Digiforma vous propose de gérer vos documents de formation en quelques clics.
Pour cela, vous aurez toujours à générer les documents dans un premier temps pour ensuite les envoyer aux contacts de votre choix.
Suivez le guide 😉
👉 Comment générer un document dans une session de formation dans Digiforma ?
Ce petit tutoriel vidéo vous montre comment générer n'importe quel document dans une session de formation Digiforma.
Le bouton de génération de document fonctionne en deux étapes :
Il propose tout d'abord de générer le document de votre choix (format .doc ou .pdf par exemple).
Une fois le document généré, il vous propose ensuite de choisir entre le télécharger, l'envoyer directement à son destinataire (client, apprenant ou intervenant), ou le re-générer pour l'actualiser !
Si ce document est éligible à la signature électronique, vous pouvez l'envoyer à votre contact Entreprise pour signature si vous bénéficiez de cette option.
👉 J'ai modifié une information dans ma session, mais mon document ne se met pas à jour quand je le télécharge
ATTENTION : l'option "Mettre à jour le document généré" vous permet d'actualiser les documents si vous réalisez des changements !
La date et l'heure de la création précédente sont indiquées.
⚠️ Si vous téléchargez une convention de formation, avec une modification des dates de votre session de formation par la suite, il faudra cliquer sur "mettre à jour le document généré" pour que votre convention de formation se mette à jour !
👉 Exemple : comment envoyer un devis par email dans Digiforma
Pour les devis, comme pour les autres documents, il faut d'abord les avoir générées avant de pouvoir les télécharger ou les envoyer 😉
Dans le détail de votre client dans l'onglet Apprenants/dates de votre session de formation vous allez pouvoir générer votre devis en suivant la procédure détaillée plus haut dans l'article.
Sur la génération de devis, à la différence des autres documents, il vous faut choisir le préfixe de votre choix pour la numérotation du devis
Choisissez l’un des modèles si vous en avez créés plusieurs, et la version Pdf ou Doc
Puis cliquer sur Envoyer cette version
Le mail d’envoi pour le devis, par exemple, se présente comme suit :
Le choix des destinataires
Le choix du modèle d'email
Le corps de votre email
Votre devis se met automatiquement en pièce jointe
Vous allez pouvoir choisir les destinataires de votre email parmi vos contacts Entreprises.
Si le Contact Principal formation est le destinataire principal de vos documents vous avez également la possibilité de les envoyer à l'adresse email de votre société cliente ou à votre contact Représentant Légal.
Pensez donc bien à ajouter les labels correspondant dans votre fiche entreprise cliente.
Pour aller plus loin :