Modification manuelle des fiches
Vous pouvez modifier individuellement chaque fiche depuis l'onglet Données. Cette méthode est idéale pour des modifications ponctuelles :
Rendez-vous dans l'onglet Données.
Sélectionnez la catégorie (ex: Entreprises).
Cliquez sur la fiche concernée pour modifier les champs obsolètes ou compléter les informations manquantes.
Mise à jour automatisée via la matrice d'import
Pour traiter un volume important de données (plus de 5 lignes), utilisez la fonctionnalité d'import pour écraser les anciennes informations par les nouvelles.
⚠️ IMPORTANT : Risque de perte de données
Avant toute mise à jour massive, vous devez impérativement exporter l'intégralité de votre base de données actuelle. L'import de données fonctionne par écrasement : si une colonne est vide dans votre fichier d'import, elle effacera la donnée correspondante déjà présente dans Digiforma. De même, toute ligne absente du fichier ne sera pas traitée, et une mauvaise manipulation peut entraîner la perte d'informations non incluses dans votre matrice.
Critères d'identification pour la mise à jour
Pour que le logiciel reconnaisse quelle fiche mettre à jour (et éviter les doublons), il utilise des clés d'identification spécifiques :
Type de fiches | Clés d'identification obligatoires | Clé optionnelle |
Apprenants & Intervenants | Adresse Email OU Code Interne | / |
Entreprises | Numéro SIRET OU Code Interne | Nom de l'entreprise |
Ces éléments doivent obligatoirement être renseignés dans la matrice au moment de l'import de votre base de données.
Procédure de mise à jour par import
Suivez ces étapes pour automatiser l'actualisation de vos listes :
Accédez au menu Données puis choisissez la catégorie concernée (ex: Entreprises).
Cliquez sur le bouton Importer.
Téléchargez la matrice d'import (fichier .xlsx) proposée sur la page si vous ne l'avez pas encore.
Remplissez la matrice en conservant les colonnes d'identification (Email, SIRET ou Code Interne).
Dans Digiforma, cliquez sur Importer un fichier .xlsx et sélectionnez votre document complété.
💡 Conseil : Assurez-vous que les colonnes d'identification obligatoires sont correctement remplies pour chaque ligne afin que le logiciel puisse faire la correspondance avec vos fiches existantes.