Les e-mails sont envoyés depuis une session de formation, dans la section qui correspond au document ou à l'information que vous souhaitez envoyer. Par exemple, la convocation pourra être envoyée depuis la page Gestion > Convocation, ou le lien des évaluations depuis la page Gestion > Evaluations de la session et ainsi pour tous les documents.
Vous pouvez également envoyer des e-mails sans pièce jointe depuis le suivi de l'opportunité commerciale ou depuis la page Suivi > E-mails de votre session. On vous explique ce fonctionnement dans notre article dédié 👉 Comment envoyer des e-mails sans pièce jointe depuis Digiforma ?
Vous pouvez ensuite suivre l'historique de vos e-mails envoyés :
Depuis une session de formation, pour tous les destinataires confondues
Depuis une fiche dans votre base de données, pour toutes les sessions confondues
1. Depuis votre session de formation
Pour retrouver tous les e-mails envoyés depuis une session donnée, rendez-vous sur la page "Suivi" de votre session puis dans les onglets "E-mails > Historique" :
Les e-mails envoyés sont affichés dans un tableau avec des filtres sur chaque colonne pour vous faciliter la recherche selon une information donnée : date d'envoi, type de'-mail, destinataire, sujet ou encore le statut de réception.
Visualiser l'e-mail envoyé
En cliquant sur la flèche qui se trouve tout à gauche, vous pourrez afficher l'e-mail envoyé.
Aussi, si une pièce jointe était rattachée à l'e-mail envoyé, un logo apparait alors et vous pourrez afficher la pièce jointe en cliquant dessus :
Suivi des statuts des e-mails envoyés
Différents statuts peuvent être associés à vos e-mails envoyés afin de vous donner une information précise sur leur statut et vous permettre de mener une action si besoin :
Voici le détail de ce que signifie chaque statut :
Demandé : Digiforma a fait la demande d'envoi d'e-mail à notre fournisseur.
Il peut arriver que trop de demandes d'envoi soit réalisées en même temps. Notre plateforme d'envoi d'e-mails met alors une partie des e-mails en attente pendant quelques secondes ou minutes et l'envoi est effectué en différé. Dans ces cas-là, votre e-mail restera alors au statut "Demandé" pendant quelques minutes avant de passer au statut "Envoyé".
Envoyé : l'e-mail a correctement quitté les serveurs de notre fournisseur d'e-mails.
Cependant, tant que l'e-mail n'a pas été ouvert par le destinataire, il nous est impossible de savoir s'il est dans la boîte mail du destinataire ou non. Il se peut que l'e-mail ait été filtré par la plateforme du destinataire sans que cette plateforme n'envoie de notification.
Reçu et ouvert : l'e-mail a été ouvert par le destinataire.
Veuillez noter qu'il est possible que, pour des raisons de confidentialité, la boîte mail du destinataire ne renvoie pas l'information concernant l'ouverture de l'e-mail. Dans ce cas, l'e-mail restera au statut "Envoyé".
Réception impossible : l'e-mail a bien quitté les serveurs de notre fournisseur mais n'a pas pu être reçu par le destinataire.
Cela peut être du à un anti-SPAM par exemple, qui aurait bloqué l'adresse mail d'expédition. Si vous n'avez pas personnalisé votre adresse d'expédition dans Digiforma, nous vous conseillons de consulter cet article pour voir la procédure à suivre afin d'améliorer la délivrabilité de vos e-mails.
Erreur à l'envoi : l'e-mail n'a pas pu être envoyé par Digiforma.
La raison la plus fréquente est qu'il y a une erreur dans l'adresse mail du destinataire, nous vous invitons donc à vérifier cela puis à réessayer.
Si le problème persiste pour les erreurs à l'envoi ou la réception impossible, nous vous invitons à contacter l'Equipe Relation Client en indiquant l'adresse mail du destinataire concerné, la session et l'e-mail concernés.
2. Depuis la fiche d'un client, apprenant ou intervenant
Pour retrouver tous les e-mails envoyés à un interlocuteur donné, toutes sessions confondues, rendez-vous directement dans le menu Données puis dans le type d'interlocuteur souhaité, cliquez sur l'interlocuteur recherché, puis sur "Suivi des e-mails"
De même que dans le suivi des e-mails par session, vous retrouvez alors tous les e-mails envoyés dans un tableau avec les colonnes pour réaliser les filtres mais aussi pour suivre le statut des e-mails envoyés.
En savoir plus : Comment envoyer les convocations par e-mail à mes apprenants ?
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