Le tableau de bord des automatisations permet de consulter et de piloter l'ensemble des envois et des actions automatiques déclenchés par Digiforma (convocations, évaluations, e-mails aux apprenants, intervenants et clients, relances de factures impayées, et règles de gestion commerciale).
En utilisant cette interface, vous pouvez vérifier le statut, le délai et l'heure d'envoi de chaque automatisation, au niveau global de l'organisme ou au niveau d'une session de formation spécifique.
Cette fonctionnalité s'adresse aux administrateurs et gestionnaires d'organismes de formation utilisant Digiforma.
Périmètres d'application des automatisations
Le tableau de bord des automatisations fonctionne selon deux niveaux d'application distincts :
Tableau de bord de l'organisme : définit la configuration par défaut qui s'applique automatiquement aux futures sessions de formation créées.
Tableau de bord d'une session : affiche et pilote les automatisations réellement en place pour la session concernée.
La modification de la configuration par défaut de l'organisme n'impacte pas rétroactivement les sessions existantes. Les sessions créées antérieurement conservent leur propre configuration initiale.
Tableau de bord au niveau de l'organisme
Pour accéder à la configuration globale des automatisations au niveau de votre organisme, suivez ce chemin de navigation :
Cliquez sur le menu Configuration dans la barre de navigation.
Sélectionnez le sous-menu Automatisations.
Le tableau de bord de l'organisme comporte deux onglets distincts :
Onglet "Sessions de formation" : regroupe les automatisations associées aux sessions de formation et à la relance des factures impayées.
Onglet "Gestion commerciale" : regroupe les règles d'automatisation faisant évoluer les opportunités du CRM.
⚠️ À propos des factures : l'automatisation liée aux factures concerne uniquement la relance des factures impayées (les rappels de paiement envoyés automatiquement). L'émission et l'envoi des factures elles-mêmes ne sont pas automatisés : ils restent à réaliser manuellement.
Les pages de réglage spécifiques (Convocations, Évaluations, Factures, E-mails) demeurent accessibles via le sélecteur d'onglets de la page Automatisations.
Tableau de bord d'une session
Pour consulter et gérer les automatisations spécifiques à une session de formation particulière :
Accédez à la session de formation concernée.
Cliquez sur Synthèse.
Sélectionnez le sous-menu Automatisations.
Le tableau de bord d'une session recouvre les automatisations disponibles dans l'onglet « Sessions de formation » du tableau de bord de l'organisme, à l'exception des étapes liées aux factures (relance des impayés). L'onglet « Gestion commerciale » se situe uniquement sur le tableau de bord de l'organisme.
Depuis l'onglet Synthèse > Automatisations de la session, vous pouvez exécuter les actions suivantes :
Filtrer les automatisations de la session par type ou par statut.
Cliquer sur la carte d'une automatisation pour modifier sa configuration spécifique à cette session.
Créer un nouvel envoi d'e-mail automatique propre à cette session.
Lecture et utilisation de la frise des automatisations
La frise chronologique rassemble visuellement l'ensemble des automatisations paramétrées. Ces automatisations peuvent être paramétrées au niveau du tableau de bord de l'organisme ou au niveau de l'onglet Synthèse > Automatisations de la session de formation.
Indicateurs des compteurs
Les trois compteurs situés en haut de la frise fournissent les métriques suivantes :
X/Y Étapes pilotées par Digiforma : indique le nombre d'étapes de déclenchement qui contiennent au moins une automatisation active sur le nombre total d'étapes.
X Automatisations créées : indique le total des automatisations présentes sur la frise, qu'elles soient actives ou désactivées.
X Automatisations désactivées : indique le nombre d'automatisations existantes désactivées manuellement.
Fonctionnalités de la barre d'outils
Dès qu'une automatisation existe, la barre d'outils affiche les commandes suivantes :
Bouton Vue synthétique / Vue complète : le clic sur Vue synthétique masque le détail des étapes pour ne conserver que leurs titres. Le bouton bascule alors sous l'intitulé Vue complète pour rouvrir le détail.
Filtre Statut : permet de filtrer l'affichage selon le statut des automatisations (Activées ou Désactivées).
Filtre Type : permet de filtrer selon la typologie (Convocations, Évaluations, E-mails, Autres).
Le filtre Type n'est pas disponible sur l'onglet Gestion commerciale, car toutes les automatisations de cette section sont exclusivement des règles CRM.
Structure et fonctionnement des étapes
Chaque étape de la frise constitue un volet pliable et dépliable en cliquant sur son titre :
Étape active : contient au moins une automatisation active, s'affiche en couleur mise en valeur et s'ouvre par défaut.
Étape inactive : ne contient aucune automatisation, s'affiche en grisé et reste fermée par défaut.
À l'intérieur d'une étape, les automatisations sont regroupées derrière une pastille violette précisant le délai ou le déclencheur (exemples : « 7 jours avant », « 2 jours après », « Statut : Gagné », « Colonne 2. Devis envoyé »).
Interaction avec les cartes d'automatisation
Chaque carte d'automatisation présente, de gauche à droite :
Un voyant de statut (vert si l'automatisation est active, gris si elle est désactivée).
L'intitulé de l'action ou du document envoyé (exemples : « Convocation », « E-mail aux apprenants », nom d'un modèle d'évaluation, « Changer le statut de l'opportunité en Gagné »).
La précision technique (nom du modèle d'e-mail ou nature du traitement tel que « Évaluation automatique » ou « Relance automatique »).
En cliquant sur une carte d'automatisation :
Pour un e-mail automatique, une fenêtre modale de configuration s'ouvre directement sur l'écran.
Pour les autres automatisations, le système redirige vers la page de configuration dédiée.
Étapes et déclencheurs suivis par le tableau de bord
Déclencheurs de l'onglet Sessions de formation
Le tableau suivant détaille les déclencheurs possibles, les automatisations rattachées et leur emplacement de configuration :
Étape / Déclencheur | Automatisations rattachées | Page de configuration |
Lorsque la convention est signée | Convocations, E-mails automatiques | Configuration > Convocations / E-mails |
Lorsque le devis est accepté ou signé | Convocations, E-mails automatiques | Configuration > Convocations / E-mails |
Début de la session | Convocations, E-mails automatiques | Configuration > Convocations / E-mails |
Fin de la session | Convocations, E-mails automatiques | Configuration > Convocations / E-mails |
Date d'échéance de la facture (uniquement via le tableau de bord de l'organisme) | Relance automatique des factures en attente de paiement (l'émission et l'envoi des factures ne sont pas automatisés). | Configuration > Factures |
Toutes les automatisations se configurent depuis l'onglet « Sessions de formation » du tableau de bord de l'organisme, ou via l'onglet Synthèse > Automatisations de la session, à l'exception des relances automatiques de factures, qui se paramètrent exclusivement via le tableau de bord de l'organisme.
Déclencheurs de l'onglet Gestion commerciale
L'onglet Gestion commerciale s'appuie sur six événements déclencheurs pour exécuter les règles d'automatisation CRM :
Lorsque le statut de l'opportunité est modifié.
Lorsque l'opportunité est déplacée dans une autre colonne du tunnel de vente.
Lorsque le devis est accepté ou signé.
Lorsque la convention est signée.
Lorsque la facture est émise.
Lorsque la facture est payée.
La création et la modification de ces règles de gestion commerciale s'effectuent depuis l'écran Tunnel de vente > Configuration > Règles.