Localisation des e-mails envoyés
Les e-mails sont généralement expédiés depuis une session de formation, dans la section correspondant au document concerné. Par exemple :
Convocations : page Gestion > Convocation.
Évaluations : page Gestion > Évaluations.
💡 Conseil : Pour envoyer des e-mails sans pièce jointe, vous pouvez utiliser le suivi de l'opportunité commerciale ou la page Suivi > E-mails de votre session.
On vous explique ce fonctionnement dans notre article dédié 👉 Comment envoyer des e-mails sans pièce jointe depuis Digiforma ?
Il existe deux méthodes pour consulter l'historique de vos envois :
1. Depuis votre session de formation
Pour retrouver tous les e-mails envoyés depuis une session donnée :
Rendez-vous sur la page Suivi de la session concernée.
Allez dans les onglets E-mails > Historique.
Le tableau de suivi permet de filtrer les résultats par date d'envoi, type d'e-mail, destinataire, sujet ou statut de réception.
2. Depuis la fiche d'un client, apprenant ou intervenant
Pour retrouver tous les e-mails envoyés à un interlocuteur spécifique, toutes sessions confondues :
Allez dans le menu Données.
Sélectionnez le type d'interlocuteur (Client, Apprenant, Intervenant).
Cliquez sur la fiche du contact recherché.
Cliquez sur l'onglet Suivi des e-mails.
De même que dans le suivi des e-mails par session, vous retrouvez alors tous les e-mails envoyés dans un tableau avec les colonnes pour réaliser les filtres mais aussi pour suivre le statut des e-mails envoyés.
Actions et détails de l'historique
Visualiser l'e-mail envoyé
Lecture de l'e-mail : Cliquez sur la flèche à gauche de la ligne concernée pour afficher le corps du message envoyé.
Pièces jointes : Si un logo apparaît, cliquez dessus pour visualiser la pièce jointe rattachée.
Renvoyer un e-mail rapidement
Pour renvoyer un message (par exemple à un apprenant) :
Localisez la ligne de l'e-mail dans le tableau de suivi.
Cliquez sur le bouton Renvoyer dans la colonne "Action".
Confirmez l'envoi dans la fenêtre de dialogue.
Suivi des statuts des e-mails envoyés
Voici la signification des différents statuts affichés dans Digiforma :
Voici le détail de ce que signifie chaque statut :
Demandé : La demande d'envoi est en attente de traitement par notre fournisseur. L'envoi peut être différé de quelques minutes en cas de forte charge.
Envoyé : l'e-mail a correctement quitté les serveurs de notre fournisseur d'e-mails.
Cependant, tant que l'e-mail n'a pas été ouvert par le destinataire, il nous est impossible de savoir s'il est dans la boîte mail du destinataire ou non. Il se peut que l'e-mail ait été filtré par la plateforme du destinataire sans que cette plateforme n'envoie de notification.
Reçu et ouvert : l'e-mail a été ouvert par le destinataire.
Veuillez noter qu'il est possible que, pour des raisons de confidentialité, la boîte mail du destinataire ne renvoie pas l'information concernant l'ouverture de l'e-mail. Dans ce cas, l'e-mail restera au statut "Envoyé".
Réception impossible : l'e-mail a bien quitté les serveurs de notre fournisseur mais n'a pas pu être reçu par le destinataire.
Cela peut être du à un anti-SPAM par exemple, qui aurait bloqué l'adresse mail d'expédition. Si vous n'avez pas personnalisé votre adresse d'expédition dans Digiforma, nous vous conseillons de consulter cet article pour voir la procédure à suivre afin d'améliorer la délivrabilité de vos e-mails.
Erreur à l'envoi : l'e-mail n'a pas pu être envoyé par Digiforma.
La raison la plus fréquente est qu'il y a une erreur dans l'adresse mail du destinataire, nous vous invitons donc à vérifier cela puis à réessayer.
⚠️ Important : En cas de statut Réception impossible ou Erreur à l'envoi persistant, vérifiez l'exactitude de l'adresse mail. Si besoin, contactez l'Équipe Relation Client en précisant l'adresse mail du destinataire et la session concernée.
En savoir plus : Comment envoyer les convocations par e-mail à mes apprenants ?
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