Grâce à sa fonctionnalité d'import de données, Digiforma vous permet d'importer facilement vos bases de données entreprises via un fichier Excel (matrice). Vous pouvez ainsi centraliser l'ensemble de vos données sur votre espace personnel en vue d'une utilisation optimale du logiciel.
Télécharger la matrice d'import des données entreprise
Rendez-vous dans le menu « Données > Entreprises » puis cliquez sur l'option « Importer » :
Vous êtes alors redirigé vers une nouvelle page depuis laquelle vous pouvez télécharger la matrice spécialement conçue pour l'import des données de vos entreprises 👇
Ce fichier Excel vous servira de base pour le transfert de vos données entreprises. Il se présente comme suit ⬇️
Compléter les données dans la matrice d'import
Complétez la matrice avec vos données en veillant à ne pas modifier l'ordre et le titre des colonnes, pour que la matrice soit toujours bien reconnue lors de votre import.
⚠️ Attention aux cellules vides lors d'une mise à jour : si vous importez un fichier pour mettre à jour des fiches déjà présentes dans Digiforma, une cellule laissée vide écrase (supprime) la donnée existante correspondante. Ne laissez une cellule vide que si vous souhaitez effacer cette information ; sinon, reportez-y la valeur actuelle. Pour l'ajout de nouvelles fiches, une cellule vide reste simplement non renseignée.
Certaines colonnes ont des spécificités :
La couleur orange sur le titre d'une colonne indique son caractère obligatoire. Pour les données entreprises, il s'agit uniquement de la colonne « Entreprise », qui indique le nom de l'entreprise que vous souhaitez importer. Il est impératif d'y inscrire des données, faute de quoi l'import ne pourra pas aboutir.
La couleur jaune sur le titre de certaines colonnes indique que leurs valeurs sont conditionnées à des valeurs précises (à sélectionner dans le menu déroulant) ou à une absence de valeur. C'est le cas pour les colonnes « Civilité » et « État / collectivité locale ».
La colonne « N° SIRET » ne doit comporter que des valeurs uniques.
Pour la bonne réussite de votre import, assurez-vous que ces colonnes spécifiques sont correctement renseignées !
Note : pensez également à vérifier que votre fichier ne contient pas de doublon pour limiter les erreurs et garantir la fiabilité de vos données.
Importer les données
Après avoir renseigné les informations de vos entreprises conformément aux consignes ci-dessus, retournez sur votre compte Digiforma pour continuer l'opération.
Depuis la page « Import d'entreprises », sélectionnez l'option « Importer un fichier .xls », qui vous dirige vers les dossiers de votre ordinateur. Sélectionnez alors la matrice d'import complétée des données Entreprises que vous souhaitez ajouter à votre base Digiforma :
À la fin de l'opération, un message de succès précisant le nombre d'entreprises importées s'affiche automatiquement.
Ajout de champs personnalisés
Cette fonctionnalité est disponible en option. Pour plus d'informations à ce sujet, cliquez-ici ! |
En dehors des champs disponibles par défaut (noms, prénoms, emails, statuts, adresses, etc.) pour remplir votre base de données entreprises, vous pouvez créer des champs personnalisés pour compléter précisément votre base. Pour les créer (page Configuration > Champs personnalisés ou directement depuis une fiche), consultez l'article Comment fonctionnent les champs personnalisés ?
Ces champs sont pris en compte lors de vos imports, afin de préserver la cohérence de votre base. Pour alimenter un champ personnalisé, il suffit de créer une nouvelle colonne dans votre matrice d'import, avec l'intitulé exact du champ personnalisé en en-tête, puis de renseigner les valeurs. Les champs personnalisés n'ont pas besoin d'être obligatoires pour être alimentés à l'import.
💡 Si un champ personnalisé est paramétré comme obligatoire, toutes les lignes de la colonne correspondante devront être remplies dans votre matrice. À défaut, l'import ne pourra pas s'effectuer.
Comprendre les erreurs lors de l'import
Le logiciel détecte automatiquement les erreurs à l'origine d'un éventuel échec de votre import, pour vous aider à identifier les corrections à apporter. Cela peut se présenter dans les cas suivants :
Modification d'un ou plusieurs noms de colonnes de la matrice
Absence de données dans la colonne obligatoire « ENTREPRISE »
Lorsque la colonne entière est vide :
Lorsqu'une ou plusieurs lignes de la colonne sont vides :
Valeur unique (N° SIRET) en doublon
Format incorrect du numéro de SIRET
⌛️ N'attendez plus, vous pouvez dès à présent créer une session afin d'y intégrer vos entreprises nouvellement importées !