au total facturé, l'indicateur passe au vert et affiche la mention "Payée".
🔴 En retard : Si aucun paiement n'est renseigné une fois la date d'échéance passée, l'indicateur affiche "En retard" (le total payé affichera également un retard).
7. Les factures non rattachées à un client
Dans l'onglet Gestion > Finances > Produits de la session, une section "Autres" apparaît en bas de page.
Elle vous permet de facturer des destinataires extérieurs à la session de formation, et de générer des factures globales (DPC, par exemple).
La suppression d'un client d'une session transfère automatiquement la facture préalablement créée dans la rubrique "Autres" de l'onglet Finance.