Chaque session de formation dans Digiforma dispose d'un formulaire individuel d'inscription. Ce formulaire permet à vos clients entreprises d'inscrire eux-mêmes leurs collaborateurs, automatisant ainsi la saisie des informations dans votre base de données.
Configuration du formulaire d'inscription
Pour configurer le modèle de formulaire qui s'appliquera à toutes vos sessions, rendez-vous dans Configuration > Formulaire individuel d'inscription.
Vous pouvez :
Rédiger une description ou des consignes d'utilisation
Sélectionner les champs à afficher.
Définir les champs obligatoires pour valider l'inscription.
Personnalisation par session
Pour modifier la configuration spécifiquement pour une session :
Allez dans l'onglet Configuration > Initialisation de la session concernée.
Cliquez sur le bouton Inscription.
Mise à jour de la charte de confidentialité
Le lien de confidentialité affiché en bas du formulaire se modifie via le menu Configuration > Ma Marque - Catalogue en ligne.
⚠️ Attention : Le bouton "Inscription" n'est pas disponible pour les sessions situées dans la colonne "Projets".
Gestion de la visibilité et des accès
Activer ou désactiver les inscriptions
En haut à gauche de l'écran de configuration, vous pouvez activer ou désactiver la visibilité du formulaire.
Session complète : Désactivez l'accès pour suspendre les inscriptions.
Conséquence : Si un utilisateur tente d'accéder à l'URL, un message l'informera que la session est fermée.
Aperçu du formulaire
Utilisez le bouton Voir la page pour visualiser le rendu final du formulaire côté apprenant avant de le diffuser.
Partage du formulaire d'inscription
Envoi par email via Digiforma
Vous pouvez automatiser l'envoi du lien en créant un modèle dans Compte > Modèles de mails > Emails pour les clients (section "Autres emails clients").
Utilisez la balise : URL du formulaire individuel d'inscription.
Ce mail peut être envoyé :
Depuis une opportunité dans le tunnel de vente.
Depuis le menu Suivi > Emails d'une session.
Lors de l'envoi d'un document client.
Partage par URL ou QR Code
Copie du lien : L'URL se trouve en bas de la page dans l'onglet Configuration > Apprenants de votre session.
Génération de QR Code : Sur la page du formulaire ouvert, faites un clic droit avec votre souris et sélectionnez Créer un code QR pour cette page.
Validation des inscriptions reçues
Traitement depuis la session
Les demandes apparaissent dans l'onglet Configuration > Apprenants, section Inscriptions en attente de traitement. Cliquez sur Traiter la demande pour valider l'intégration.
Gestion centralisée (Gestion Commerciale)
Le menu Gestion Commerciale > Inscriptions permet de traiter les demandes de deux manières :
Validation manuelle : Permet de vérifier les infos et de choisir d'ajouter l'apprenant comme "particulier" ou comme "employé d'une entreprise" (l'entreprise doit être préalablement ajoutée à la session).
Validation automatique : L'apprenant est inscrit d'office en tant que client particulier.
En réalisant une validation manuelle, vous pourrez vérifier les informations renseignées dans le formulaire et modifier des informations si besoin. Vous pourrez également :
Choisir d'ajouter l'apprenant en tant que client particulier dans la session
Ou choisir de l'ajouter en tant qu'employé d'une entreprise cliente déjà entrée dans la session. Si l'apprenant est dans ce cas, il faudra bien penser à ajouter l'entreprise en tant que client dans la session au préalable.
💡 Conseil : Activez les alertes dans Configuration > Notifications pour être prévenu par email à chaque nouvelle inscription.
Inscriptions via l'Espace Entreprise
💰 Option payante : Cette fonctionnalité nécessite l'abonnement comprenant l'Espace Entreprise.
L'Espace Entreprise permet à vos clients RH de gérer les inscriptions en autonomie :
Les clients inscrivent leurs collaborateurs directement depuis leur portail dédié.
Avantage clé : Si les apprenants existent déjà dans votre base, le client peut les sélectionner sans saisie manuelle.
Les demandes remontent ensuite dans votre onglet Apprenants pour validation.
🚀 L'Espace entreprise possède d'autres nombreux avantages : Découvrez-les tout de suite !