Ce petit tutoriel vidéo vous montre comment générer n'importe quel document dans une session de formation Digiforma :

👉 Comment générer un document dans une session de formation dans Digiforma ?

Le bouton de génération de document fonctionne en deux étapes :

  • Il propose tout d'abord de générer le document de votre choix (format .doc ou .pdf par exemple). 

  • Une fois le document généré, il vous propose ensuite de choisir entre le télécharger, l'envoyer directement à son destinataire (client, apprenant ou intervenant), ou le re-générer pour l'actualiser !

👉 J'ai modifié une information dans ma session, mais mon document ne se met pas à jour quand je le télécharge

ATTENTION : l'option "Mettre à jour le document généré" vous permet d'actualiser les documents si vous réalisez des changements ! La date et l'heure de la création précédente est indiquée : 

Si vous téléchargez une convention de formation, puis que vous modifiez les dates de votre session de formation, il faudra cliquer sur "mettre à jour le document généré" pour que votre convention de formation se mette à jour !

👉 Exemple : comment envoyer un devis par email dans Digiforma

Pour les devis, comme pour les autres documents, il faut d'abord les avoir générées avant de pouvoir les télécharger ou les envoyer 😉

Dans le détail de votre client dans l'onglet Apprenants/dates de votre session de formation vous allez pouvoir générer votre devis en suivant la procédure détaillée plus haut dans l'article.

Choisissez l’un des modèles si vous avez créés plusieurs, et la version Pdf ou Doc : 

Puis cliquer sur Envoyer cette version :

Le mail d’envoi pour le devis, par exemple, se présente comme suit :

  • Le choix des destinataires

  • Le choix du modèle d'email

  • le corps de votre email

  • Votre devis se met automatiquement en pièce jointe

Vous allez pouvoir choisir les destinataires de votre email parmi vos contacts entreprises. Si le Contact Principal formation est le destinataire principal de vos documents vous avez également la possibilité de les envoyer à l'adresse email de votre société cliente ou à votre contact Représentant Légal.

Pensez donc bien à ajouter les labels correspondant dans votre fiche entreprise cliente.

🔍 Pour aller plus loin :

Comment ajouter des contacts sur une fiche entreprise ?

http://help.digiforma.com/fr/articles/4667178-comment-ajouter-des-contacts-sur-une-fiche-entreprise

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