Les e-mails peuvent sont envoyés depuis une session de formation, dans la section qui correspond au document ou à l'information que vous souhaitez envoyer. Par exemple, la convocation pourra être envoyée depuis la page Gestion > Convocation, ou le lien des évaluations depuis la page Gestion > Evaluations de la session et ainsi pour tous les documents.
Vous pouvez également envoyer des emails sans pièce jointe depuis le suivi de l'opportunité commerciale ou depuis la page Suivi > E-mails de votre session. On vous explique ce fonctionnement dans notre article dédié 👉 Comment envoyer des emails sans pièce jointe depuis Digiforma ?
Vous pouvez ensuite suivre l'historique de vos e-mails envoyés :
Depuis une session de formation, pour tous les destinataires confondues
Depuis une fiche dans votre base de données, pour toutes les sessions confondues
1. Depuis votre session de formation
Pour retrouver tous les e-mails envoyés depuis une session donnée, rendez-vous sur la page "Suivi" de votre session puis dans les onglets "E-mails > Historique" :
Les emails envoyés sont affichés dans un tableau avec des filtres sur chaque colonne pour vous faciliter la recherche selon une information donnée : date d'envoi, type de mail, destinataire, sujet ou encore le statut de réception.
Visualiser l'e-mail envoyé
En cliquant sur la flèche qui se trouve tout à gauche, vous pourrez afficher l'e-mail envoyé.
Aussi, si une pièce jointe était rattachée au mail envoyé, un logo apparait alors et vous pourrez afficher la pièce jointe en cliquant dessus :
Suivi des statuts des e-mails envoyés
Différents statuts peuvent être associés à vos e-mails envoyés afin de vous donner une information précise sur leur statut et vous permettre de mener une action si besoin :
Voici le détail de ce que signifie chaque statut :
Demandé : Il peut arriver que trop de demandes d'envoi soit réalisés en même temps. Notre plateforme d'envoi d'e-mails met alors une partie des mails en attente pendant quelques secondes ou minutes et l'envoi est effectué en différé. Dans ces cas-là, votre mail sera alors en statut "Demandé" pendant quelques minutes avant de passer au statut "Envoyé".
Envoyé : l'e-mail a bien été envoyé et accepté par l'opérateur du destinataire mais l'information selon laquelle le mail a bien été reçu par le destinataire, n'a pas encore été remontée par la plateforme du destinataire.
Reçu : l'e-mail a bien été reçu : il a bien été accepté par l'opérateur du destinataire.
Reçu et ouvert : le traceur de l'ouverture du mail a été activé dans la boite mail du destinataire. (Il est à noter qu'il est possible que la boite mail du destinataire ne renvoi pas cette information.)
Réception impossible : l'e-mail a dû être bloqué par le destinataire en raison d'un anti-spam par exemple qui aurait identifié l'adresse e-mail d'expédition comme un spam. Si vous n'avez pas fait modifier l'adresse d'expédition des mails envoyés par Digiforma par votre adresse mail spécifique et que l'adresse d'envoi est toujours l'adresse par défaut de Digiforma, il est fort probable que cela soit dû à cela. Nous vous conseillons dans ce cas de consulter cet article pour voir la procédure à suivre.
Erreur à l'envoi : l'e-mail n'a pas pu être envoyé. La raison la plus fréquente est qu'il y a une erreur dans l'adresse mail du destinataire, nous vous invitons donc à vérifier cela dans ce cas puis à ré-essayer.
Si le problème persiste pour les erreurs à l'envoi ou la réception impossible, nous vous invitons à contacter l'Equipe Relation Client en indiquant l'adresse mail du destinataire concerné, la session et le mail concernés.
2. Depuis la fiche d'un client, apprenant ou intervenant
Pour retrouver tous les mails envoyés à un interlocuteur donné, toutes sessions confondues, rendez-vous directement dans le menu Données puis dans le type d'interlocuteur souhaité, cliquez sur l'interlocuteur recherché, puis sur "Suivi des e-mails"
De même que dans le suivi des e-mails par session, vous retrouvez alors tous les e-mails envoyés dans un tableau avec les colonnes pour réaliser les filtres mais aussi pour suivre le statut des mails envoyés.
En savoir plus : Comment envoyer les convocations par e-mail à mes apprenants ?
Comment envoyer des emails sans pièce jointe depuis Digiforma ?
Comment créer et envoyer des e-mails "autres" aux apprenants et intervenants ?