Unter den standardmäßig in Ihrem Konto angebotenen E-Mail-Vorlagen bietet Ihnen Digiforma die Möglichkeit, E-Mails vom Typ „andere E-Mails für Kunden / Lernende / Referenten" zu senden.
Diese E-Mail-Vorlagen können für Sie nützlich sein:
oder um E-Mails von verschiedenen Stellen der Software aus zu senden.
Um einen Anhang von Ihrer E-Mail aus hinzuzufügen, empfehlen wir Ihnen, diese Vorgehensweise zu befolgen.
Schauen wir uns zunächst gemeinsam an, wo und wie Sie diese E-Mail-Vorlagen konfigurieren können und von wo aus Sie sie senden können.
1. Erstellung Ihrer E-Mail-Vorlagen
Zunächst müssen Sie Ihre verschiedenen E-Mail-Vorlagen erstellen. Gehen Sie dazu in das Menü Konfiguration > E-Mail-Vorlagen und dann in den gewünschten Bereich (Kunden, Referenten oder Lernende), je nachdem, welche E-Mail-Vorlage erstellt oder angepasst werden soll:
Sobald Sie in der gewünschten Kategorie sind, müssen Sie zum Bereich „Andere E-Mails für Kunden / Lernende / Referenten" gehen, der sich in jeder Kategorie befindet:
Nachdem Sie auf „Eine Vorlage hinzufügen" oder auf den Namen einer vorhandenen E-Mail-Vorlage geklickt haben, können Sie eine neue Vorlage erstellen oder die vorhandene Vorlage bearbeiten.
Wir empfehlen Ihnen, bei der Erstellung Ihrer E-Mail-Vorlage die violetten HTML-Tags zu verwenden, um automatisch bestimmte Informationen je nach Sitzung abzurufen. Sie können auch Ihre E-Mail-Vorlage aussagekräftig benennen, um sie später leicht wiederzufinden:
2. E-Mails an Ihre Interessenten senden
Es ist möglich, E-Mails an Ihre Interessenten (Status unentschlossen) von deren Verkaufschancen-Datei aus zu senden. Gehen Sie dazu in das Menü Vertriebsverwaltung - Verkaufstunnel und dann auf die betreffende Verkaufschance.
Wenn Sie Kontakte zu Ihrer Unternehmensdatei hinzugefügt haben oder wenn Ihr Interessent ein Privatkunde oder unabhängig ist und diese Kontakte eine E-Mail-Adresse angegeben haben, können Sie ihnen dann eine E-Mail senden:
Sie können dann überprüfen, ob Ihr Empfänger der richtige ist, und die zu verwendende E-Mail-Vorlage aus den in Ihren Vorlagen erstellten auswählen:
Hier können Sie also Verkaufschance für Verkaufschance Ihre verschiedenen Interessenten (Status unentschlossen) nachfassen, die noch nicht für Schulungssitzungen angemeldet sind.
2. E-Mails an Ihre Kunden, Lernenden oder Referenten senden
Wählen Sie die betreffenden Empfänger aus
Sie können E-Mails an Ihre verschiedenen Ansprechpartner von einer Schulungssitzung aus senden.
Gehen Sie dazu in den Bereich Nachverfolgung > E-Mails und wählen Sie die richtige Art von Empfänger (Lernende, Referenten oder Kunden):
Hier müssen die Empfänger, die Sie auswählen können, zwingend in der Schulungssitzung vorhanden sein.
Wählen Sie den/die Empfänger aus denjenigen aus, die unter dem Bereich „Empfänger" vorgeschlagen werden:
Hier können Sie die Empfänger auswählen, an die Sie die E-Mail senden möchten, indem Sie die E-Mail-Adresse direkt abwählen:
Es gibt keine Filteroptionen aus dieser Ansicht, alle Empfänger der Sitzung werden angezeigt:
Nur die Lernenden mit dem Status „gewonnen", die über eine E-Mail verfügen
Die in der Sitzung registrierten Referenten
Die Unternehmenskunden mit einer angegebenen E-Mail oder einem Unternehmenskontakt
Eine E-Mail-Vorlage hinzufügen
Sobald Ihre Empfänger ausgewählt sind, können Sie die für Sie passende E-Mail-Vorlage aus dem Bereich „E-Mail-Vorlage" auswählen:
Zur Erinnerung: Sie können Ihre E-Mail-Vorlagen direkt im Menü Konfiguration > E-Mail-Vorlagen Ihres Bereichs im Bereich „andere E-Mail-Vorlage" erstellen. (Jede Art von Empfänger hat eine eigene E-Mail-Vorlage und einen spezifischen Bereich, zum Beispiel befinden sich die „anderen" E-Mail-Vorlagen für Lernende im Bereich „E-Mails für die Lernenden").
Einen Empfänger in Kopie hinzufügen
Sie können durchaus einen Empfänger hinzufügen, der nicht in der Schulungssitzung vorhanden ist, als Kopie Ihrer E-Mails!
Dazu müssen Sie lediglich seine E-Mail direkt in das dafür vorgesehene Feld „Empfänger in Kopie" eingeben:
Wenn Sie mehrere Empfänger hinzufügen möchten, müssen Sie einfach direkt ein Komma als Trennzeichen hinzufügen!
Den Versand der E-Mail planen und einen Test starten
Wenn Sie sich für einen verzögerten Versand entscheiden, können Sie den Versand Ihrer E-Mail direkt planen, indem Sie auf die drei Punkte neben der violetten Schaltfläche „Senden" klicken:
Hier können Sie auch vor dem Versand einen Test durchführen, die Test-E-Mail wird direkt an Ihr Postfach gesendet!
3. E-Mails senden, ohne eine E-Mail-Vorlage zu verwenden
Beim Senden jeder dieser E-Mails können Sie den Titel der E-Mail oder den Inhalt anpassen, wenn es sich um eine spezifische E-Mail handelt, die keiner Ihrer Vorlagen entspricht.
Sie können auch zusätzliche Tags hinzufügen, indem Sie auf „Einstellungen" klicken:
Um einen Anhang von Ihrer E-Mail aus hinzuzufügen, empfehlen wir Ihnen, diese Vorgehensweise zu befolgen:
💡 Note: Die Funktion zum Senden von E-Mails ermöglicht es Ihnen, durch mehr Flexibilität bei der Verwaltung Ihrer Kommunikation die Zentralisierung der Austausche innerhalb Ihrer Schulungssitzungen von einer einzigen Plattform aus zu verstärken. Diese Flexibilität wird dadurch noch verstärkt, dass diese E-Mails auch für geplante Sendungen berechtigt sind. Tatsächlich können sie im Voraus programmiert werden, um automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt gesendet zu werden, was eine größere Flexibilität in Ihrer Verwaltung bietet.