Parmi les modèles d'e-mail proposés par défaut sur votre compte, Digiforma vous propose d’envoyer des e-mails de type "autres e-mails clients / apprenants / intervenants".
Ces modèles de mails peuvent vous être utiles :
pour envoyer des documents de type "autres documents clients / apprenants / intervenant" comme indiqué dans chaque article dédié ;
ou pour envoyer des e-mails depuis divers endroits du logiciel.
Pour ajouter une pièce jointe depuis votre e-mail, nous vous recommandons de suivre cette procédure.
Voyons ensemble dans un premier temps où et comment paramétrer ces modèles de mails, puis à partir d'où vous pourrez les envoyer.
1. Création de vos modèles d'e-mails
Dans un premier temps, il vous faudra créer vos différents modèles d'e-mails. Pour cela, rendez-vous dans le menu Configuration > Modèles d'e-mails, puis dans la section souhaitée (clients, intervenants ou apprenants) en fonction du modèle d'e-mail à créer ou à personnaliser :
Une fois dans la catégorie souhaitée, il vous faudra vous rendre dans la section "Autre e-mails clients / apprenants / intervenants" qui se trouve dans chaque catégorie :
Après avoir cliqué sur "Ajouter un modèle" ou sur le nom d'un modèle d'e-mail existant, vous pourrez alors créer un nouveau modèle ou modifier le modèle existant.
Nous vous conseillons d'utiliser les balises HTML violettes dans la composition de votre modèle d'e-mail pour récupérer automatiquement certaines informations en fonction de la session. Vous pouvez également nommer votre modèle e-mail de façon parlante pour le retrouver facilement par la suite :
2. Envoyer des e-mails à vos prospects
Il est possible d'envoyer des mails à vos prospects (statut indécis) depuis leur fiche opportunité. Pour cela, rendez-vous dans le menu Gestion Commerciale - Tunnel de vente, puis sur l'opportunité concernée.
Si vous avez ajouté des contacts à votre fiche entreprise ou si votre prospect est un client particulier ou indépendant et que ces contacts ont une adresse e-mail de renseignée, vous pourrez alors leur envoyer un e-mail :
Vous pourrez ensuite vérifier que votre destinataire est le bon et choisir le modèle d'e-mail à utiliser parmi ceux créés dans vos modèles :
Ici vous pourrez donc venir relancer opportunité par opportunité vos différents prospects (statut indécis) qui ne sont pas encore inscrits à des sessions de formation.
2. Envoyer des e-mails à vos clients, apprenants ou intervenants
Sélectionner les destinataires concernés
Vous pouvez envoyer des e-mails à vos différents interlocuteurs depuis une session de formation.
Pour cela, rendez-vous dans la section Suivi > E-mails et choisir le bon type de destinataire (apprenants, intervenants ou clients) :
Ici les destinataires que vous pourrez sélectionner devront obligatoirement être présents sur la session de formation.
Choisissez-le(s) destinataire(s) parmi ceux proposés en dessous de la section "Destinataire" :
Ici vous pourrez venir sélectionner les destinataires à qui vous souhaitez envoyer le mail en décochant l'adresse mail directement :
Il n'existe pas d'options de filtrage depuis cette vue, l'ensemble des destinataires de la session apparaissent :
Les apprenants uniquement au statut gagné disposant d'un mail
Les intervenants enregistrés sur la session
Les clients entreprise avec un mail renseigné ou un contact entreprise
Ajouter un modèle d'e-mail
Une fois vos destinataires sélectionnés, vous allez pouvoir sélectionner le modèle d'e-mail qui vous convient depuis la section "modèle d'e-mail" :
Pour rappel vous pouvez venir créer vos modèles d'e-mail directement le menu Configuration > Modèles d'emails de votre espace depuis la section "autre modèle d'e-mail". (Chaque type de destinataire à un modèle d'e-mail dédié et une section précise, par exemple les modèles d'e-mail "autre" apprenant se trouveront dans la section "e-mails pour les apprenants").
Ajouter un destinataire en copie
Il vous est tout à fait possible d'ajouter un destinataire qui n'est pas présent dans la session de formation en copie de vos mails !
Pour ce faire, il suffit de saisir son mail directement dans l'encart prévu "Destinataires en copie" :
Si vous souhaitez ajouter plusieurs destinataires, il vous suffira directement de venir ajouter une virgule en séparateur !
Planifier l'envoi du mail et lancer un test
Si vous optez pour un envoi différé, vous pourrez directement venir planifier l'envoi de votre mail en cliquant sur les trois points à côté du bouton violet "envoyer" :
Ici vous pourrez également réaliser un test avant l'envoi, l'e-mail test sera directement envoyé sur votre messagerie !
3. Envoyer des emails sans utiliser de modèle d'e-mail
Lors de l'envoi de chacun de ces e-mails, vous pouvez personnaliser le titre du mail ou le contenu s'il s'agit d'un mail spécifique qui ne correspond à aucun de vos modèles.
Vous pouvez également ajouter des balises supplémentaires en cliquant sur "paramètres" :
Pour ajouter une pièce jointe depuis votre e-mail, nous vous recommandons de suivre cette procédure :
💡 Note : La fonctionnalité d'envoi d'e-mails, en vous accordant davantage de souplesse dans la gestion de vos communications, vous permettra de renforcer la centralisation des échanges au sein de vos sessions de formation depuis une plateforme unique. Cette souplesse est d'autant plus renforcée par le fait que ces emails sont également éligibles pour des envois planifiés. En effet, ils pourront être programmés à l'avance pour être envoyés automatiquement à un moment spécifique, ce qui offre une plus grande flexibilité dans votre gestion.