L’agenda Digiforma centralise l'organisation de vos sessions de formation. Il permet d'obtenir une vue globale du planning de votre organisme et d'accéder aux détails de chaque session enregistrée.
Naviguer dans l'agenda
Pour accéder à l'outil, rendez-vous dans l’onglet Tableau de bord > Agenda. Trois modes d'affichage sont disponibles pour fluidifier votre gestion :
Vue Calendrier : offre un aperçu complet des sessions programmées sur un intervalle de dates ou des dates précises.
Vue Planning : affiche les sessions sous forme de liste avec des informations détaillées.
3. Vue Frise : permet de visualiser les taux d'occupation des intervenants, des salles ou des sessions sur une période donnée.
Personnalisation de l'affichage
Quel que soit le mode choisi, vous pouvez définir la périodicité de l'affichage : Jour, Semaine ou Mois.
L'agenda utilise un code couleur basé sur les catégories de programmes définies dans votre bibliothèque. Les intitulés des sessions et des modules y sont clairement indiqués.
💡 Conseil : Un distinguo visuel est appliqué pour différencier les créneaux à intervalle de dates des créneaux enregistrés sur des dates précises.
Consulter le détail d'un événement
En cliquant sur un créneau spécifique, la section "Évènement" s'ouvre et permet d'accéder directement aux données suivantes :
La session de formation concernée.
Les informations détaillées du créneau sélectionné.
Le suivi des émargements de la session.
Les fiches des apprenants et des intervenants.
Les informations détaillées dudit créneau ainsi que celles de la session à laquelle il se rattache 👇
À chaque fois, il faudra cliquer sur l'information correspondante pour être redirigé vers la page concernée.
Utiliser les filtres de recherche
L'agenda propose plusieurs outils pour isoler des informations spécifiques :
Barre de recherche : permet de trouver une session par son nom ou son code.
Barre de filtres : accessible via l'onglet "Tous les filtres" pour trier les informations par catégories.
Bouton "Effacer tout" : réinitialise l'ensemble des filtres appliqués.
Lors de l'utilisation de la barre de filtres, deux indicateurs vous aident à suivre vos sélections :
Nombre de filtres : un chiffre indique le nombre de critères appliqués par catégorie.
Bouton AFFICHER : affiche le nombre total de créneaux concernés par vos filtres sur la période sélectionnée.
Pour alléger la visibilité, ce menu permet d'afficher ou de masquer :
Les jours de week-end.
Les indisponibilités renseignées par vos intervenants.
Gérer les indisponibilités et les conflits des intervenants
Lorsque vos intervenants disposent d'un compte d'accès, ils peuvent saisir leurs créneaux d'indisponibilité. Ces derniers apparaissent en gris clair sur l'agenda si l'option de visibilité est activée.
Gestion des conflits de planning
Le logiciel détecte automatiquement les conflits si un intervenant ou une salle est attribué à deux sessions simultanées.
Alerte : une notification s'affiche en cas de doublon.
Résolution : vous pouvez modifier les sessions concernées, ignorer l'alerte globalement (croix) ou individuellement (icône corbeille).
L'export de l'agenda
Digiforma permet de synchroniser ou de sauvegarder votre planning via deux méthodes :
Format PDF : pour une version imprimable ou statique.
Export externe : compatible avec Google Agenda et Apple (iCal)
⚠️ Attention : Il s'agit d'un export ponctuel. Pour actualiser les données sur votre calendrier externe après une modification dans Digiforma, vous devez effectuer un nouvel export.
