Utilisez les notes et les tâches pour travailler en équipe et planifier un suivi précis des formations en fonction de vos processus internes. Depuis vos sessions de formation ou vos opportunités, vous pouvez créer des notes et des tâches associées aux éléments suivants :
Sessions
Entreprises
Apprenants
Intervenants
Quelle est la différence entre les notes et les tâches ?
Une note est une information concernant un apprenant, une entreprise, un intervenant ou une session que vous souhaitez conserver dans le temps.
Une tâche est une mission à réaliser à un instant T. Une case à cocher apparaît à côté de chaque tâche pour suivre sa réalisation. Vous pouvez affecter à chaque tâche une date de réalisation ainsi qu'un responsable. Une tâche peut concerner un apprenant, une entreprise, un intervenant ou une session.
Comment utiliser l'outil de prise de notes ?
L'outil de prise de notes permet de disposer d'une information à tout moment concernant la session globale ou une partie prenante en particulier.
Insérer des notes sur une session de formation
Rendez-vous dans la session concernée.
Allez dans la Barre Pétronille, située à droite de votre écran.
Cliquez sur Ajouter > Nouvelle Note.
💡 Conseil : Vous pouvez lier vos notes à une entité spécifique en choisissant une entreprise, un apprenant ou un intervenant dans le champ Sujet, ou associer la note directement à la session pour des commentaires plus généralistes.
Comment utiliser l'outil de gestion des tâches ?
L'outil de gestion des tâches permet de :
Créer un pense-bête d'une ou plusieurs actions clés à mener sur la session.
Créer une liste de tâches à réaliser avec des dates de rappel pour suivre l'avancement.
Afficher un processus de fonctionnement à suivre pour vos collaborateurs.
Créer une nouvelle tâche
Rendez-vous dans la Barre Pétronille sur la droite de votre session de formation.
Cliquez sur Ajouter > Nouvelle tâche.
De même que pour les notes, vous pouvez lier vos tâches à une entité en particulier en choisissant une entreprise, un apprenant ou un intervenant dans le champ Sujet, ou associer la tâche à la session globale.
De même que pour les notes, vous pourrez lier vos tâches à une entité en particulier en choisissant une entreprise, un apprenant ou intervenant dans le champ "Sujet" ou associer la tâche à la session si celle-ci concerne la session au global.
Définir les attributs d'une tâche
Contrairement aux notes, une tâche possède deux attributs optionnels :
Date de réalisation : Indiquez la date à laquelle la tâche doit être faite. À partir de 7 jours avant cette date, la tâche apparaît sur votre tableau de bord.
Responsable de la tâche : Désignez le collaborateur en charge de réaliser cette action.
💡 Conseil : Il n'est pas obligatoire de renseigner ces deux informations. Si la tâche peut être réalisée à n'importe quel moment ou par n'importe qui, vous pouvez laisser ces champs vides.
⚠️ Alerte - Visibilité : Lorsque vous attribuez une date d'échéance, les tâches apparaissent sur le Tableau de Bord dès 7 jours avant leur expiration.
Ajouter une liste de tâches prédéfinies
Il est possible d'ajouter une liste de tâches prédéfinies créée au préalable depuis le menu Configuration > Modèles de listes de tâches.
Pour insérer un modèle sur votre session :
Allez dans la Barre Pétronille de votre session.
Cliquez sur Ajouter > Liste de tâches.
Sélectionnez la liste souhaitée (les listes s'affichent par ordre alphabétique).
⚠️ Alerte - Attribution et restrictions : Il est seulement possible d'ajouter vos modèles de liste de tâches sur une session ou sur le suivi d'une opportunité. De plus, il est impossible d'attribuer un responsable à une liste de tâches globale ; l'attribution d'un responsable se fait uniquement de manière individuelle, tâche par tâche.
Organiser vos tâches
Vous avez la possibilité d'organiser vos tâches de différentes façons depuis chaque session ainsi que depuis votre tableau de bord.
Tri par Responsable
En cliquant sur l'icône de tri pour afficher les tâches par Responsable, celles-ci se classeront alors par Responsable. Les tâches qui vous sont attribuées apparaitront en premier et celles qui ne sont attribuées à personne apparaitront en dernier :
💡 Conseil - Droits d'accès : La visibilité se configure par compte d'accès. Un collaborateur peut être restreint à voir uniquement ses propres tâches ou autorisé à voir l'intégralité des tâches de l'équipe.
Tri par date
En cliquant sur l'icône de tri pour afficher les tâches par date celles-ci se classeront alors par date. Les tâches en retard seront alors mises en avant avec la date en jaune :
Tri par tâches à faire
En cliquant sur le bouton de tri, vous permet sélectionner également "À faire". Cela vous permettra d'afficher l'ensemble des tâches qui ne sont pas encore cochées comme faîtes. Si vous avez un grand nombre de tâches sur une session, vous pourrez y voir rapidement plus clair et identifier ce qu'il reste à faire d'un coup d'œil :
Tri personnalisé
Vous pouvez également choisir d'afficher vos tâches dans un ordre que vous pouvez personnaliser. Il vous faut pour cela cliquer sur l'icône correspondante et réaliser un glissé / déposé pour repositionner votre tâche :
En cliquant sur "personnalisé", vos tâches apparaitront alors dans l'ordre défini ou par ordre de création si vous n'avez pas définit d'ordre spécifique :
Indicateur de couleur sur l'avancée de vos tâches
Vous pouvez voir rapidement si vos tâches sont en retard ou non grâce à un système de couleur. Cela vous permet de vous repérer en un coup d'œil et prioriser rapidement les tâches à exécuter au plus vite.
Ceci apparaît directement au niveau des dates de vos tâches :
Les dates en jaune : retard
Les dates en violet : aujourd'hui
Les dates en gris : dans le futur ou tâche déjà cochée
Suivi de l'avancement des tâches dans une session
Vous pourrez suivre l'avancement de vos tâches depuis vos Rapports d'activité par session en ajoutant la colonne correspondante :
Il sera alors facile d'identifier les sessions pour lesquelles il reste des tâches à réaliser !
Synchronisation entre les fiches tiers et les sessions
Éléments créés depuis une session
Si vous créez une note ou une tâche associée à un apprenant, une entreprise ou un intervenant directement depuis une session, celle-ci est automatiquement liée à la fiche correspondante dans la base de données et mentionne le nom de la session d'origine.
Éléments créés depuis une fiche de la base de données
Si vous rédigez une note directement sur la fiche d'un apprenant, d'une entreprise ou d'un intervenant, cette information est automatiquement poussée dans toutes les sessions (passées et futures) auxquelles cette entité est rattachée.
💡 Exemple d'application : Cette fonctionnalité est idéale pour notifier le suivi d'un apprenant en situation de handicap afin d'adapter l'animation à chaque nouvelle session de formation.