Nous allons voir ensemble dans cet article comment partager des documents à vos apprenants sur leur Espace Apprenant. Vous avez ainsi la possibilité de partager des documents à vos apprenants, intervenant ou contact entreprise via une page extranet 🚀
📁 Comment partager un document depuis mon compte Digiforma ?
Pour cela, rendez-vous dans l'onglet Documents du menu "Espace apprenant" de votre session de formation :
Vous aurez alors la possibilité de cliquer sur Ajouter un document pour partager un document :
Sur la fenêtre qui s'affiche, il vous sera alors proposé de partager le document de différentes manières :
👉 Soit à l'ensemble de vos contacts en cliquant ici :
👉 Soit à l'ensemble des apprenants, intervenants ou contacts entreprise en cochant cette case dans le volet correspondant :
👉 Soit à une personne en particulier en sélectionnant uniquement celle-ci :
💡 Pour des raisons de stockage, la limite de poids pour chaque fichier est de 400 Mo maximum.
👀 Où retrouver les documents partagés sur l'extranet de mes utilisateurs ?
Les documents seront alors mis à disposition des personnes choisies sur leur Espace Apprenant dans la rubrique Document de leur Espace Apprenant , accessible depuis la page d'accueil. Pour les retrouver, il sera donc nécessaire de cliquer ici 👇
🧑🏽💻 Comment organiser mes fichiers par Dossier sur l'Espace Apprenant de mes utilisateurs ?
Vous avez également la possibilité d'organiser vos fichiers par Dossier sur l'extranet de vos apprenants. Pour cela, il est nécessaire de cliquer sur Nouveau Dossier :
Puis, nommez celui-ci sur la page qui s'affiche :
Vous retrouverez votre dossier à cette place par la suite, avec le listing de l'ensemble des dossiers créés👇
Une fois les dossiers créés, il vous sera possible d'ajouter des documents dans ces différentes sous-parties :
Les fichiers seront visibles sur l'onglet Document de la page Espace Apprenant > E-learning de votre session Digiforma en sélectionnant ici les dossiers qui vous intéressent, puis en dépliant les différents volets relatifs à vos utilisateurs.
Vous avez ainsi la possibilité d'organiser la visibilité et la disposition des documents visibles sur l'Espace de vos apprenants, intervenants ou contacts entreprise 🚀
✅ Comment donner accès à des documents à un utilisateur tiers ?
Pour donner accès aux documents partagés à un client entreprise ou un financeur, il vous faut leur envoyer le lien générique de l'extranet de la session, comme ceci ⬇️
Cela les renverra vers cette page de connexion ⬇️
Ils pourront ensuite se connecter via le lien de vérification dans leurs mails ⬇️
📖 Rendre vos documents consultables en ligne (sans téléchargement)
Par défaut, les documents doivent être téléchargés pour être lus.
Pour les rendre consultables directement dans l’Espace Apprenant :
Créez-vous un compte (gratuit pour cette utilisation) et cliquez sur "importer" en haut à droite de votre écran :
Une fois le document importé, indiquez un titre, une description, et surtout, gardez votre document public (en privé, il sera impossible de réaliser les manipulations ci-dessous) :
Après avoir cliqué sur le bouton "Terminé", cliquez sur la zone "<> Embed" :
Récupérez le code affiché (en le copiant dans votre presse-papier) :
Première étape terminée ! ✨
Rendez-vous ensuite dans une séquence e-learning, ajoutez une activité Documents et modifiez son contenu :
Dans le contenu, ajoutez une zone "Ressources web" :
Collez le code copié depuis Scribd (ou un autre outil) dans la zone prévue :
Et voilà, vous avez maintenant un lecteur de PDF intégré dans votre activité e-learning et vos apprenants pourront consulter directement le document sur leur espace :
À votre tour ! 😉