Der Unternehmensbereich ist für all Ihre Unternehmenskunden gedacht: Über diese Oberfläche können Sie ihnen wichtige Informationen zu durchgeführten Schulungsmaßnahmen mitteilen – Indikatoren, PDF-Dokumente und Schulungslisten werden mit nur einem Klick direkt über Digiforma versendet!
Wie macht man eine Sitzung im Unternehmensbereich sichtbar?
Schritt 1: Unternehmensdaten korrekt in Digiforma ausfüllen
Damit das Teilen mit dem identifizierten Unternehmenskunden funktioniert, überprüfen Sie bitte Folgendes:
1️⃣ Legen Sie einen Unternehmenseintrag in Ihrer Unternehmensdatenbank an
Das Unternehmen kann bereits existieren – in diesem Fall fahren Sie direkt mit dem nächsten Schritt fort:
2️⃣ Mindestens ein Kontakt dieses Unternehmens ist mit einem Label und einer E-Mail-Adresse versehen:
Die in Digiforma vordefinierten Labels („Unternehmenskontakt“, „Finanzen“, „gesetzlicher Vertreter“, „Kontakt Unternehmensbereich“, „Manager“) dienen der strukturierten Klassifizierung von Kontakten und der zielgerichteten Kommunikation.
Kontakte mit einem dieser Labels erhalten automatisch Zugriff auf den Unternehmensbereich.
Nach diesen Überprüfungen können Sie nun Daten mit diesem Kunden über den Unternehmensbereich austauschen!
Das Label „Kontakt Unternehmensbereich“
Wird dieses Label einem oder mehreren Kontakten eines Unternehmens zugewiesen, erhalten nur diese markierten Personen E-Mail-Benachrichtigungen. Wenn das Label keinem Kontakt zugewiesen ist, erhalten alle Kontakte die Benachrichtigungen.
Alle markierten Kontakte können sich in jedem Fall im Unternehmensbereich einloggen.
Schritt 2: Sitzung für den Unternehmensbereich veröffentlichen
Wählen Sie in Digiforma eine Sitzung, die diesem Kunden zugeordnet ist, gehen Sie zum Reiter Konfiguration – Lernende, und aktivieren Sie die Sichtbarkeit durch Klick auf den Button „Veröffentlichen“ im Bereich „Unternehmensbereich“:
Diese Aktion überträgt die Daten der Schulungssitzung direkt in den Unternehmensbereich des Kunden.
Beim ersten Teilen einer Sitzung erhält der Unternehmenskontakt eine E-Mail-Einladung zur Kontoerstellung im Unternehmensbereich. Der Link ist 24 Stunden gültig.
Was sieht der Unternehmenskontakt bei einer geteilten Sitzung?
Wenn Sie eine Sitzung über den Unternehmensbereich teilen, kann Ihr Unternehmenskontakt die Termine der Sitzung, den Namen der Sitzung sowie den Namen und die Kontaktdaten Ihres Bildungsträgers einsehen.
Ihre Kontakte können außerdem selbst Teilnehmende über ihren Unternehmensbereich anmelden:
Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Meine Mitarbeitenden registrieren“ gelangen Ihre Unternehmenskunden zum individuellen Anmeldeformular. So müssen Sie anschließend nur noch die zur Anmeldung vorgemerkten Teilnehmenden manuell im Tab Teilnehmende/Termine Ihrer Schulungssitzung bestätigen.
Benötigen Sie ein Update zum individuellen Anmeldeformular? Diese drei Artikel helfen Ihnen weiter:
👉 Wie funktionieren individuelle Anmeldungen zu einer Schulungssitzung?
Schritt 3: Zugriff auf „Verwaltung – Unternehmensbereich“ einer Sitzung
Nur Benutzer mit Zugangskonto haben Zugriff auf den Reiter „Verwaltung – Unternehmensbereich“.
Die Rechte für Ihre Administratoren müssen über Konfiguration – Zugangskonten hinzugefügt werden:
Wie kann man Dokumente an Unternehmenskontakte im Unternehmensbereich senden?
Sie haben die Möglichkeit, über den Unternehmensbereich verschiedene Dokumententypen zu teilen, die in Digiforma generiert wurden – unabhängig davon, ob sie sich auf die Sitzung oder auf den Teilnehmenden beziehen.
Dazu generieren Sie das Dokument wie gewohnt und klicken anschließend auf die Schaltfläche „In den Unternehmensbereich senden“, die im zugehörigen Menü erscheint.
Wir geben Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Dokumente, die geteilt werden können, sowie über die jeweilige Vorgehensweise.
Alle Ihre Dokumentvorlagen finden Sie hier: Welche Dokumentvorlagen gibt es in Digiforma?
🔸 Versand eines Vertrages
Im Verwaltungsreiter unter Dokumente / Verträge einen Vertrag generieren > Button „Unternehmensbereich“ klicken
🔸 Versand einer Einladung
Einladungen erzeugen und einfach an Unternehmenskontakte senden
🔸 Versand einer Teilnahmebescheinigung
Generieren Sie einfach die Teilnahmebescheinigungen oder Leistungsnachweise Ihrer Teilnehmenden und senden Sie sie an die Unternehmenskontakte:
⚠️ ZIP-Dateien mit mehreren Dokumenten können derzeit nicht gesammelt versendet werden.
🔸 Versand eines Qualitätsberichts
Schritt 1: Konfigurieren Sie Ihren Qualitätsbericht, indem Sie die Informationen auswählen, die angezeigt werden sollen.
Schritt 2: Es ist zwingend erforderlich, das entsprechende Kundenunternehmen auszuwählen, an das der Bericht gesendet werden soll.
Schritt 3: Generieren und teilen Sie den Qualitätsbericht.
🔸 Versand von Teilnehmerlisten zur Unterschrift (Papier)
Wenn Sie eine Inhouse-Schulung bei Ihrem Kunden durchführen, haben Sie die Möglichkeit, die Anwesenheitsliste zu generieren und sie dem Kunden über seinen Unternehmensbereich zu übermitteln.
So kann er sie ausdrucken und am Schulungstag im Schulungsraum bereitstellen.
Gehen Sie dazu auf die Seite Anwesenheiten – Anwesenheitslisten Ihrer Sitzung, wählen Sie Ihren Kunden über den Filter aus, wählen Sie das passende Listenmodell, generieren Sie das Dokument wie gewohnt, aktualisieren Sie die Seite und senden Sie es über den Unternehmensbereich.
🔸 Versand von digitalen Anwesenheitsberichten
Für eine Hybrid- oder Inhouse-Schulung mit digitaler Anwesenheitserfassung können Sie den Anwesenheitsbericht über die jeweiligen Unternehmensbereiche an Ihre Kunden übermitteln.
Gehen Sie dazu auf die Seite Anwesenheiten – Anwesenheitsberichte, wählen Sie unbedingt jeden Kunden im entsprechenden Filter aus, bevor Sie den Bericht generieren und versenden.
Aktualisieren Sie anschließend die Seite, damit die Schaltfläche zum Teilen erscheint.
🔸 Versand eines Managerfragebogens
Gehen Sie im Bereich Verwaltung – Fragebögen Ihrer Sitzung auf die Kategorie Fragebogen für die Manager der Teilnehmenden, wählen Sie Ihr gewünschtes Vorlage-Modell aus und klicken Sie abschließend auf „Im Unternehmensbereich veröffentlichen“.
Wenn Sie noch einmal nachlesen möchten, wie Sie einen Fragebogen für die Manager Ihrer Teilnehmenden hinzufügen, empfehlen wir Ihnen diesen Artikel:
👉🏻 Wie erstellt und versendet man einen Fragebogen an die Manager?
🔸 Versand des Schulungsprogramms
Im Tab Verwaltung Ihrer Sitzung unter Dokumente/ Verträge finden Sie im unteren Abschnitt Weitere vertragliche Dokumente die Möglichkeit, Ihr Schulungsprogramm zu generieren und anschließend über den Unternehmensbereich zu versenden.
Das Programm wird dann mit allen Unternehmenskunden geteilt, die für diese Sitzung über einen Unternehmensbereich verfügen. Wenn das Programm bereits zuvor geteilt wurde, wird es automatisch aktualisiert, sofern Änderungen vorgenommen wurden.
Wenn Sie Änderungen am Programm in Digiforma vornehmen, müssen Sie das Programm erneut generieren, um die Aktualisierungen zu übernehmen, bevor Sie es erneut über den Unternehmensbereich teilen. Die neue Version ersetzt dann die ursprünglich gesendete Version.
🔸 Versand einer Rechnung
Über den Tab Verwaltung – Finanzen Ihrer Sitzung können Sie Ihre Rechnung erstellen und generieren – anschließend können Sie sie bei Ihren Unternehmenskunden veröffentlichen.
🔸 Versand eines Zahlungslinks
Sie können den Zahlungslink für Ihre generierte Rechnung direkt über den Unternehmensbereich übermitteln.
Dazu müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmenskontakt das Label „Hauptkontakt Finanzen“ trägt.
Klicken Sie dann im Zahlungsmenü auf „Zahlungslink senden“.
Wenn Sie die Vorgehensweise zur Erstellung einer Rechnung noch einmal nachlesen möchten, empfehlen wir Ihnen diese Ressource:
Wie erstellt man eine Rechnung in einer Schulungssitzung, versendet sie an einen Empfänger und mahnt sie bei Zahlungsverzug erneut an?
🔸 Versand von „Sonstigen Dokumenten“
Sie können nun auch Dokumente teilen, die nicht ursprünglich in Digiforma generiert wurden (z. B. Lebensläufe, PowerPoint-Präsentationen, spezifische Unterlagen usw.) – und das direkt im Unternehmensbereich Ihrer Kunden!
Dazu ist nichts weiter nötig: Gehen Sie einfach in den Tab Unternehmensbereich einer Schulungssitzung, wählen Sie im Dropdown-Menü den betreffenden Kunden aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokumente hochladen“.
Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie teilen möchten.
Bevor der Upload abgeschlossen wird, werden Sie gefragt, ob sich die Freigabe auf einen bestimmten Teilnehmenden oder auf alle Teilnehmenden Ihres Kunden bezieht, die für diese Sitzung angemeldet sind.
Anschließend müssen Sie eine Kategorie auswählen, zu der das Dokument gehört.
🔸 Versand einer elektronischen Signaturanfrage
Um eine Anfrage zur elektronischen Unterschrift über den Unternehmensbereich an Ihren Kunden zu senden,
generieren Sie zunächst Ihr Dokument,
teilen Sie es über die Funktion „Im Unternehmensbereich veröffentlichen“,
starten Sie dann den Signaturprozess, indem Sie den entsprechenden Unternehmenskontakt als Empfänger auswählen.
Der Kontakt findet den Link direkt in seinem Unternehmensbereich.
Sobald das Dokument von beiden Parteien unterzeichnet wurde, wird die finale Version automatisch im Unternehmensbereich Ihres Kontakts in der entsprechenden Dokumentenkategorie bereitgestellt.
Er kann das unterzeichnete Dokument dann herunterladen und vor allem direkt auf der Plattform speichern. Eine Benachrichtigung informiert zudem über die Bereitstellung des Dokuments.
Zur Verwaltung der Veröffentlichung solcher Dokumente im Unternehmensbereich empfehlen wir Ihnen diesen Artikel:
Schneller Zugriff auf die veröffentlichten Dokumente all Ihrer Sitzungen:
Wie sieht der Unternehmensbereich aus?
Sobald Ihre Sitzung im Unternehmensbereich veröffentlicht wurde und der Kundenkontakt seinen Zugangslink erhalten hat, sieht die Startseite wie folgt aus:
Ihr Kunde kann dort alle mit ihm verknüpften Sitzungen einsehen, die Liste seiner Teilnehmenden abrufen, alle relevanten Dokumente finden sowie schnell verschiedene Aktionen durchführen – wie z. B. Rechnungen bezahlen, Auswertungen beantworten oder gesetzlich vorgeschriebene Dokumente unterschreiben.
Hier ein Überblick über eine Sitzung:
Zusammengefasst ermöglicht der Unternehmensbereich Ihren Kunden den Zugriff auf folgende Informationen:
👉 Wichtige Kennzahlen zu laufenden Schulungen
👉 Die ausgetauschten Dokumente
👉 Die Liste der mit Ihrem Bildungsträger vereinbarten Schulungen
💡 Tipp: Wenn Sie den Unternehmensbereich aus Sicht Ihrer Kunden vollständig testen möchten, können Sie sich selbst als fiktives Unternehmen in Digiforma anlegen.
Erstellen Sie dazu eine Unternehmensakte im Namen Ihres eigenen Bildungsträgers und tragen Sie sich selbst als Kontaktperson ein. Anschließend melden Sie dieses Testunternehmen zu einer fiktiven Schulungssitzung in Ihrem Konto an.
So können Sie den gesamten Ablauf – vom Einloggen bis zur Nutzung des Unternehmensbereichs – aus Kundensicht nachvollziehen und prüfen.