Créer un compte
Pour ajouter des comptes d'accès, rendez-vous dans la rubrique Configuration > Comptes d'accès.
Vous pouvez créer 4 types de comptes :
Le compte d'accès comptable est uniquement disponible pour les organismes de formation sur les formules d'abonnement les plus récentes.
Si aucun intervenant n'apparaît lors de la création, vous devez d'abord créer la fiche de l'intervenant dans l'onglet Données > Intervenants.)
Pourquoi faire cette distinction de comptes ?
La distinction des rôles vous permet de :
Distinguer les missions et les droits d'accès à la base de données entre administrateur et commercial.
Basculer facilement un compte d'un statut à un autre via les boutons "Passer en commercial" ou "Passer en administrateur".
Assigner des commerciaux directement à vos clients lors de la création d'une session de formation.
Paramétrer les droits d'accès
Lors de la création d'un compte, vous définissez les autorisations d'accès aux différents onglets et fonctionnalités de la plateforme.
Spécificités du compte d'accès comptable
Cet accès est limité à un seul compte comptable par organisme de formation. Il ne compte pas dans votre quota d'utilisateurs payants (accès gratuit).)
Caractéristiques du compte comptable :
Droits d'accès : Lecture seule de l'ensemble des données. Aucune création ou modification n'est possible.
Périmètre d'accès : Suivi des factures, factures fournisseurs, et pages finances des sessions.
Exports comptables : Lorsqu'un comptable effectue une demande d'export, le fichier est envoyé directement sur son adresse e-mail (contrairement aux autres utilisateurs dont les exports sont envoyés au compte owner).
Procédure de création selon le type de compte
1. Créer un compte administrateur
Renseignez le nom, le prénom et l'adresse e-mail du collaborateur.
Configurez ses droits d'accès.
Cliquez sur Enregistrer.
Si vous créez un seul compte à la fois, laissez la case d'envoi cochée pour envoyer l'invitation automatiquement dès l'enregistrement.)
2. Créer un compte commercial
Saisissez le nom, le prénom et l'adresse e-mail de votre collaborateur.
Définissez ses droits d'accès selon les sections souhaitées.
Cliquez sur Enregistrer.
3. Créer un compte intervenant
Vérifiez que la fiche de l'intervenant est préalablement créée avec une adresse e-mail valide dans Données > Intervenants.
Configurez les droits d'accès autorisés pour l'intervenant.
Enregistrez la fiche.
Les comptes intervenants n'ont pas accès aux fonctionnalités sensibles telles que le Rapport d'activité du BPF ou la configuration générale du compte.)
Gestion des invitations et première connexion
Envoyer l'invitation par e-mail
Chaque utilisateur doit recevoir une invitation contenant un lien de validation pour activer son accès.
Envoi automatique : Effectué lors de l'enregistrement si l'option est cochée.
Envoi manuel/différé : Si l'envoi automatique a été décoché, cliquez à tout moment sur le bouton Envoyer les invitations pour transmettre l'e-mail aux contacts en attente.
Première connexion et validation de l'accès
L'invité clique sur le lien présent dans l'e-mail d'invitation.
Sur la page de redirection, l'utilisateur clique sur Créer un compte pour définir son mot de passe.
Une fois connecté, l'utilisateur doit cliquer sur Accepter pour valider l'accès à l'Organisme de formation.
