Présentation de l'archivage des sessions
L'archivage des sessions sur Digiforma permet d'organiser et de trier vos sessions de formation afin de conserver un espace de travail clair.
Pour accéder à vos sessions archivées, rendez-vous dans le menu Sessions de formation > Sessions Archivées.
Fonctionnement de l'archivage automatique
Digiforma intègre un système d'archivage automatique nocturne.
Chaque nuit, l'application identifie les sessions présentes dans la colonne "Terminées" dont la dernière date de formation est dépassée de plus d'un an. Ces sessions sont automatiquement transférées vers la colonne "Terminées" du sous-menu Sessions Archivées.
Comment archiver ou désarchiver une session manuellement ?
Procédure d'archivage
Rendez-vous dans le paramétrage de votre session de formation.
Allez dans la barre Configuration > Initialisation.
Cliquez sur l'option pour archiver la session.
Procédure de désarchivage
Si vous devez réactiver une session :
Accédez au sous-menu Sessions archivées.
Ouvrez la question archivée
Cliquez sur le bouton Désarchiver.
Une session désarchivée manuellement ne sera plus soumise à l'archivage automatique nocturne.
Comment identifier une session archivée ?
Une session archivée se distingue selon deux critères :
Son emplacement : elle est répertoriée dans le sous-menu Sessions Archivées.
Son visuel : elle affiche un bandeau encadré en violet indiquant sa date d'archivage.
Impact sur le Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
L'archivage n'altère pas vos déclarations officielles : les données des sessions archivées restent comptabilisées dans le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) de votre organisme de formation.
Impact sur les opportunités de la Gestion commerciale
Chaque client présent dans une session de formation est associé à une opportunité dans votre suivi commercial.
Archivage automatique de l'opportunité : Lorsqu'une session de formation est archivée (manuellement ou automatiquement après un an), toutes les opportunités liées sont automatiquement archivées dans le sous-menu Opportunités archivées de l'onglet Gestion commerciale.
Il est impossible d'archiver directement une opportunité si celle-ci n'est pas rattachée à une session de formation.
Droits d'accès et autorisations
L'archivage des sessions de formation est restreint : seuls les administrateurs de compte Digiforma possédant le droit "gestion de sessions" peuvent effectuer cette action.