Pré-requis important : par souci de compatibilité technique, les abonnements les plus anciens n'ont pas accès à cette fonctionnalité. N'hésitez pas à nous contacter pour faire évoluer votre formule.
Avant de commencer, un petit mot sur la sécurité des données.
Quand on pense à l’envoi d’un e-mail, on imagine souvent la possibilité de joindre directement un fichier en un clic. Pourtant, chez Digiforma, nous avons fait le choix de ne pas fonctionner ainsi. Pourquoi ? Parce que permettre l’ajout direct de pièces jointes comporte un risque majeur : celui de diffuser, volontairement ou non, des fichiers malveillants ou infectés par des virus.
Pour protéger vos destinataires, nous avons donc adopté une approche en deux étapes. Concrètement, vos documents passent par un outil spécialisé qui vérifie automatiquement les fichiers et en assure un hébergement sécurisé. Ensuite, ils sont partagés dans vos e-mails sous forme de liens cliquables. Ce fonctionnement vous apporte une double garantie :
vos messages restent légers et faciles à transmettre
vos utilisateurs bénéficient d’un haut niveau de sécurité
C’est donc un choix stratégique, pensé pour votre sérénité comme pour celle de vos apprenants.
Configuration des documents
La fonctionnalité d'envoi de pièces jointes permet d'envoyer des documents provenant de 2 sources différentes et distinctes.
1. Partager les documents de votre organisme
Ce premier usage vous permet d'envoyer les documents généraux de votre organisme. Il peut s’agir, par exemple, d’un plan d’accès, de consignes de sécurité ou encore d’un livret d’accueil.
Ces documents se trouvent dans l'espace documentaire de la page Mon organisme. Pour y accéder, cliquez en haut à droite de votre compte sur le nom de votre organisme, puis cliquez sur "Mon organisme" dans le menu déroulant.
Rendez-vous ensuite dans le dernier onglet, tout à droite, intitulé Documents. C’est ici que vous pourrez importer autant de documents externes à Digiforma que vous le souhaitez (images, PDF, fichiers texte, Excel, etc.).
Les documents que vous déposez dans cet espace seront ensuite disponibles lors de l’envoi de tous vos e-mails depuis l’application. Vous pourrez bien entendu revenir autant de fois que souhaité dans ce menu pour déposer de nouveaux documents ou en supprimer, tout au long de l'année.
Dans mon exemple, j'ai déposé 3 fichiers, pour lesquels je peux voir directement le format (.xlsx, .docx et .png).
2. Partager les documents de votre session
Ce deuxième usage vous permet d'envoyer les documents ajoutés dans l'onglet Espace Apprenant de vos sessions de formation.
Pour accéder à ces documents ou alimenter la base documentaire de la session, rendez-vous dans l'onglet Espace Apprenant > Documents.
Utilisez ensuite le bouton Ajouter un document pour importer un ou plusieurs documents depuis votre ordinateur vers la session. Vous avez la possibilité de mettre ces documents à disposition des différentes parties prenantes de votre session (entreprises, apprenants, intervenants, financeurs).
⚠️ Notez que, pour des raisons de confidentialité, seuls les documents partagés à "Tous" seront disponibles en pièces jointes des e-mails de la session.
Par exemple, si je partage un document uniquement à l'entreprise Le Vieux Campeur, je ne pourrai pas utiliser ce document en pièce jointe d'un e-mail à destination de toutes les entreprises de ma session. Il serait en effet dommageable que des document privés de ce client se retrouvent dans les mains d'autres clients de la session.
Alimentez donc judicieusement cette base documentaire pour respecter la confidentialité des documents des différentes parties prenantes de votre session.
Dans notre exemple, nous nous retrouvons avec la configuration suivante :
1 document pour tous les intervenants
2 documents pour tous les apprenants
1 document spécifique à l'apprenant LA CHOCOLATERIE Charlie
2 documents pour toutes les entreprises
1 document spécifique à l'entreprise Le Vieux Campeur
Ajout des pièces jointes aux e-mails
Maintenant que les documents ont été ajoutés à votre organisme et/ou à votre session, vous pouvez les joindre dans les différents e-mails de votre session de formation.
Vous retrouverez ces documents sous forme de balises à faire glisser dans le corps de votre e-mail. Pour y accéder, il vous suffit d'afficher les balises sur la droite de la pop-up d'envoi d'e-mail :
Ici, mon e-mail concerne l'envoi d'une convocation générée via Digiforma. Je voudrais y associer mon plan d'accès (document de mon organisme). Je procède alors à un glisser-déposer de la balise correspondante jusqu'au bon endroit de l'e-mail.
💡 Ce document étant à destination des apprenants, je peux aussi joindre les documents de la session pour apprenants (ici acces-local-pratique.jpg et charte-apprenants.pdf).
Voici la liste des documents joignables selon le contexte d'envoi de l'e-mail :
E-mail à destination des apprenants
> Documents de l'organisme
> Documents de la session pour apprenants
E-mail à destination des intervenants
> Documents de l'organisme
> Documents de la session pour intervenants
E-mail à destination des entreprises/clients
> Documents de l'organisme
> Documents de la session pour apprenants
> Documents de la session pour entreprises
Et voilà, le tour est joué ! Vous pouvez, de cette façon, ajouter autant de documents externes que vous le souhaitez lors de l'envoi d'un e-mail et donc d'ajouter à vos mails l'ensemble des pièces jointes nécessaires.
⚠️ Pour des raisons de délivrabilité de vos e-mails, nous vous recommandons néanmoins d'être raisonnables sur le nombre de documents que vous joignez. Les logiciels anti SPAM auront tendance à être plus sévères avec des e-mails remplis de liens.
Gagnez du temps avec vos modèles d’e-mail déjà prêts !
Nous avons pensé à tout pour vous simplifier la vie. Vos pièces jointes (organisme) peuvent également être intégrées dans vos modèles d’e-mail. Résultat : plus besoin d’ajouter vos pièces jointes à chaque envoi, elles sont déjà prêtes et associées au bon modèle.
Par exemple, si vous envoyez systématiquement le livret d'accueil lors de l'envoi de la convocation, il vous suffit d'attacher votre livret d'accueil en pièce jointe au modèle d'e-mail associé. De cette façon vous n'avez plus besoin de vous en soucier (moins d'oubli, moins d'erreur, moins de perte de temps !).
Concrètement, comment cela apparaît pour vos destinataires ?
Lorsque le destinataire reçoit l'e-mail, la pièce jointe externe apparaît comme un lien hypertexte (= sur lequel il peut cliquer), comme ici dans notre exemple.
En cliquant sur le lien hypertexte, cela ouvrira le fichier dans un nouvel onglet du navigateur. Votre client pourra alors simplement consulter le document pour en prendre connaissance ou le télécharger pour en garder une copie dans son ordinateur, comme toute pièce jointe classique.