Voici nos astuces pour travailler à distance avec vos équipes sur le même compte Digiforma :
1. Créez un accès nominatif pour chaque personne de votre équipe ✅
Sur Digiforma, vous pouvez créer différents types d'accès et les personnaliser :
Administrateurs : Accès complet pour gérer les formations, finances et documents.
Commerciaux : Gestion des prospects, devis et suivi client pour développer vos ventes.
Intervenants: Accès limité à leurs sessions et aux documents associés
👉 Pour créer chaque compte d'accès, rendez-vous dans l'onglet Configuration > Compte d'accès. La démarche détaillée est disponible ici.
2. Déterminez les droits d'accès de chaque collaborateur 🚫
Le possesseur du compte et les administrateurs principaux peuvent personnaliser chaque accès : vous pouvez attribuer des droits distincts à chaque personne en fonction de son statut dans votre organisation interne 🤓.
👉 Découvrez ici à quoi correspond chaque rubrique et chaque accès.
3. Communiquez avec les notes et les tâches ✍️
Au sein d'une session, tous vos collaborateurs disposant de l'accès "Notes et tâches", peuvent contribuer à mettre à jour celle liste située à droite de l'écran :
Vous pouvez ainsi l'utiliser pour communiquer de manière contributive avec votre équipe, en rédigeant des notes simples, et des tâches à cocher :
Profitez-en aussi pour signaler à vos collaborateurs des informations sur vos échanges avec les apprenants 📝 !
💡 Visibilité des notes : vous pouvez créer les notes à l'intérieur de chaque session.
Lorsque vous leur attribuez une date d'échéance, elles apparaîtront sur le Tableau de Bord général dès 7 jours avant cette date.
👉 Pour en savoir plus sur l'outil de prise de notes.
4. Utilisez Digiforma pour archiver des documents externes
Vous travaillez à distance et souhaitez partager des fichiers interne à votre équipe ? Digiforma vous propose plusieurs solutions pour archiver votre documentation
Utilisez les documents privés à l'intérieur d'une session (onglet Programme / Intervenants) :
Rassemblez les pièces jointes concernant vos apprenants et intervenants directement dans leurs fiches de la base de donnée (onglet Données)
Besoin de partager des documents avec vos apprenants, intervenants ou commanditaires de la formation ?
👉 RDV dans la configuration de l'extranet pour l'utiliser comme un espace de stockage cloud 😉
5. L’agenda collaboratif : Centralisez vos plannings et vos événements pour une vision partagée
À travers sa fonctionnalité d'agenda, Digiforma vous permet d'avoir une vue globale sur le planning de votre organisme et d'accéder aux informations détaillées des différentes sessions de formation renseignées sur votre compte.
Digiforma vous permet également d'exporter son agenda vers un autre agenda externe au logiciel ou au format PDF. Cette fonctionnalité est compatible avec les agendas Google et Apple (Ical) et vous permet d'effectuer selon vos besoins un export incluant les filtres appliqués sur votre planning.
Cette page vous détaillera son fonctionnement 📖
A vous de jourer !