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La signature électronique sur Digiforma
Comment fonctionne la signature électronique sur Digiforma ?
Comment fonctionne la signature électronique sur Digiforma ?

Gagnez du temps et digitalisez vos process grâce à la signature électronique certifiée

Benoit Linet avatar
Écrit par Benoit Linet
Mis à jour il y a plus d’une semaine

⚠️ La signature électronique est une fonctionnalité disponible en option en complément de votre abonnement 👈

N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations 😄

Une signature électronique est un procédé qui attache à un document un marquage encrypté qui authentifie de manière stricte l’identité d’une personne qui “accepte” ce document. Cette signature permet de se passer d’une signature manuscrite et de réaliser une contractualisation purement dématérialisée. Nous proposons cette fonctionnalité en partenariat avec Lex Persona, entreprise française qui offre des solutions technologiques qui permettent de signer, faire signer et cacheter électroniquement tout type de document.

À ce jour vous pouvez signer électroniquement :


👉 Les conventions et contrats de formation à destination des clients et apprenants

👉 Les contrats de VAE (validation des acquis de l'expérience) à destination des clients

👉 Les devis de formation
👉 Les conventions d'intervention à destination des intervenants

👉 Les contrats de sous-traitance à destination des intervenants

👉 Les "autres documents" pour vos clients et intervenants, ce qui vous permet de faire signer tout autre document que vous souhaitez tel qu'un livret d'accueil, un document pour le droit à l'image, des Conditions Générales etc.

Pour illustrer de façon détaillée le mécanisme de lancement de signature électronique, nous allons voir l'exemple de la signature d'une convention.


TUTORIEL VIDÉO : Comment utiliser la signature électronique ? L'exemple d'une convention de formation.

Ce tutoriel vidéo vous explique pas à pas comment signer électroniquement un document :


TUTORIEL pas à pas : Comment utiliser la signature électronique ? L'exemple d'une convention de formation.

Lancement d'un processus de signature électronique

Rendez vous dans l'onglet Conventions de votre session de formation, puis générez la version PDF du document (la signature n'est pas disponible sur les versions .DOC des documents).


➡️ Vous pouvez alors dérouler le menu de chaque client concerné, puis cliquer sur Signer :

Sélectionnez par la suite le signataire de la convention du côté de votre organisme de formation puis cliquez sur continuer👇

💡Seuls le possesseur du compte et/ou les gestionnaires de la session peuvent être proposés sur les documents liés à une session. Pour les devis, le possesseur de compte est automatiquement considéré comme le signataire. 


Vous pourrez ensuite choisir le contact qui signera la convention / contrat du côté de votre client (si plusieurs noms apparaissent, ils correspondent aux contacts entreprises liés à des labels),
puis cliquez sur Enregistrer et lancer le processus de signature👇

💡 Pour cela, vous devez au préalable avoir indiqué une adresse email et/ou un numéro de téléphone (mobile) au sein de la fiche de votre client. Pour le numéro de téléphone, ce dernier doit respecter la numérotation française, les numéros étrangers n'étant pas reconnus pour l'authentification du signataire. Si vous n'avez pas de numéro portable associé à votre contact, une adresse mail est suffisante. Digiforma enverra tous les mails de confirmation sur l'adresse mail de votre apprenant.

Le logiciel vous indiquera par la suite qu'il est en attente de la signature du document.

Les étapes du processus de signature électronique

Le contact que vous aurez choisi côté client recevra un e-mail avec un lien sur lequel il devra cliquer pour signer le document.

Si la session est partagée avec votre client sur l'Espace entreprise, une notification est également automatiquement envoyée sur l'espace entreprise du signataire et votre client est redirigé vers la plateforme de signature en cliquant juste ici : 

Le signataire de votre organisme de formation recevra un e-mail similaire de son côté :

💡 Vous avez la possibilité de personnaliser les modèles d'emails dédiés à la signature électronique depuis votre onglet Compte > Modèles d'emails.

En cliquant sur le lien, les deux signataires sont redirigés sur l'espace de signature de Lex Persona, notre partenaire. Ils pourront cliquer sur "suivant" pour signer le document ou sur "refuser" s'ils ne souhaitent pas signer le document.

Les signataires auront tous deux la possibilité de télécharger le contrat ou la convention. Pour signer, il est nécessaire de descendre jusqu'en bas du document.

Une fois en bas du document, le bouton Suivant se dégrise et il faut cliquer dessus pour rejoindre la page qui permet d'accepter les conditions générales d'utilisation :

Les signataires dessinent leur signature (ils ont également la possibilité d'importer une image de leur signature s'ils le souhaitent) 👇

Un code est ensuite envoyé par sms au signataire afin qu'il valide son identité lors de la signature du document :

Si votre contact n'a pas de numéro de téléphone portable associé à sa fiche sur Digiforma, il recevra celui-ci par mail. De même pour le signataire de l'OF si aucun numéro de téléphone n'est enregistré dans le profil de l'organisme.

Une fois le code de vérification entré, un message apparaît pour confirmer le succès de l'opération ✅

Et le second signataire est informé que la convention a été signée par l'autre parti au moment où il clique sur le lien lui aussi 👌

Une fois le document signé électroniquement

Une fois le document signé par les deux parties, un e-mail est envoyé par Digiforma aux deux signataires pour leur permettre de télécharger le document signé :

Si la session a été partagée sur l'Espace entreprise, le document est aussi automatiquement déposé sur l'espace entreprise avec une icône en forme de cadenas pour indiquer que le document a été signé électroniquement et est cacheté : 

Sur Digiforma, dans l'onglet "Conventions", le document est automatiquement indiqué comme signé et vous pouvez retrouver la date et l'heure de signature et télécharger le document signé :

Nota : Un court délai (inférieur à une heure) peut exister entre la signature du document, et la remontée de l'information dans le suivi Digiforma.

⏰ Au bout du délai de signature imparti configuré, si l'une des deux parties prenantes n'a pas signé, le processus de signature est annulé et vous recevrez cet email 👇

Télécharger un certificat de preuve de signature électronique

Certains financeurs externes peuvent être amenés à vous demander une preuve tangible de la signature électronique de leurs conventions.

Vous pouvez générer un certificat de preuve de signature électronique directement dans votre espace Digiforma dans la section Conventions de votre session. Pour cela, réalisez le processus de signature en totalité dans Digiforma, et une fois cela fait, vous pourrez trouver le bouton Télécharger le certificat de preuve

Une fois téléchargé, vous pourrez trouver dans les données du PDF la certification avec une preuve de non-modification générée par Lex Persona, attestant que le document n'a pas été modifié depuis sa certification et attestant de sa validité.

Puisque chaque certificat de preuve est lié directement au document signé électroniquement, il n'est pas possible de télécharger tous les certificats en un clic, vous devrez les télécharger un à un.

Vous savez désormais comment utiliser la signature électronique sur Digiforma !

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