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Comment consulter le Suivi des e-mails envoyés depuis Digiforma ?

Découvrez où se situent les e-mails envoyés à vos clients, apprenants, entreprises et intervenants ainsi que leur statut.

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Écrit par Benoit Linet
Mis à jour cette semaine

Les e-mails sont envoyés depuis une session de formation, dans la section qui correspond au document ou à l'information que vous souhaitez envoyer. Par exemple, la convocation pourra être envoyée depuis la page Gestion > Convocation, ou le lien des évaluations depuis la page Gestion > Evaluations de la session et ainsi pour tous les documents.

Vous pouvez également envoyer des e-mails sans pièce jointe depuis le suivi de l'opportunité commerciale ou depuis la page Suivi > E-mails de votre session. On vous explique ce fonctionnement dans notre article dédié 👉 Comment envoyer des e-mails sans pièce jointe depuis Digiforma ?

Vous pouvez ensuite suivre l'historique de vos e-mails envoyés : 

  • Depuis une session de formation, pour tous les destinataires confondues

  • Depuis une fiche dans votre base de données, pour toutes les sessions confondues


1. Depuis votre session de formation

Pour retrouver tous les e-mails envoyés depuis une session donnée, rendez-vous sur la page "Suivi" de votre session puis dans les onglets "E-mails > Historique" :

Les e-mails envoyés sont affichés dans un tableau avec des filtres sur chaque colonne pour vous faciliter la recherche selon une information donnée : date d'envoi, type de'-mail, destinataire, sujet ou encore le statut de réception.

Visualiser l'e-mail envoyé

En cliquant sur la flèche qui se trouve tout à gauche, vous pourrez afficher l'e-mail envoyé.

Aussi, si une pièce jointe était rattachée à l'e-mail envoyé, un logo apparait alors et vous pourrez afficher la pièce jointe en cliquant dessus :

Suivi des statuts des e-mails envoyés

Différents statuts peuvent être associés à vos e-mails envoyés afin de vous donner une information précise sur leur statut et vous permettre de mener une action si besoin : 

Voici le détail de ce que signifie chaque statut :

  • Demandé : Digiforma a fait la demande d'envoi d'e-mail à notre fournisseur.
    Il peut arriver que trop de demandes d'envoi soit réalisées en même temps. Notre plateforme d'envoi d'e-mails met alors une partie des e-mails en attente pendant quelques secondes ou minutes et l'envoi est effectué en différé. Dans ces cas-là, votre e-mail restera alors au statut "Demandé" pendant quelques minutes avant de passer au statut "Envoyé".

  • Envoyé : l'e-mail a correctement quitté les serveurs de notre fournisseur d'e-mails.
    Cependant, tant que l'e-mail n'a pas été ouvert par le destinataire, il nous est impossible de savoir s'il est dans la boîte mail du destinataire ou non. Il se peut que l'e-mail ait été filtré par la plateforme du destinataire sans que cette plateforme n'envoie de notification.

  • Reçu et ouvert : l'e-mail a été ouvert par le destinataire.
    Veuillez noter qu'il est possible que, pour des raisons de confidentialité, la boîte mail du destinataire ne renvoie pas l'information concernant l'ouverture de l'e-mail. Dans ce cas, l'e-mail restera au statut "Envoyé". 

  • Réception impossible : l'e-mail a bien quitté les serveurs de notre fournisseur mais n'a pas pu être reçu par le destinataire.
    Cela peut être du à un anti-SPAM par exemple, qui aurait bloqué l'adresse mail d'expédition. Si vous n'avez pas personnalisé votre adresse d'expédition dans Digiforma, nous vous conseillons de consulter cet article pour voir la procédure à suivre afin d'améliorer la délivrabilité de vos e-mails.

  • Erreur à l'envoi : l'e-mail n'a pas pu être envoyé par Digiforma.
    La raison la plus fréquente est qu'il y a une erreur dans l'adresse mail du destinataire, nous vous invitons donc à vérifier cela puis à réessayer.

Si le problème persiste pour les erreurs à l'envoi ou la réception impossible, nous vous invitons à contacter l'Equipe Relation Client en indiquant l'adresse mail du destinataire concerné, la session et l'e-mail concernés.



2. Depuis la fiche d'un client, apprenant ou intervenant

Pour retrouver tous les e-mails envoyés à un interlocuteur donné, toutes sessions confondues, rendez-vous directement dans le menu Données puis dans le type d'interlocuteur souhaité, cliquez sur l'interlocuteur recherché, puis sur "Suivi des e-mails"

De même que dans le suivi des e-mails par session, vous retrouvez alors tous les e-mails envoyés dans un tableau avec les colonnes pour réaliser les filtres mais aussi pour suivre le statut des e-mails envoyés.

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?