Une signature électronique est un procédé attachant à un document un marquage encrypté qui authentifie de manière stricte l'identité d'une personne qui « accepte » ce document. Cette signature permet de se passer d'une signature manuscrite et de réaliser une contractualisation purement dématérialisée. Nous proposons cette fonctionnalité en partenariat avec Goodflag (anciennement Lex Persona), entreprise française qui offre des solutions technologiques qui permettent de signer, faire signer et cacheter électroniquement tout type de document.

Vous pouvez faire signer électroniquement :

Les autres documents vous permettent de faire signer tout autre document que vous souhaitez tel qu'un livret d'accueil, un document pour le droit à l'image, des Conditions Générales, etc.

Pour savoir comment est employée la signature électronique dans Digiforma et quelle est sa valeur légale, on vous donne rendez-vous juste ici 👇

Rendez-vous dans l'onglet Conventions de votre session de formation, puis générez la version PDF du document.

Vous pouvez alors dérouler le menu de chaque client concerné, puis cliquer sur Signer électroniquement :

Sélectionnez par la suite le signataire de la convention du côté de votre organisme de formation puis cliquez sur Continuer.

💡Seuls le possesseur du compte et/ou les gestionnaires de la session peuvent être proposés comme signataires des documents liés à une session. Pour les devis, le possesseur de compte est automatiquement considéré comme le signataire.

Vous pourrez ensuite choisir le contact qui signera la convention / contrat du côté de votre client (si plusieurs noms apparaissent, ils correspondent aux contacts entreprises liés à des labels), puis cliquez sur Enregistrer et lancer le processus de signature.

💡 Pour cela, vous devez au préalable avoir indiqué au sein de la fiche du destinataire :

Un témoin de couleur vous indiquera par la suite qu'il est en attente de la signature du document.

La couleur jaune indique que le document est en attente de signature.

En cliquant sur « informations supplémentaires », vous obtiendrez un résumé du statut de chaque signataire.

Le contact que vous aurez choisi côté client recevra un e-mail avec un lien sur lequel il devra cliquer pour signer le document. Le signataire de votre organisme de formation recevra un mail similaire de son côté.

💡 Vous avez la possibilité de personnaliser les modèles d'e-mails dédiés à la signature électronique depuis votre onglet Compte > Modèles d'e-mails.

En cliquant sur le lien, les deux signataires sont redirigés sur l'espace de signature de Goodflag, notre partenaire. Ils pourront cliquer sur « Suivant » pour signer le document ou sur « Refuser de signer » s'ils ne souhaitent pas le signer :

Les signataires auront tous deux la possibilité de télécharger le contrat ou la convention. Pour signer, il est nécessaire de vous diriger en bas de page :

Une fois en bas du document, le bouton Suivant se dégrise et il faut cliquer dessus pour rejoindre la page qui permet d'accepter les conditions générales d'utilisation :

Un code est ensuite envoyé par SMS au signataire afin qu'il valide son identité lors de la signature du document :

Enfin, les signataires dessinent leur signature (ils ont également la possibilité d'importer une image de leur signature s'ils le souhaitent) :

Si votre contact n'a pas de numéro de téléphone portable associé à sa fiche sur Digiforma, il recevra celui-ci par mail. De même pour le signataire de l'OF si aucun numéro de téléphone n'est enregistré dans le profil de l'organisme.

Une fois le code de vérification entré et la signature apposée, un message apparaît pour confirmer le succès de l'opération ✅

Et le second signataire est informé que la convention a été signée par l'autre parti au moment où il clique sur le lien lui aussi.

Une fois le document signé par les deux parties, un e-mail est envoyé par Digiforma aux deux signataires pour leur permettre de télécharger le document signé :

Sur Digiforma, dans l'onglet « Conventions », le document est automatiquement indiqué comme signé et vous pouvez retrouver la date et l'heure de signature et télécharger le document signé :

La couleur verte indique que le document a été signé.

Nota : un court délai (inférieur à une heure) peut exister entre la signature du document, et la remontée de l'information dans le suivi Digiforma.

⏰ Au bout du délai de signature imparti configuré, si l'une des deux parties prenantes n'a pas signé, le processus de signature est annulé et vous recevrez cet e-mail :

🕞 Vous retrouverez à tout moment le statut de toutes les procédures de signatures lancées sur la page Rapport d'activité > Suivi des signatures.

📖 En savoir plus : Comment suivre mes documents en cours de signature électronique ?

Certains financeurs externes peuvent être amenés à vous demander une preuve tangible de la signature électronique de leurs conventions.

Après signature du document, vous pouvez générer un certificat de preuve de chaque signature électronique directement dans votre espace Digiforma depuis la page de génération du document :

Une fois téléchargé, vous pourrez trouver dans les données du PDF la certification avec une preuve de non-modification générée par Goodflag, attestant que le document n'a pas été modifié depuis sa certification et attestant de sa validité.

Pour en savoir plus :